客户协同OA系统项目验收阶段口袋书

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客户协同OA系统项目验收阶段口袋书      
7.1、提出验收 ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 不知道何时提出验收。 "1、项目开始拟定计划时就排定验收日期，每个阶段完成时都合适的强调离验收又近了一步；
2、私下的时候以玩笑方式提出验收，也是一个不错的办法。"
 1、项目验收是每个项目的最终目标，拿到验收单！ 验收请求的邮件及附件《验收单/验收报告》 ★   
 "2、处理好提出验收的事前铺垫：每个人向客户提出验收和收款时都会有心理压力，所以项目进行中时，在合适的时候先提出验收的目标，为最终的验收做好铺垫。
提出验收铺垫的处理方式：一种方式是在每个阶段完成时，都能表达我们离验收的目标又进了一步，另一个方式是私下的时候以玩笑方式提出验收，也是一个不错的办法。"   2 向客户提出验收的对象有问题，比如仅向客户系统管理员提出验收。 系统管理员是验收的一个关键因素，最好是先向项目经理或项目领导提出验收，这样能相对准确的明确验收的方向。关注仅放在系统管理员处，准确度不高。
    3 客户基本同意验收，但是觉得还有内容没有做好。 可以按下一阶段“明确项目任务阶段”的方式进行。
    4 每次提出验收，客户总说系统还有这样那样的问题。 可以按下一阶段“明确项目任务阶段”的方式进行。
 3、接近验收条件时，正式提出验收请求。   5 每次提出验收，客户总说再等等。 "先弄清楚客户这样表达的原因是什么，在关心或担心什么问题。原因清楚后再想策略。
A：担心验收后有问题没人管了。
策略：与客户沟通验收后运维问题，消除疑虑。
B：项目执行配合过程中出现不愉快故用户刁难。
策略：私下的方式消除不愉快，尽快取得用户方的信任和理解
C：验收涉及付款所以用户不想付款所以不同意验收。
策略：把验收换个概念向用户提出，比如验收是代表我方的工作完成了，是对我们的工作一种确认。同时了解不付款的原因，是由于财务压力呢还是其他，适时的可以请销售在商务上沟通一下。
D：印章管理员、领导不在等客观原因。
对于签章等手续问题，需要不断跟进，对于领导可以先要求做好领导汇报，在领导汇报时直接向领导提出。
E：客户无理由拒签。
策略：与销售沟通是否有利害关系，如无理由，停止服务"
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例   
 1、每个阶段，每做完一项工作均能向用户提出验收的请求或提出希望验收的请求，让用户明确这个时间点，甚至可以没完成一个阶段让用户签一张阶段验收单，这样用户今后验收也能顺利成章。     
      
 2、与客户搞好关系，关键时候可以向用户表达自身的压力，取得客户的理解和支持。     
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例   
 1、在项目进展过程中，提前做好正式提出验收的铺垫； 以邮件的正式方式提出，邮件内容及附件《验收单/验收报告》，先上传到协作区，直接上级确认后，邮件发客户、抄送直接上级。    
 2、合同中主体实施内容上线后，立即以正式方式提出验收，发送验收单和验收请求。     
      
"5.2、
明确项目验收条件，并签订项目验收前备忘、验收前任务清单推进计划" ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 客户提出验收条件不能接受 "不管有多少分歧，最终还是要达成一致：
1、先将条件进行分类，未交付内容类、BUG或性能类、需求类等，针对不同类型的问题，我们先内部有个思路和应对策略；
2、双方会议沟通条件（可能会多次），对不同类的问题的解决方案达成一致，过程中可能会不合理的坚持（超出合同、需求变更、需求增加等）、合理的采用置换或延长服务。。。等等方式进行。"
 "1、重要说明：此阶段适合在双方验收分歧较大的时候，以及客户方提出需收集、梳理未尽事宜的时候。
在项目验收风险不大的情况下，我们也去做这样的书面确认，可能会增加验收的工作量。" 《项目验收前备忘》 ★   
  《验收前任务清单推进计划》 ★   
 "2、若验收时问题较多，或双方分歧较大，则问题多并不是最可怕，最可怕的是不知道究竟有多少问题。
或者验收时问题处理了一遍又一遍，总是有新的问题提出，不知道何时可以验收。"     
      
 3、该阶段明确验收前的条件和计划，处理完后验收！     
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例   
 双方各自提出验收前的问题清单，一般都会有分歧，先将问题清单梳理清晰。     
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例   
 "1、进行项目组验收沟通会议，双方逐一对问题进行分析和沟通，将双方共同认可的部分列入项目验收前备忘，并根据备忘制定验收前任务清单推进计划。
并不是客户提出的所有事项我们都与实现，这是一般都有一个PK的过程。" 《项目验收前备忘》、《验收前任务清单推进计划》需先提交PMI门户的项目卡片上，内部沟通确认后再发客户。    
      
      
 2、双方对确认的文件进行签字，必要时加盖公章。     
5.3、按《项目验收前备忘/验收计划/验收前任务清单推进计划》执行 ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 验收条件增加，完成了，用户又提出新的要求 拿出前期验收备忘和客户谈
 1、拿到验收单：完成一个、交付一个、确认一个！   2 部分验收条件短期不能交付 与客户沟通先验收，并承诺验收后一段时间交付。
 2、逐个解决的过程中，我们肯定会遇到困难和问题，但不要搁在那里，寻求一切资源推进！   3 部分验收条件根本无法达到 与客户谈置换，用赠送系统功能做交换
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例   
 双方签字确认的《项目验收前备忘》及附件《验收前任务清单推进计划》 "《客户需求交付确认单》
要求：1、电子文档上传协作区，直接上级先确认。
2、客户签字确认后，纸质文件项目经理暂时保存。"    
      
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例   
 1、任务清单中每条任务，完成后都需让客户进行确认；     
 2、若客户延期不确认，则视同验收通过。     
      
"5.4、
验收文件签署" ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 客户盖章程序复杂，周期长。 建立OA盖章流程，可监控客户审批过程，找到审核人处理
 验收目标达成，拿到盖章的验收单，祝贺！ 《项目验收单》 ★ 2 签字、盖章过程中，有节点人员出差等。 做好预约，并与客户确认盖章时间
  《项目验收备忘》 ★   
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例   
 从项目管理的角度，我们前面的工作都是为了项目验收。     
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例   
 1、验收文件必须签字、盖章！     
 2、必要时可以加项目验收后备忘。     
      
"5.5、
项目转入维护期" ①核心工作 ②项目文档  ③问题、风险、对策  
 核心目的 成果交付文档&要求 模版&样例 1 客户对于移交客服比较反感 讲清楚客服维护方式
 必须工作。   2 客户担心后续工作得不到支持与响应 培训好客户管理员
    3 交接后客服对于项目情况不了解 将项目过程文档及特殊注意事宜通知到客服
 准备工作 归档PMO文档&要求 模版&样例 4 移交前客户提出需求 阐明合同权利义务，分析新增内容，争取签二期
 拿到验收单！     
      
 工作要点 管理工具文件&要求 模版&样例   
 1、拿到验收单并收取相应款项（类似“验收后三个工作日”等）后，立即发起服务移交流程；     
 2、跟踪客服负责人向客户发起售后服务的邮件。