erp房地产管理系统
(一)、采购计划流程
1、采购计划执行主流程如下图所示;
2、由物流部根据年度采购计划,分解成《月度采购计划》,由部门主管审核,财务审核、总经理(授权人)审批。
3、物流部根据采购计划,联系供应商,考查供应商资质,建立优质供应链体系。与供应商询价、议价、订立采购合同,重大的设备工程采购应采用投标方式。
4、已订立合同的,采购员应在合同签订完毕的第2个工作日内,在ERP系统中完成“采购价格管理”维护。
(二)、采购、入库流程
1、物流部根据《月度采购计划》在ERP系统上,编制《进货订单》,由部门主管审核,经总经理批准。在系统外按标准格式填制《采购订单》,要求供应商按采购订单发货,批送货数量不得超订单的10%,超出部分,仓库应拒收。
2、供应商送货抵达本公司,采购员将《收料通知单》分别传递至仓库和品质部。仓管员按单点货、点数,来料检验员按单检验;检验完毕出具《检验报告单》,仓管员凭《检验报告单》办理入库。仓管员在ERP系统中,通过《进货订单》生成《进货单》,并打印,仓管员按单办理实物入库,并进行有效的仓储管理。
3、供应商送货,经检验不合格,不得入库,直接退回;不能直接退回的,和供应商协商后处理;
4、财务部负责监督“采购、入库流程”的正确执行。
(三)、采购发票流程
1、物流部负责与供应商联系已送货物的发票办理。
2、供应商开发票之前,采购员应与供应商对账,开票数据核对一致后,供应商根据对账结果开具正规发票,由采购员签收发票,首先应对发票记载事项进行核对,确认无误后,登记业务台账后1个工作日内,将发票传递到财务部,并办好发票签收手续。
3、采购员收到发票有瑕疵,应及时与供应商沟通,退回发票,并督促供应商及时补开发票。
4、财务部签收发票后,应及时对发票进行审查,审查范围包括发票真伪、业务真实、业务票据一致等。财务部根据《进货单》、《检验报告单》、《发票》三单汇齐后,在ERP系统中,由《进货单》生成《进货开票》。《进货开票》与《进货单》钩稽后,进行材料入库核算;检查核算正确后,编制凭证,并及时进行总账与供应链账目核对一致。
5、经财务审查,不合格的发票,返回至采购员;采购员应及时与供应商进行沟通,并将发票及时退回供应商。
6、各经手发票的部门与人员须持严谨工作态度,确保发票在流转过程的完全,由于管理不善等导致的发票遗失,由直接责任人承担赔偿责任,部门经理承担管理责任。
7、具体采购发票流程见下图所示。
(四)、退货流程
1、物流部负责与供应商联系退货、补货、红字发票等事宜。
2、供应商开发票之前,采购员应与供应商对账,就退货事宜达成一致后,采购员将《退货通知单》传递仓库,通知仓管员准备退货事宜。仓管员根据《退货通知单》生成《进货退货单》,仓管员按单整理退货,包装好、清楚标识,放置在特定退货区域,由采购员检查后发运给供应商。
3、采购员与供应商协商一致,退货需补货的,由供应商及时办妥补货,补货入库流程参照“采购、入库流程”。由采购员提示财务人员在ERP系统中就退货与补货在《进货单》中“对等核销”。
4、采购员与供应商协商一致,退货不补,且有未开发票的送货,可直接在送货中抵消开票数量。
5、采购员与供应商协商一致,退货不补,且无未开发票的送货,由采购员填写《退货协商》,列明退货信息资料与相关的采购发票号码,交财务至税务机关办理《开具红字增值税专用发票申请单》,并从税务机关取得《开具红字增值税专用发票通知单》,交采购员签收后,寄给供应商开具红字增值税发票,在ERP系统中的操作流程同“采购发票流程”。
6、具体退货流程见下图所示。
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