五、OA系统上线前准备阶段工作操作规则书

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五、OA系统上线前准备阶段工作操作规则书      
5.1、上线前检查 ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。 
 "上线前召开上线前检查和完善会议，邀请客户项目组领导、项目经理、其他核心项目组成员参加：
一方面是对前期工作的汇报，另一方面是通过沟通运维方便一系列策略、保障、制度，让客户方认识是运维的重要性和方法。"   2 系统内容空，登陆后无信息 尽量把门户内容在上线前填充满，并落实每一个元素维护更新人员
    3 上线组织架构范围很广或模糊，功能范围也很广或模糊。 遵循由点到面的策略，先是功能点和小范围，然后再是大范围上线。
    4 缺少上线配合制度。 提前准备好项目上线考核制度和激励机制。
    5 客户看到的只有流程。 可以给客户进行功能规划，将流程和知识等重新整合成一个应用模块。
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例 6 优先上线基础模块或标准功能，涉及开发内容在充分测试后上线。 开发内容在调试后再上线，以免没有考虑到的问题引起上线失败。
 系统搭建阶段的有效工作。   7 缺少系统上线使用说明。 提前准备好系统的使用说明文档，并放到系统中。
    8 缺少系统数据备份策略以及上线期间应急处理方案。 提前做好数据的备份策略和上线期间的应急处理人员和联系方式。
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例 9 缺少上线问题支持与解决策略。 提前准备好问题的支持人员和热线电话，并做好问题的记录和汇总。
 "1、系统检查和完善：
A：测试的冗余数据清空；
B：门户内容的填充；
C：历史数据的导入；
。。。"     
      
      
 2、系统运维策略、保障和制度的确定；     
 3、系统备份和安全策略的确定；     
 4、检查领导关注内容，向领导汇报，与关键领导达成一致。     
5.2、上线前培训准备 ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 此阶段工作未进行或无效，可能带来的后果。 
 1、培训不只是简单的组织几场系统使用的培训！   2 客户要求泛普软件提供针对用户业务的操作手册 泛普软件无法全面准确的描述用户的业务操作，只能提供系统层面的操作手册。业务操作手册必须由用户自行整理，泛普软件可以提供参考案例。
 2、培训前进行充分的准备，包括思路、文档等；   3 客户要求泛普软件提供系统使用规范 泛普软件可以提供参考案例，但最适合用户的规范必须由客户自行提供
 3、培训后要进行考核和汇报。   4 客户要求泛普软件准备OA，流程管理、知识管理等管理知识概念的培训资料，并在培训中讲解 项目是做系统实施不是做管理咨询，可以在操作培训中简单进行概念讲解。如客户有此需求，可建议由咨询部来做专业的培训，当然要收取一定的费用。
    5 客户用户没有准备配套制度来保证系统上线 建议客户准备系统应用配套管理制度，奖惩措施，以保证系统上线的顺利
    6 文档模板客户名称张冠李戴 务必仔细检查培训方案和时间计划文件，特别是里面涉及截图部分，一定要仔细检查是否存在张冠李戴现象；
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例 7 文档没有针对性 针对客户的行业特点、关注点来制作对应文档，突出重点来编写；
 培训使用的PPT、DEMO、考题等，以及用户使用规范、手册等。   8 文档完全由泛普软件项目组来写，务必建议部分内容要由客户来编写起草 跟客户项目负责人明确培训文档包括一些用户手册，涉及到行业管理特点的，需要由客户的项目组成员来负责起草编写，这样文档的质量才能更加贴切客户本身的管理需求；
    9 单场培训人员太少，人员不能集中要求多次培训 和客户商定培训计划，每次要求尽可能多的用户参加，要求各部门安排关键用户必须参与
    10 单场培训人员太多，一旦在现场有人提出系统无法解决的需求，会造成负面影响很快扩散，而且培训的时间无法控制 单场培训人员控制在60人以下；同时控制在培训现场的用户交流时间，尽量让有疑问的培训用户会议结束之后单独沟通；
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例 11 客户迟迟不安排培训上线 尽可能沟通了解不安排培训的原因，必要时和客户高层沟通，发项目风险报告书给客户。
 "1、双方先沟通并确定培训的思路和方案计划：
A：高层领导、中层管理人员、普通员工分别如何培训；
B：本地和外地员工分别如何培训；
C：培训几个场次，每个场次多少人；
D：培训哪些内容；
。。。"   12 要求提供长期的现场应用培训指导 只能提供1-3天的现场指导，要求客户管理员承担责任
    13 要求提供管理员开发技术培训 看合同是否有此要求，泛普软件是提供产品化实施，无义务提供开发培训。而且用户自行修改程序代码引起的问题，泛普软件可不处理。
    14 客户配合不积极，认为培训的所有准备工作都由泛普软件来完成 确定培训方案和相关文档，并明确培训活动中的双方职责和任务，各自准备。
 2、培训材料准备完毕：PPT、DEMO、考题   15 客户只安排普通员工培训，不安排中高层以上领导用户培训。 "上线培训是一个非常好的与客户中高层沟通的计划，一些理念的灌输和不合理需求的屏蔽都可以通过上线培训来做一些铺垫，如果客户中高层不参加培训，一旦上线之后，才把问题暴露出来，势必造成不良的影响；
和客户的项目负责人说明上线培训的重要性和作用；培训方案注明普通员工培训和中高层领导培训讲解提纲不同，吸引客户高层参加；"
 "3、培训会上同时会讲解的文档：
A：用户使用手册；
B：用户使用规范；
。。。"     
      
 4、以上工作完成后，按培训的方案计划执行培训。   16 参加培训人员抱着听一听的态度来参加培训，没有认真去学习、理解培训内容； 在培训方案里面注明培训人员的职责，如列明参加培训人员负责本部门其他人员的使用指导；及在培训通知里面把培训后的练习题一起发布，让参加培训用户带着问题来听讲解。
    17 培训方案和培训时间确定下来之后，客户高层一直没有确认 方案和计划务必让客户项目负责人签字确认或者在邮件里面回复确认
5.3、用户使用培训 ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 只要有用户不会就是泛普软件培训的责任 培训是双向的，只能保证大部分用户会操作，个别用户可以通过关键用户在日常使用中指导
 必须工作。好的培训工作，可以让上线的过程中问题更少，因为培训时已经将容易出问题的地方都讲的比较清楚。   2 培训中有用户提出系统功能问题 系统现上线功能都是前期调研确认的，并通过测试。
    3 培训中用户抱怨学不会或不愿学 提前安排培训考核，让用户知道培训完是要考核的，不通过公司会有相应的惩罚
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例 4 所有培训都要泛普软件来做 建议前几次泛普软件培训，后几次用户管理员培训泛普软件协助，逐步将培训工作转移到用户
 以上步骤的有效工作。   5 培训的时候客户没有管理层在现场，部分用户签到之后即走开 务必建议客户至少每场培训，IT部管理领导需要在现场
    6 培训的过程中客户突然打断，提出一些系统无法达到的需求点 控制培训现场，针对这种情况建议提问人员会议结束之后再进行单独交流
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例 7 培训没有侧重点，参加培训用户觉得信息量太大 培训过程中，培训讲师还是要注意抓住重点来讲解，吸引用户的目光；
 1、本地员工培训：高层领导、中策管理员、普通员工     
 2、外地员工培训：我方负责培训、客户方负责培训、视频会议培训、视频文件培训。。。