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XX地产公司OA办公系统立项报告

（ 讨 论 稿） 
 
 
 
项目申请：XXX部门
 

第一章     OA项目建设背景介绍

1.1.  协同办公（OA）的定义

办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网络技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
    办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。
 

1.2 公司办公现状

（1）网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。
在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作效率非常低下，并且使得部门之间联系沟通不够顺畅，企业内部形成了一个个信息孤岛。集团向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍，遇到需要下属子公司反馈（如汇报数据等）的工作，则周期比较长，且容易出现差错，对人力资源应用造成极大浪费。
（2）管理类项目任务执行差，团队人员配合不顺畅。
公司除工程项目外，公司很多管理类项目任务计划执行不到位，目前都通过周报反馈，目标整体性差，特别是任务涉及到多责任部门及人员配合时，效率低下，导致任务延期而影响具体业务的开展。
（3）公司核心资料缺乏统一管理，有遗失现象产生。
公司核心资料，如证照、股东会、董事会、章程管理混乱，无版本控制，经常造成信息失真。且此类资料很多由城市或项目公司自行管理，集团因业务需要时才通过电话或邮件方式获取，严重影响决策工作开展。
（4）文件归档、存储与检索差，安全无保证
目前公司资料中很大一部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件在部门或个人电脑或邮箱存储，归档基本依赖行政部门进行，不便查询使用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。文件的权限（修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护，每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限，且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。
 
（5）办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。
领导出差，很多的事情不是很清楚该如何办理，特别是一些操作环节多的事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化，提高事务处理的效率是办公过程中急需解决的问题。
（6）办公过程中集团与下属子公司信息不对称矛盾突出。
由于异地办公，如何有效解决集团与下属子公司集中管理与分散经营的矛盾，集中管理导致分子公司积极性降低，部分决策权下放又导致集团监督控制力度较以前大为削弱。如何有效监控下属企业规范化运作又充分结合部分授权管理调动分子公司积极性需要信息化平台来支撑。同时总部的各个部门之间，总部相关部门与各公司之间的沟通、 交流存在一定的障碍和效能的问题。
（7）领导办公缺乏决策支持
领导办公环境变化频繁，经常各地奔波，靠手工报表统计，信息存在滞后性，迫切需要一个移动办公平台，能随身随时监控企业业务发展动态，了解下属工作情况，以及重要财务指标数据等。

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第二章      公司OA项目立项分析

2.1 公司办公自动化建设目标

2.1.1根据XX公司战略发展需要，目前集团内缺少以人为核心、对人的行为过程进行管理的系统；OA办公管理系统作为整个集团的信息化建设的试点项目，力求实现打通企业内部存在的信息孤岛、使公司内部的有效信息结构化、提高员工工作效率。
建议与知名OA供应商合作，在合理的时间和成本约束下，高质量地完成本项目需求，本项目需求建议可以为如下内容：
l  以人为核心，数据从上而下透视的权限管控平台：构建管理过程显性化、员工工作痕迹显性化的平台。集团领导可以根据岗位权限自上而下透视组织内任何宏观和微观的数据。如：领导找到某个员工时，该员工在公司所有的工作痕迹都可以被找到。如：目前的计划任务完成情况，领导交办的待办事宜处理情况，文档方案情况，手头负责的办公资产情况，负责的客户、项目情况，在公司的预算收支情况等，从而对以人为核心的绩效考核提供客观数据支持。
l  打造高效的制度化执行平台：制度电子化，流程规范化、标准化，提升整体执行力。在软性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通过工作流程的图形化和表格化的操作模式，为所有员工提供更清晰的运作流程，从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作，继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中，每个环节、部门、人员出现工作滞留，都会被系统真实的记录和反映。通过对系统的流程数据分析，最终达到优化流程的目的。通过流程优化，减少办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值；
l  移动办公OA平台：基于公司移动办公的需要，实现手机网上审批、远程异地办公的功能。移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、全国各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
l  信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。
l  协同OA工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力，并沉淀工作中的沟通信息。
l  公文流转OA平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。
l  会议管理平台：将企业会议体系整体规划，实现从会议安排、会议准备、会议执行、会议决议任务跟踪全周期管理。通过流程贯穿会议管理始终，通过会议看板、及会议流程待办推送功能帮助企业员工提高会议执行效率。
 
l  公司资料管理平台：将房地产企业证照（如：营业执照、组织机构代码证等）、股东会资料、章程、董事会资料统一纳入公司资料平台中管理。实现企业核心资料的效获取及版本控制。
l  股权架构管理平台：通过股东资料股权分配，通过平台自动图形化展现企业股权架构图，便于集团清晰各子公司之间的关系，以及实现通过股权图直接连接相关公司资料的内容，便捷查找各关系公司间的资料内容。
 
l  管理类项目执行平台：将日常管理类项目统一通过协同平台实现过程管理，包括项目计划的制定、审定、执行、评估等。功能上实现任务预警、超时提醒、关键成果上传、流程关联、会议关联等。有效帮助企业日常项目计划任务执行效率提升。
l  信息门户平台：构建企业统一的信息访问入口和信息统一管理的平台，员工可以通过门户根据岗位权限获得相关的信息，以及进行各种知识的交流和储存等。同时信息自动按照岗位权限推送到集团的门户，分子公司门户、部门门户、个人门户，同时管理层关心的信息（如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、审批事宜等）自动推动到管理层门户，方便不同层级人员对信息的利用。
l  企业通信平台: 集成或新建电子邮件系统和企业范围内的即时交流系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅。
l  知识共享平台：打破知识文档分散存储在不同的员工和不同的部门，根据权限统一管理公司所有的知识文档，沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享，提高内部工作经验的分享，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质，避免员工流动带来的企业知识流失，减少企业管理和培训成本。
l  综合事务平台：实现对集团的办公用品、办公资产、计划日程、会议室、车辆的动态管理。实现实物资产登记、资产状态的生命周期管理、办公资产的分摊、办公资产费用的统计以及供应商的管理。
l  信息集成平台: 房地产企业中已存在的预算、设计、销售、财务等一些企业经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到管理层信息门户中，使管理层能够通过一套系统即时获取企业经营决策数据，提高企业整体反应速度。
l  分级分权监控管理平台：基于集团多层多元化管理的特点，不同子公司的管理模式基于行业的特点需要实现分权管理以调动积极性，同时集团对于全资、控股、参股分子公司的运营可以通过系统实现灵活掌控方式，既可实时监控、监督是否按照集团的规章制度执行，同时又可实现管理运营数据报表实时上报和信息沟通传递。
 

2.3  公司建设OA系统的原则

在公司信息化建设总体思想指导下建设OA协同软件，具体遵循以下原则：

2.3.1  先进性原则

采用当今国内、国际上最先进和成熟的计算机软硬件技术，使新建立的系统能够最大限度地适应今后技术发展变化和业务发展变化的需要，从目前国内发展来看，系统总体设计的先进性原则主要体现在以下几个方面：
采用的系统结构应当是先进的、开放的体系结构；
►采用的计算机技术应当是先进的，如双机热备份技术、双机互为备份技术、共享阵列盘技术、容错技术、RAID技术等集成技术、多媒体技术；
►采用先进的网络技术，如网络交换技术、网管技术，通过智能化的网络设备及网管软件实现对计算机网络系统的有效管理与控制，实时监控网络运行情况，及时排除网络故障，及时调整和平衡网上信息流量；
►先进的现代管理技术，以保证系统的科学性。

2.3.2  实用性原则

实用性就是能够最大限度地满足实际工作要求，是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能，它是自动化系统对用户最基本的承诺，所以，从实际应用的角度来看，这个性能更加重要，为了提高办公自动化和管理信息系统中系统的实用性，应该考虑如下几个方面：
►系统总体设计要充分考虑用户当前各业务层次、各环节管理中数据处理的便利性和可行性，把满足用户业务管理作为第一要素进行考虑。
►采取总体设计、分步实施的技术方案，在总体设计的前提下，系统实施中可首先进行业务处理层及管理中的低层管理，稳步向中高层管理及全面自动化过渡，这样做可以使系统始终与用户的实际需求紧密连在一起，不但增加了系统的实用性，而且可使系统建设保持很好的连贯性。
►全部人机操作设计均应充分考虑不同用户的实际需要。
►用户接口及界面设计将充分考虑人体结构特征及视觉特征进行优化设计，界面尽可能美观大方，操作简便实用。

2.3.3  可扩充、可维护性原则

根据软件工程的理论，系统维护在整个软件的生命周期中所占比重是最大的，因此，提高系统的可扩充性和可维护性是提高管理信息系统性能的必备手段，建议做法如下：
►以参数化方式设置系统管理硬件设备的配置、删减、扩充、端口设置等，系统地管理软件平台，系统地管理并配置应用软件；
►应用软件采用的结构和程序模块化构造，要充分考虑使之获得较好的可维护性和可移植性，即可以根据需要修改某个模块、增加新的功能以及重组系统的结构以达到程序可重用的目的；
►数据存储结构设计在充分考虑其合理、规范的基础上，同时具有可维护性，对数据库表的修改维护可以在很短的时间内完成；
►系统部分功能考虑采用参数定义及生成方式以保证其具备普通适应性；
►部分功能采用多种处理选择模块以适应管理模块的变更；
►系统提供通用报表及模块管理组装工具，以支持新的应用。

2.3.4  安全保密原则

一个企业的数据相当一部分就是该企业的秘密，尤其是投资行业的一些机要文件、 机密档案等，是绝对重要的数据，因此安全保密性对办公自动化系统显得尤其重要，系统的总体设计必须充分考虑这一点。采用操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等多种手段防止系统数据被窃取和纂改。

2.3.5  可靠性原则

一个中大型计算机系统每天处理数据量一般都较大，系统每个时刻都要采集大量的数据，并进行处理，因此，任一时刻的系统故障都有可能给用户带来不可估量的损失，这就要求系统具有高度的可靠性。提高系统可靠性的方法很多，一般的做法如下：
►采用具有容错功能的服务器及网络设备，选用双机备份、Cluster技术的硬件设备配置方案，出现故障时能够迅速恢复并有适当的应急措施；
►每台设备均考虑可离线应急操作，设备间可相互替代；
►采用数据备份恢复、数据日志、故障处理等系统故障对策功能；
►采用网络管理、严格的系统运行控制等系统监控功能。

2.3.6  经济性原则

在满足系统需求的前提下，应尽可能选用价格便宜的设备，以便节省投资，即选用性能价格比优的设备。OA是一个工程项目，必须按工期进行实施，尽快投入使用。在较短的时间内达到投资目的，从而体现系统的经济性。
 

第三章     公司项目的实施计划

3.1项目的组织与管理

实施办公自动化系统对公司来说是一场新的办公方式的变革，为了确保公司OA系统的顺利运行，实施项目领导小组负责制，成立专门的项目领导小组和项目实施小组，其中：
项目领导小组：
组长：XXX
副组长：XXX
成员：XXX  …
职责：
► 批准监控系统的组织实施方案
► 审核确认系统分析报告
► 保证系统建设必要的人、财、物等资源
► 监督项目进度计划，及时协调解决项目进展中的重大问题
► 负责系统的确认测试和验收
► 对系统作出评价
 
项目实施小组：
成员：XXX …
职责：
► 在项目领导小组领导下负责工程具体实施，及时反映并解决实施中遇到的问题
► 指导和协调各部门的工作
► 对项目领导小组负责
► 负责项目的管理、维护工作
 
各职能部门工作小组
成员：XXX …
职责：
► 根据总的实施进度要求制订本部门详细实施计划
► 负责本部门的业务流程重组，制定有关流程规范与规章制度
►配合项目实施小组完成系统使用和测试确认
► 负责本部门基础数据、文档的收集、整理、校对、录入、维护、保证数据的完整、及时与准确
► 负责本部门的试运行与正式运行
► 组织本部门人员参加项目实施小组组织的相关培训
 

3.2 项目合作方的确定

采用项目招投标方式确定项目合作方。邀请部分办公自动系统开发商针对公司的需求进行详细调查并设计建设方案进行宣讲，由公司项目领导小组会同日讯互联网公司集中进行论证，最后确定适合的合作伙伴。
 

3.3  制订科学的项目进度安排

由于办公自动化系统投入大，实施周期比较长，涉及到公司各职能部门，必须建立起科学合理的项目进度安排，将项目整体进度目标进行细分并落实到每一阶段。此项工作整体进度计划如下，具体细节实施在合作方落实之后由项目实施小组负责制订并实施。
 
项目整体进度：

 
在项目中，我们也将借鉴采用项目管理工具――TeamRoom来实现项目管理，TeamRoom可以帮助我们沉淀项目管理过程中的文档，当我们项目结束后，TeamRoom将成为公司信息化建设项目的一个重要知识库，供后续项目借鉴。
 

3.4项目实施费用预算(略)

第四章   项目风险和防范：

4.1业务上的风险与防范

造成业务上的风险的主要原因是：
►业务人员需求不完整、
►开发人员不了解需求、
►需求频繁变更
为避免这些风险,我们选择一家比较有经验的合作方，并且在调研中有各职能小组配合，各部门经理把关负责需求的完善。
 

4.2 合作合同的完善

同任何项目实施一样,办公系统的实施同样存在着风险,如果不能及时发现风险,并及早预防和解决,则项目最终必然导致频频延期,甚至整个项目的失败。为了防范项目实施中的风险,我们在项目在执行过程中分为两个阶段：项目调研阶段、项目实施阶段；并在执行关键点制定了3个里程碑，分别为：项目调研结束、安装实施结束、试运行结束，这3个里程碑以及项目计划阶段都分别明确设置各自的工作内容和应该交付的结果，并密切与合同付款条款相关。在项目的计划阶段，制定详细的项目管理规程。

4.3 系统的安全性防范

公司在建设信息化系统中最关心的问题就是系统的安全性，公司作为投资管理型公司，业务流程、审批及浏览权限的相关信息一定要做到网络和应用系统的安全（软件和硬件）。
  
 
                                                         
 
 
XXX部门
                                                                
2012-10-11