工程项目档案管理系统建设

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　　随着现代科技的发展和社会的进步，尤其是计算机大范围的普及，各种电子 数据文档大量产生。在这种形势下，传统的仅需管理纸质文件的档案管理模式已成为过去，将纸质文件与电子数据文件相结合的管理方式已经成为档案管理的必然趋势。如何利用现代的电子信息技术，最大程度地实现档案信息资源的社会使 用价值，满足档案使用者多层次的信息利用需求，是当代的档案管理者需要思考的问题。工程档案管理系统正是适应社会发展的必然产物。

　　一、 绪 论

　　1、建设工程项目电子档案收集是否完整,内容是否准确,直接影响到工程竣工运 营后的维修、维护、改扩建。在成都地铁建设过程中，设计、勘察、测量、监测、 施工、监理是成都轨道交通工程建设项目电子档案编制的主体单位，整理形成文 字、图纸、图表、声像成果等各种有保存价值的文件材料，以电子光盘为载体存 储。各编制主体收集的电子文件伴随着工程进展情况进行，符合建设活动的规律， 根据建设工作程序及时收集相关电子文件，整理备份，在项目管理过程中做到集中统一管理，保证地铁工程电子档案的完整与安全。

　　2、 对电子档案进行系统科学的编目，才能使收集到的电子档案处于有序状态， 便于保管和使用。从地铁的规划，到建设、投入运营使用，大量的相关档案信息 顺次产生，因此按照档案的形成阶段和规律对这些电子档案进行分类编目会更便 于档案的管理。建设工程档案按照地铁工程阶段顺序分为：项目申报类、征地拆 迁类、招投标类、合同协议类、勘察测量类、初步设计类、施工图设计类、竣工 验收类、其他类。建设公司档案室主要负责对施工图设计之后的电子文件进行接 收和编目，并设置专人对电子文件进行存档保管，对于建设项目电子档案的分类、 编号，必须保证科学化、标准化

　　3、 尽可能最大限度地发挥档案信息的价值，是所有档案管理工作的终极目标。 档案的管理是否科学有序，能否及时、准确、系统地满足利用要求，是衡量档案 工作成绩大小的主要标准

　　4、地铁建设项目电子光盘在整理编目以后，按照《成都 轨道公司档案管理办法》的要求定期向轨道公司文书档案室移交。目前，建设公 司档案室对电子档案开发利用服务的基本方式包括三个方面：

　　(1)传统形式的查询。即按照利用人员出现的需求，查询电子档案，立刻提 供借阅利用服务。

　　(2)开发、挖掘建设工程项目电子档案信息资源。在传统借阅形式的基础上， 挖掘潜在利用需求，从海量档案资料中提取信息，按照专业类别汇编目录信息，分类整理电子档案，保证快捷的提供利用。

　　(3)公布建设公司档案室所藏建设项目电子档案。每周定期发布《最新图纸 资料技术文件目录》，公司内部人员可以通过目录先查询库藏需求，再到档案 室办理借阅，缩短借阅时间。

　　二、 国内外研究现状

　　1. 国外研究现状 日本、德国、法国、新加坡以及中国香港等国家和地区，通过使用项目档案管理系统在地铁工程项目档 案的管理的起步都比较早，香港的法规和制度比较完善、相关的信息化管理系统 也比较成熟，这其中尤以日本为甚。日本的《铁道事业法》就明确规定了政府对 地铁交通项目建设档案管理的授权与监管要求,规范地铁交通建设程序与政府行政 许可事项,界定政府与地铁公司的权责分工,使地铁公司能在规则约束下规范管理 地铁建设项目档案,完善档案共享服务,挖掘档案管理的服务效能。

　　2. 国内研究现状 在我国的“十一五”规划中，对于国家档案事业的发展前景和目标有着明确 的规定。通过创新服务机制，加速建设多层次的档案信息共享平台，以此来促进 档案信息资源更高层次的公开、共享和利用。档案的电子信息管理软件和共享平 台的建设已经成为现代档案管理信息化建设的主要任务之一。 我国自 1965 年北京地铁一期工程建设以来,截至目前有北京、上海、天津、广 州、长春、大连、重庆、武汉、深圳、南京等十多个城市都建立或者正在筹建地 铁建设项目档案管理系统。但是由于发展比较快，时间较短等诸多因素国内的地 铁工程档案管理系统还存在以下一些问题：

　　(1)电子文件归档不规范 各参建单位和地铁公司档案管理部门所使用的计算机软、硬件系统不同，造 成了提交的电子文件格式多种多样，由此带来的文档兼容性能差、共享性能低等 问题都不利于电子档案信息的手机和开发利用

　　(2)用于存储工程建设档案的设备陈旧单一 要想更加方便快捷地使用电子档案信息，优质高性能的硬件设备是基础。目 前，地铁公司项目电子档案的存储载体有两种，一种是电子光盘，光盘存储的电子文件应每 4 年转存一 次，且保存环境有严格的温湿度要求，而地铁公司档案室收集的以光盘为载体的 电子文件不仅不齐全，而且也没有相应的保管环境。另外一种是移动硬盘，500 个 GB 的移动硬盘已经收集了 200 个 GB 的电子文件，涵盖了从地铁 1 号线开工以来 工程建设各个阶段的电子文件。档案管理必须要把带有归档标识的电子文件备份到至少三套耐久性优良的存储载体中，三套存储 载体中的信息分别用于封存保管、查阅使用和异地保存目前地铁公司档案室电 子文件保存的硬件条件也是占时没有达到的。档案作为企业的宝贵资源，档案资 料的安全性也显得至关重要。

　　(3)开发利用档案信息资源为地铁建设服务的工作力度还不够 目前对地铁建设项目电子档案的开发利用，还仅仅处于简单的加工和存储档 案信息阶段，编研成果还属于参考资料型的，无法形成专题著述型的。加强对建 设工程项目电子档案信息的再加工、再创造工作，形成参考资料或专题著述，在 满足地铁公司内部利用需求的基础上，还可以满足其他相关公司的使用需求，形 成具有实用价值的成果。

　　(4)档案信息化建设落后 档案信息化建设一方面要求档案工作要积极运用以计算机技术、网络技术为 代表的信息技术，提高档案信息化管理水平，另一方面要努力做好不断产生的新 档案的科学的、有序的信息化建设及管理工作，使得档案管理工作保持可持续性 发展 。地铁公司现有档案管理信息系统一套，采用 B/S 架构，但未做二期开发， 无法实现地铁公司与分公司之间的电子文件归档服务、地铁公司与参建单位电子 文件的接口管理，未开通网络查询，无论是在系统中还是通过浏览器，目前都无 法对用户的访问权限做完善的控制

　　(5)工程建设项目电子档案从业人员管理水平还有待提高 信息时代的到来，电子计算机和网络技术的广泛利用，迫使档案工作面临重 大改变，对档案从业人员的要求也由单一专业性人才向既懂档案专业知识，也懂 计算机技术、网络技术的复合型人才转变。如何更加快捷高效地收集、整理、管 理电子档案、以及如何更快的提供借阅利用，考验着管理人员的水平。