OA办公系统是什么?办公自动化系统结构有哪些?
OA办公自动化系统的基本功能包括:公文管理(收文、发文)、审批处理(业务审批、事务审批)、档案管理、信息管理、行政管理(会议、固定资产、办公室等)、系统设置(组织结构、流程定义、报表定义、模板定义)。各子系统在信息交换平台上相互独立又相互集成,操作以个人为核心,用户打开“我的办公桌”页面即可以处理和阅读来自其他系统的待办事务或最新信息。实现办公信息的快速查询、信息发布、协作交流,协同系统有效地提高了办公效率及科学管理水平。
办公自动化系统
发文管理
发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。在发文管理中进行正式的拟稿工作,系统与MS Office、WPS Office无缝集成,供起草人或经办人直接在系统中调用。在文件提交审批时,此文件将根据所选的发文流程进行流转,流转过程中可根据需要返回上一步骤或拟稿人修改后重发。也可以插入子流程或修改流程进行会签等操作。提供自动编号、催办督办功能。流程结束后,也可以返回到呈送人,呈送人再将文件给核签人员进行处理,最后此发文文件也可以进行登记和归档。在整个过程中,文档的修改和流转,系统都提供真实痕迹的记载,相关指定权限的人可以随时进行跟踪。系统支持模糊查询和全文索引。
(1)、公文拟稿:公文拟稿时可根据需要调用管理员预定的呈批表和审批流程。可使用系统集成的MS Office、WPS Office文件格式撰写新文件或收文系统转发过来的文件。
(2)、审批:提供收文系统所提供的所有审批操作;当前用户对文件内容的审批修改,系统都会自动记录下修改痕迹,而文件审批则根据所见即所用的处理权限进行相关操作。
(3)、远程公文处理:OA办公自动化软件提供远程公文处理功能,不仅可以实现各部门总部与外地的分部之间的公文互审互流等信息传递办理(即同一文稿的异地修改),审批人出差还可通过当地分支机构的LAN或电话线进行异地办公。
(4)、发文:提供多种发文流向:1)进行电子盖章,然后转到同一网络但不同部门的收文系统,实现电子签收功能;2)电子盖章后,直接通过远程发送,进行发文;3)打印后盖章封发;4)通过传真发文。
提供文件并发处理功能,同一文件的不同审批人可同时办理文件。还提供特殊步骤的处理,针对流程定制之外的特殊情况可对文件的办理进行特殊处理。
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