泛普软件2014-2016年OA协同办公系统实施方案及项目管理办法

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泛普软件2014-2016年OA协同办公系统实施方案及项目管理办法

实施方案

目      录
1. 项目概况及特点 6
1.1  _______公司简介 6
1.2  _______公司管理需求分析 6
2. 工作目标和范围 6
2.1  建设目标（根据实际情况进行修改） 6
2.2  项目目标（包含实施范围、阶段目标、阶段实施主体，根据实际情况进行修改） 7
2.3  项目实施的功能模块 7
3. 实施流程介绍 8
3.1  项目规划阶段 8
3.2  需求调研阶段 9
3.3  项目建设阶段 9
3.4  项目上线阶段 9
3.5  运行验收阶段 10
4. 项目实施计划 10
4.1  项目组织保障 10
4.2  科学布署三段论 11
4.3  项目实施主要工作流程（需要根据方法论更新） 12
4.4  项目实施主计划（需要根据方法论更新） 12
4.5  项目实施进度表 12
4.6  培训计划 14
5. 项目组织结构 17
5.1  项目组织 17
5.1.1  项目组织结构 17
5.1.2  _______公司协同项目组织成员 18
5.1.3  项目实施方成员介绍 18
5.1.4  组织间的协调 18
5.2  项目成员角色和职责: 19
5.2.1  _______公司项目组 19
5.2.2  北京泛普协创软件有限公司项目组 21
6. 项目阶段性工作内容及成果 22
6.1  规划阶段---主要工作和预期成果 22
6.1.1  项目成员主要工作 22
6.1.2  预期成果 23
6.2  项目需求调研阶段---主要工作和预期成果 23
6.2.1  项目成员主要工作 23
6.2.2  预期成果 23
6.3  项目建设阶段---主要工作和预期成果 24
6.3.1项目成员主要工作 24
6.3.2预期成果 24
6.4  项目上线阶段---主要工作和预期成果 24
6.4.1项目成员主要工作 24
6.4.2预期成果 25
6.5  项目验收阶段---主要工作和预期成果 25
6.5.1项目成员主要工作 25
6.5.2预期成果 25
7. 项目管理规范和过程 26
7.1  总则 26
7.2  组织与职责 26
7.3  会议管理 27
7.4  项目汇报管理 28
7.5  项目变更管理 28
7.6  项目文档管理 29
7.7  项目纪律管理 30
7.8  项目保密管理 31
8. 项目实施关键成功因素 31
8.1  成功因素一： 需求不要贪大求全 31
8.2  成功因素二： 高层领导的重视和带头使用 31
8.3  成功因素三：建立良好的客户内部支撑体系 32
8.4  成功因素四： 做好系统的知识转移工作 32
8.5  成功因素五：设立带激励的系统运行制度 32
8.6  其他成功因素 32
9. 项目验收内容和产品功能验收标准 33
9.1  项目验收里程碑 33
9.1.1  里程碑1：项目小组成立 33
9.1.2  里程碑2：需求调研 33
9.1.3  里程碑3：系统安装调试 33
9.1.4  里程碑4：系统建设 34
9.1.5  里程碑5：系统上线 34
9.1.6  里程碑6：项目验收 34
9.2  产品功能验收标准（标准功能、根据交付的产品进行调整） 34
9.2.1  系统管理 34
9.2.2  协同工作 34
9.2.3  公文管理 35
9.2.4  文档管理 35
9.2.5  公共信息 36
9.2.6  日程/计划/会议 36
9.2.7  常用工具及个人设置 36
10. 系统升级和售后服务保障（客服部提供最新） 37
10.1  服务体系 37
10.2  服务宗旨 37
10.3  服务范围和内容 37
10.4  响应时间和服务方式 38
10.5  软件系统服务期限及升级 39
10.6  软件系统维护 39

1. 项目概况及特点
1.1  _______公司简介

1.2  _______公司管理需求分析
 业务种类比较多,内部工作联系频繁
 组织结构比较复杂、人员较多
 有资料共享需求但要有很好的安全保密性
 各种报表、审批报告等需要跨部门快速传递
 要求流程灵活性，能方便快速修改以提高效率
 需要完善的实施服务及培训。
2. 工作目标和范围
2.1  建设目标
通过在_______公司实施北京泛普协创协同办公系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高_______公司的办公效率和管理应用水平。

2.2  项目目标
项目实施范围

阶段划分及目标

阶段实施主体说明

2.3  项目实施的功能模块
本项目实施的主要功能模块如下所示：
一级功能                                   二级功能
协同工作 新建事项  待发事项  已发事项  待办事项  已办事项  协同管理  关联项目  转发邮件  转发协同  协同表单、痕迹保留、公章签名、支持WordE_______celWps格式、条件分支流程、振荡回复，设置新建高级选项
公文管理 收文管理  发文管理  签报管理  公文督办  公文查询  公文统计  痕迹保留  公章签名  正文支持WordE_______celWps格式
表单管理 表单查询、表单统计、表单制作（表单制作，表单数据设置，表单查询统计设置，表单流程绑定）、序号管理
知识管理 知识中心  RSS订阅  文档中心（我的文档，单位文档，项目文档，公文档案，自定义文档库） 文档库管理  我的博客  博客管理
电子邮件 新建邮件   收件/发件箱  草稿/垃圾箱   查找邮件  邮件设置
日程计划会议 我的计划  计划管理  事件管理  会议管理
公共信息 公告（发布，查看）调查（发布，查看）、讨论区（发布、查看）、新闻（发布、查看）、公共信息管理
综合办公 车辆管理  办公设备管理  办公用品管理  图书管理  会议室管理
人事档案管理 组织机构设置  员工信息维护  工资奖金管理  考勤管理  统计分析  信息项设置  工资查看  个人考勤
个人事务 个人设置  关联应用设置  个人模板管理  代理人设置  消息提示设置  印章密码管理  A8精灵
常用工具 通讯录  便签  计算器  万年历  常用连接  综合查询  在线交流
空间首页 集团空间（集团新闻，集团公告调查，集团知识文档，集团学习区，集团讨论）
 单位空间（新闻频道，公告调查，单位知识文档，单位学习区， 最新讨论）
 个人空间（待办事项，已办事项，常用文档，我的模板，关联人员，关联项目，关联系统)
 部门空间（部门公告，讨论，部门要事，部门计划，留言板，部门知识）
系统管理设置 系统管理 － 集团信息设置  基础信息管理
 基础设置－系统开关设置  系统分区管理  登录背景设置  系统邮箱设置  目录服务器设置（支持IBM/Sun/Novell目录服务器，支持Windows活动目录）
 应用集成配置 - RSS频道管理  关联系统管理  扩展栏目配置
 系统维护 - 应用日志  系统日志  消息管理  服务停止通知
集团管理设置 集团组织管理－集团机构设置  集团职务级别  兼职管理  未分配人员  集团组管理  集团标识配置
 集团应用设置－文档中心设置  公共信息设置  菜单权限管理  移动应用管理
 工作管理 - 流程管理  流程统计
单位管理设置 组织信息管理 － 单位信息设置  部门设置  职务级别管理  岗位管理  人员设置  组设置  兼职管理  角色管理  工作范围控制  单位标识配置
 应用功能设置－协同应用设置  公文应用设置  文档中心设置  公共信息设置  移动应用管理  综合办公设置
 基础应用设置 － 常用格式设置  常用语设置  空间配置管理  电子印章设置  公共资源管理  存储空间管理  博客管理
 工作管理 - 流程管理  流程统计

3. 实施流程介绍
北京泛普协创软件有限公司的实施流程是北京泛普协创软件有限公司实施顾问在多个行业多年来实施协同项目经验总结。
3.1  项目规划阶段
1、项目规划阶段的目的是：对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的实施建议书；
2、确定合适的项目经理，建立双方的项目组织；
3、召开双方项目小组会，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的目标达成共识；
4、召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。

3.2  需求调研阶段
项目需求调研阶段的目的是：对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析，澄清客户的需求，形成需求调研报告；
根据需求调研的情况，并结合产品拟定可行性较高的实施方案。
3.3  项目建设阶段
项目建设阶段的目的是：根据合同进行系统的安装部署，并根据客户签字认可的《需求调研报告》和《项目实施方案》进行系统初始化和应用搭建，完成系统平台的建设工作。
用客户的真实的数据，进行业务流程、公文管理等功能的测试工作，形成测试报告，并和使用部门进行书面确认。
系统平台建设完成后，就项目的建设情况及建设成果，需要实施方项目经理和客户进行书面确认。
3.4  项目上线阶段
项目上线阶段的目的是：
1、完成知识的转移工作，转移的方式以培训为主，包括管理员培训、关键用户培训、普通用户培训、领导培训；
2、为了确保知识转移的效果，建议普通用户的培训工作主要由客户方的关键用户完成，实施方提供技术支持；
3、加强对关键用户和系统管理员的培训工作，协助客户建立内部支撑保障系统；
4、系统上线后，实施方对出现的问题进行分类并快速解决，并把常见问题解决的方法传递给客户方的管理员；
5、系统正式上线后，双方签署《系统上线报告》；
3.5  持续服务阶段
1、客户方内部支撑保障体系对系统上线后出现的问题进行归类分析和快速处理，对于不能解决的问题移交给实施方的实施顾问，并全力协助问题的解决。
2、实施方运维人员（或老客户经营专员）进入项目后期的支持维护工作；并告诉客户泛普客户中心的联系方式（包括400电话）；
3、实施方项目小组进行项目文档的整理，并和客户方项目组完成项目的文档交接工作；
4、双方签署《项目验收报告》；
4. 项目实施计划
4.1  项目组织保障
为了更好的实施项目，保证系统的正常运行，建立一个完善的高质量的实施队伍很关键。我们建议：
第一：高层领导重视。
领导的重视程度对协同办公系统是否能够成功实施起到很重要的作用，因此需要单位高层领导的大力支持。高层领导最好亲自带队。
第二：跨部门关键人员组织。
办公习惯和办公制度与协同办公系统要相互适应。在应用协同办公系统的过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。这一方面要求协同办公系统尽可能地符合原有的办公习惯和办公制度，一方面又要求对原有的办公习惯和办公制度进行一些修改，以利于协同办公系统的推广，从而起到规范办公制度、提高办公效率的作用。这其中需要各部门积极配合，实施到哪里就要有专人负责协调等工作。
第三：过程结果严谨。
实施双方要本着对实施工作认真负责的态度，要求做到过程结果一丝不苟，高标准要求才能实施出一流的应用。

4.2  科学布署三段论
 共性应用阶段60％ （实施阶段主要目标）
最大范围的最小应用推广阶段，快速建立组织级新的行为准则和习惯，避免CIO陷阱，以最低的投入换取成功的基础。
 局部深化阶段（80%）
实施成功的基础上，加深对局部的应用的深化，建议选择商品化软件，通过协同管理平台实现系统级互联，成功渗透到业务细节，形成巩固的应用。
 集成应用阶段（100%）
整体到局部的应用有了相对的稳定性，通过技术实现不同业务系统或局部应用系统与协同的数据级互连和共享，实现全局性螺旋上升建设。
4.3  项目实施主要工作流程
 
4.4  项目实施主计划
项目实施主计划详细的描述了项目的进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。
项目共有五个阶段：项目启动、需求调研、系统建设、上线运行、持续服务。
4.5  项目实施进度表
实施计划进度简表
项目阶段 日期 日期 日期 日期 日期
项目启动  _______天    
需求调研  _______天   
系统建设   _______天  
上线运行    _______天 
持续服务     _______天
备注:以上时间可根据具体实际情况再作调整！
在软件系统的实施中，首先是要有良好的硬件设施到位。确保服务器已经建立好。并且各个工作岗位对工作的方式转变和态度认识上都已经充分了解。为了确保用户使用方便、数据安全以及用户对泛普协创协同办公系统功能应用得到充分理解。我们需要在实施过程中做好充分的前期工作准备。具体实施步骤及各阶段的主要任务如下：
 
注：
1、 以上工作计划，为预计工作安排，具体时间会根据项目小组会双方讨论结果进行确定和调整；
2、 以上工作时间需扣除国家法定节假日；
3、 培训安排：
培训环境：
1、容纳50人左右电教室，有上机操作环境，备有高清晰度投影仪，不出噪音的扬声器和麦克风；
2、培训教室需要可为用户提供操作的电脑，电脑要求安装IE6.0及以上，取消广告拦截功能；
3、培训和考核时间需要预先确定，避免培训和考核时间拖延。
4.6  培训计划
4.6.1  培训对象及方式
培训策略：根据用户的使用特点，采取分层培训的策略；
培训对象：项目培训的对象分为系统管理员培训、关键用户培训、普通用户培训、领导培训；组织的培训；
培训方式：培训的方式采用“跟我学”的教学方式；
4.6.2  培训课程
培训课程分为以下几类：
基本培训类：
讲述协同的基本概念和操作原理、应用实例等，建议授课对象以客户中高成为主；
软件功能类：
主要以普通用户和中层干部为对象，对软件各项功能完成的工作及功能操作进行上机操作培训。
软件技术类：
主要以系统管理员为对象，对软件的安装、维护、用户化工具、系统后台管理、安全措施，以及常见问题的解决方法进行培训，这是完成知识转移，建立客户内部支撑体系重要的工作内容；
项目组组员能力要求：
项目组成员需具备较强的计算机应用能力及理解接受能力，熟悉本部门或单位的业务流程及需求。
最终用户需具备一定计算机应用水平。
培训结果的评估
为保证项目实施成果，强烈建议建立最终用户培训考核制度，不合格者建议进行经济处罚，考核通过后才能上岗操作。

领导培训
培训课程清单参见下表，时间安排在项目培训计划中定义。
序号 课 程 课时 培训地点
1 产品理念  1小时 
2 相关模块使用方法及操作练习 1小时 
3 问题答疑 0.5个小时 
可视客户需要合理安排课程与时间

管理员培训
培训课程清单参见下表，时间安排在项目培训计划中定义
序号 课 程 课时 培训地点
1 系统的基础知识（含数据备份，基本数据库知识）、常见问题的解决方法 1小时 
2 系统后台管理 1小时 
3 系统前台操作培训 1小时 
4 表单培训（针对管理员和表单管理员） 1-2小时 

关键用户的培训
培训课程清单参见下表，时间安排在项目培训计划中定义。

序号 课 程 课时 培训地点
1 系统前台操作培训 1小时 
2 表单培训（针对管理员和表单管理员） 1-2小时 
3 公文专题培训（各部门文书或文秘、办公室主任） 1-2小时 

普通用户（含中层干部）培训
培训课程清单参见下表，时间安排在项目培训计划中定义。

序号 课 程 培训日程 培训地点
1 系统前台模块操作应用讲解 1小时 
2 系统主要功能模块操作上机练习及辅导 2小时 
2 系统主要功能应用操作考核 1-2小时 

5. 项目组织结构
本项目将由北京泛普协创软件有限公司和_______公司共同合作完成。在这一部分，将定义各方参加项目的主要协同办公及其职责、项目组织结构和人员配备要求等基本情况。
5.1  项目组织
5.1.1  项目组织结构
整个项目的组织机构如下图所示。
______公司协同项目实施小组配备人员：项目总监__人、项目经理__人，IT人员__人，协同管理业务__人，协同办公管理业务__人。
北京泛普协创软件有限公司实施小组配备的角色：项目总监__人、项目经理__人，技术顾问__人，实施经理__人，实施工程师__人，支持顾问__人。

5.1.2  _______项目组成员
姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色
   项目总监
   项目经理
   项目小组成员 
   
   
5.1.3  泛普方项目组成员
姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色
   项目总监
   项目经理
   实施经理
   咨询顾问
   支持工程师
   实施工程师

5.2  项目成员角色和职责:
5.2.1  _______项目组
领导小组：由_______公司决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组，领导小组组长由          担任，领导小组成员                           _____________组成。
领导小组的职责主要有：
对项目工作小组提供承诺、支持、指导；
为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持；
负责实施项目形成的管理制度、规程的审批；
决定对与项目相关部门及责任人的奖惩；
解决项目工作小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；
审定项目各项方案和项目实施目标；
检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目制度落实，确保项目实施按计划进行；
督促各部门与甲乙方项目组及技术支持单位的工作协调；
在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施工作鉴定。听取甲方实施小组、北京泛普协创软件有限公司的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题；
对项目经理和实施小组给予适当的授权；
时间要求： 每个月4-8小时的项目参与时间。
项目经理：客户方指派一名项目经理参加到项目组中与北京泛普协创软件有限公司项目经理共同工作，作为北京泛普协创软件有限公司和______公司之间的联系渠道，解决有关业务部门等方面的问题。被指派到项目中参与的协同实施和调研员工必须成为项目组的一部分。
项目经理职责主要有：
在整个项目实施期间能够比较充分地保证在项目组中的工作时间；
与北京泛普协创软件有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件；
根据要求，定期向______公司协同项目领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；
指派和管理参加项目组的______公司员工；
组织安排合适的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议；
及时解答北京泛普协创软件有限公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料；
与北京泛普协创软件有限公司项目经理协调处理任何由_______公司提出的对项目计划、进度或程序的更改；
与北京泛普协创软件有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能出现的偏差；
根据变更程序协助处理变更申请；
进行授权范围内的决策；
与北京泛普协创软件有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
签收项目实施中交付的各种交付件资料。
时间要求：每周至少4个小时
对客户方项目经理的要求：
有很强的项目管理和组织技能；
良好的沟通和表达能力；
熟悉_______公司整体业务流程；
熟练使用计算机常用办公软件；
深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
很强的分析技能等。
协同管理软件项目实施小组：为了更好的使_______公司协同管理软件项目的实施项目的执行，要求各部门行政业务主要经办人员、信息人员组成项目实施小组，在项目经理的领导和管理下，与北京泛普协创软件有限公司项目组一起进行协同管理软件项目的实施工作。
项目实施小组成员
主要职责：
根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息
收集和确认现有业务流程
随同北京泛普协创软件有限公司顾问对_______公司目前现状和将来发展进行评估
协助进行业务流程的调研
掌握北京泛普协创软件有限公司顾问进行的系统知识的培训内容
进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）
参加对协同管理软件项目进行应用测试等
和北京泛普协创软件有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作
和工作组成员审核项目交付件
主要技能要求：
必须深刻了解公司的办公业务流程
较强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
责任心和沟通能力较强
项目实施小组IT人员
主要职责：
根据IT顾问的要求提供详细的IT需求和信息
参与协同软件IT配置工作
主要技能要求：
熟悉公司的硬件、软件、网络、数据库等环境；
具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力
良好的分析和沟通能力
 
5.2.2  泛普方项目组
项目经理主要职责：
做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度。
监督完成对实施项目的前期调研、需求确认；
组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。
负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目组成员工作以及与_______公司项目经理的日常沟通、工作任务安排与协调。
负责编制项目实施工作任务书，并与_______公司项目经理进行确认；
负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告，并获得用户签字。并与______公司项目经理进行确认，和用户完成项目移交工作；
协助客户方项目经理开展工作；
组织讨论、编写《项目实施方案》，并和客户方项目经理进行书面确认；
决定项目组人员分工和具体工作安排；
实施经理主要职责：
完成对实施项目的前期调研，并直接向项目小组报告；
协助项目经理共同制定《项目实施方案》、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划。
负责按实施合同、实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与_______公司项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；
负责业务分析及应用设计；指导实施工程师进行系统各模块初始化工作；
日常操作流程指导性文档及操作注意事项说明书；
组织并制定培训计划；
组织客户方编制客户化手册。
实施工程师主要职责：
负责本项目数据库（如果是客户方提供数据库，则需要客户自行安装调试）和协同系统的安装、调试。
与技术支持人员合作，配合解决_______公司协同管理系统问题。
在实施经理的指导下完成系统各模块初始化工作；
负责系统工作量级的实施工作；
按计划完成各项实施任务并提交相关报告。
支持顾问职责:
为项目维护提供支持，在项目组工作繁忙或需要时，随时增援项目组工作；
6. 项目阶段性工作内容及成果
6.1  规划阶段---主要工作和预期成果
6.1.1  项目成员主要工作
1. 参加项目启动大会及周例会
2. 了解项目的管理规范和沟通原则
3. 明确自己的角色与责任
4. 审核和签署北京泛普协创软件有限公司提交的项目附件
6.1.2  预期成果
1. 就项目的目标、范围、计划和管理规范与______公司领导小组及项目小组达成共识，确认项目成员的角色、责任及必要的技能。
2. 这一阶段的主要交付件：
3. 《项目组成员名单》
4. 《项目实施主计划》  
6.2  项目需求调研阶段---主要工作和预期成果
6.2.1  项目成员主要工作
1. 参加需求调研阶段的各种培训
2. 掌握业务流程设计原则和规范
3. 分析相关的岗位职责
4. 收集各部门需求调研表
5. 完成需求调研工作，并形成《需求调研报告》和《实施方案》

6.2.2  预期成果
1. 《需求调研表》
2. 《需求调研报告》
3. 《项目实施方案》
4. _______公司协同领导小组汇报会，汇报内容为本阶段的工作成果

6.3  项目建设阶段---主要工作和预期成果
6.3.1项目成员主要工作
1. 实施经理准备《需求调研报告》
2. IT人员参与硬件平台的配置
3. 实施工程师参与系统的初始化和人员权限的设定；
4. 实施经理根据《需求调研报告》进行业务分析和应用设计；
5. 实施工程师根据实施经理的分析进行应用搭建
6. 加强对集团管理员和单位管理员的培训工作
7. 实施工程师在实施经理的指导下编写基于主要角色的客户化操作手册
8. 客户方项目经理签署实施方项目经理提交的项目交付文档
6.3.2预期成果
1. 《系统安装确认书》
2. 《客户化标准操作手册 》
3. 《系统建设报告》 ，含测试报告的内容

6.4  项目上线阶段---主要工作和预期成果
6.4.1项目成员主要工作
1. 实施经理制定《培训计划》
2. 实施方进行系统管理员（含单位管理员）培训、关键用户培训（表单管理员、
文档管理员、公文管理员、部门信息员）、部分普通用户培训（含中层领导培训）、
领导培训；
3. 关键用户掌握业务分析和设计的方法，对本部门的应用进行设计及搭建；
4. 关键用户对本部门人员的操作培训和能力传递；
5. 各级管理员对系统后台的设置及操作培训；
6. 关键应用的模拟演练；
7. 客户方项目经理签署实施方项目经理提交的项目交付文档
6.4.2预期成果
1. 《培训计划》
2. 各种培训确认书
3. 《系统上线报告》
6.5  项目验收阶段---主要工作和预期成果
6.5.1项目成员主要工作
1、 加强客户内部支撑体系
2、 问题收集及反馈
3、 现场与远程技术支持
4、 实施运维人员的进场
5、 售后客服热线，售后服务内容解读
6、 项目文档的整理与交接
7、 双方签署《项目验收报告》
6.5.2预期成果
《问题收集及反馈表》
《项目验收报告》，内含项目实施文档清单；

7. 项目管理规范和过程
7.1  总则
第一条 为了保证项目实施的质量和进度，达到无纸化办公平台的上线要求，依据有关文件制订本实施管理指南，用以指导______、泛普软件公司（以下简称：泛普软件）的具体实施工作，明确职责，理清流程。
第二条 本指南对项目实施过程中的项目会议管理、项目汇报流程、项目变更管理、项目争议管理、项目过程管理、项目文档管、项目纪律管理等做出指导性要求，以保证项目实施过程受控。

7.2  项目组织介绍
内容同5.1
7.3  项目成员职责
内容同5.2

7.4  组织间的协调
北京泛普协创软件有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。
任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。

7.5  项目会议管理
1、会议制度：______________方、泛普方双方项目组实行例会和专题会制度。原则上要求每周召开一次例会，根据项目的紧迫程度，有重要事项可以不定期组织专题会。
2、周例会：例会具体时间可约定为周五下午14：00召开，特殊情况例会时间双方临时商定。参会人员包括______________方、泛普方双方成员，必要时还需要双方领导参加。例会主要内容包括上期例会确定事项的完成情况、上期例会到本期例会期间出现的问题陈述及解决措施、遗留问题的研究、后期项目计划的推进预测和部署等。
3、专题会：除例会外，双方可根据情况不定期组织专题会。专题会若需对方参加，应提前一天通知对方，包括对方参加人员，主要议题等。
4、会议纪要：无论例会还是专题会，会议成果均以会议纪要的形式形成文档。会议纪要模板见『附件—会议纪要』

7.6  项目变更管理
1、在项目实施过程中，实施双方提出的实施范围、系统需求、项目成员变更等涉及到整体项目进度，费用成本调整较大的变动行为均列入项目实施变更管理范围。无论____方还是泛普方均应按照项目变更流程进行变更处理。
2、项目变更的审核  由双方项目经理及其它项目决策人员负责项目变更事项的最终审核确认或拒绝。
3、任何对项目实施前提、项目范畴、进程安排、阶段性完成标志、交付物等条款的更改，或由于人员的指派和时间的安排等原因而造成的进度的延迟，都通过项目变更管理进行评估和操作。
4、项目变更的流程
1） 提出变更
在项目实施进行时，双方皆以书面形式提出项目实施变更要求。除紧急情况外，任何变动请求都在形成书面申请后才能受理。
2） 审核确认
项目变更可能会造成整体实施进度、成本等各方面较大程度的改变，因此，双方的项目经理有共同责任仔细审核任何更改请求。经分析后，可确认影响范围，并经过双方项目经理审查通过者，则可进行变更的工作。
3） 实施变更
经双方对变更项目协商一致后，可开始进行变更作业。调整项目计划，并及时将变更信息、方案等向项目组成员公布。
4） 约束条件
在整个项目实施工作过程中，双方须严格遵守该变更控制程序并且必须坚持执行。由于项目实施时间紧迫，建议审核时间应在提交后的三个工作日之内。如果五个工作日没有回应即作为确认处理。批准后的变更方案将以书面的形式作为本实施方案的补充内容。
表格样式见附件『附件—项目实施变更申请表』

7.7  项目文档管理
1、文档及项目记录签署
本项目中产生的正式文档及记录应该经过双方项目经理签字。签字确认应在提交后的三个工作日之内完成，如果五个工作日没有回应即作为确认处理。
2、实施项目过程中需保存项目相关文档，包括：实施方案、实施主计划、项目启动会PPT、系统交付环境确认单、系统安装确认单、系统建设报告、需求调研报告、用户培训确认单、系统上线报告、会议纪要、实施日志、实施周计划等。需项目经理进行统一管理，按照实施阶段双方以纸制交付方式确认，以确保文档的统一性。每阶段的项目文档需要双方项目经理确认后才能进行下一阶段工作。

7.8  项目纪律管理
1、项目实施工作执行每周五天工作制，泛普项目组按照客户方的作息时间进行工作。项目组成员如果有特殊事情至少提前1天向双方项目经理提出申请，经批准后才能休息。
2、项目成员应严格遵守上下班制度，不得出现无故不按时上班或无故旷工。如有特殊情况者，需向项目经理汇报。
3、实施期间，项目组成员应保持通畅的通讯联系。
4、项目成员应按时提交实施工作文档。

7.9  项目保密管理
在项目调研、实施过程中，双方了解的对方各类业务数据，产生的各类文档文件等所有相关内容，项目双方应严格保密，并依据双方公司安全保密的有关规定执行。
    本办法由______________方、泛普方双方项目组共同制定并负责解释，自公布之日起共同执行。

8. 项目实施关键成功因素
任何协同系统的实施本身都存在着风险，基于泛普有上千家大型客户的实施经验，本着客户利益至上的原则，我们谨在此向________提出协同系统实施中必须注意的事项，以确保项目成功。
8.1  成功因素一： 需求不要贪大求全
协同办公系统的应用范围非常广，可以覆盖日常办公中的大部分业务。如果在需求调研阶段中，对系统需求贪大求全，就导致需求扩大，重点不明确；系统建设阶段实施精力分散，结果就是重点的需求无法满足，非重点需求做了却无人使用的情况，最终导致系统价值无法体现，上线使用率低，实施失败；
建议在需求调研和系统建设时，把实施精力放在公司业务最核心的几个重点需求上，集中精力满足需求，在核心需求应用顺畅的基础上，再扩展到其他需求，逐步推进应用，可以避免贪大求全的风险，保证系统实施成功。
8.2  成功因素二： 高层领导的重视和带头使用
协同办公系统是全体员工每天必须使用的系统，使用面大、应用范围广；如果在实施和使用过程中高层领导没有给予重视，那在需求调研、系统建设以及应用推进过程中，都会遇到很大的阻力，导致系统实施的延期、风险以及失败；
建议在系统实施过程中，高层领导对项目给予重视和关注，使需求调研、系统建设以及应用推进可以顺力进行，保证系统实施成功；
8.3  成功因素三：建立良好的客户内部支撑体系
协同办公系统是公司长期使用的产品，建立公司内部支撑体系非常必要，在集团及各分子公司设立系统保障人员，可以及时调整业务变更、处理系统运行中出现的问题，保证系统正常高效运行。
8.4  成功因素四： 做好系统的知识转移工作
协同办公系统是全员使用的系统，但往往企业的员工计算机水平参差不齐，知识转移是否做的好将直接影响到员工对系统的应用热情，知识转移做的不好，会打消员工使用系统积极性，造成协同办公建设的失败；
建议做好对员工的知识转移工作，让员工认识到产品价值，更好的利用产品功能，为自己工作提高效率，保证系统实施成功。
8.5  成功因素五：设立带激励的系统运行制度
协同办公系统是公司长期使用的产品，就需要有相应的系统运行制度，规范用户的系统使用行为，保证系统稳定高效的运行。

8.6  其他成功因素
1 高层管理的支持和及时决策 高层管理要对项目给予支持承诺，并愿在项目各种重大情况出现时给予及时支持。北京泛普协创软件有限公司将定期提供项目状态报告，描述项目里程碑、问题、风险、变更等。需要高层管理给予决策的问题，将会及时地逐级上报给高层管理部门，以便及时做出决策。这一逐级上报将通过客户的项目经理完成。
2 交付文件及时批准 客户检查和批准交付件应该在规定的时间内完成，以便北京泛普协创软件有限公司转入下一阶段的工作。
3 项目人员到位 项目组应由合适的人员组成，并在工作需要时及时到位。
4 项目定义 关于项目范围和要求必须有一个明确且各方同意的基准定义。该基准在《实施方案》中进行定义。
5 跟踪和反馈 通过会议纪要或实施阶段总结，向项目组进行经常性的反馈。______公司各部门可利用周例会的方式来对项目进行跟踪和反馈。
9. 项目验收内容和产品功能验收标准
9.1  项目验收里程碑
为保证项目质量，将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑，必须进行验收与批准。
9.1.1  里程碑1：项目启动会
交付成果：《启动会会议纪要》、《实施方案》、《实施主计划》
9.1.2  里程碑2：需求调研
交付成果：《需求调研报告》
9.1.3  里程碑3：系统建设
交付成果：《系统建设报告》
9.1.4  里程碑4：系统上线
交付成果：《用户培训确认书》、《用户手册》、《系统上线报告》
9.1.5  里程碑5：持续服务
交付成果：《项目验收报告》
9.2  产品功能验收标准
在项目验收里程碑、应用确认、项目验收中，需要参照下面产品功能验收标准进行相关验收。产品功能验收标准如下：
9.2.1 系统管理
 可以对集团的详细基础信息、集团角色管理、集团标识配置管理
 可以进行系统环境设置：包括管理员设置、系统分区设置、登陆背景设置、天气预报设置、系统开关设置、移动应用设置管理、关联系统设置
 可以对系统运行监控：包括日志管理 消息清理
9.2.2 集团管理
 可以对单位信息设置：包括单位基础信息设置 职务级别管理 岗位管理 兼职管理  未分配人员 管理员设置
 可以对公共应用信息、公文管理、知识管理中包括知识中心、文档中心、档案夹管理、以及博客、RSS消息订阅功能
 可以对电子印章进行管理
 可以对集团板块的新闻、公告、调查、讨论进行管理
 可以对系统的元数据、系统枚举值进行设置
9.2.3 单位管理
 可以设置部门、职务级别、岗位信息、副岗，并匹配到每个人员的基本信息中；同时可以进行对员工的工作范围的控制、可以进行单位标识的配置、组织结构信息进行导出
 可以对各种工作流程、表单、格式内容进行自定义
 可以制定系统模版，并授权给相应的人员使用
 可设定使用人员的权限
 可以对关联系统进行配置管理
 可以对存储分配空间，集团空间，部分空间，个人空间，多维空间等空间进行配置管理
 可以进行验证狗设置、系统开关设置
9.2.4 协同工作
 可以给他人发送内部协同、可以跨部门、跨单位进行发送协同
 可以处理合同起草、审批等流程
 可以处理计划、审批、报告、借款、请假等等日常事务
 可以可视化自定义工作流程
 可以自定义格式
 可以直接调用各种Word、Excel文件并以正文的方式发送处理
 可以调用系统模版
 可以自定义个人模版、协同格式
 可以对事务进行继续、回退、中止、撤销等操作
 可以加签、会签、转发、当前会签
 可以对协同进行预归档、转为邮件
 可以对协同事务进行通知、提醒
 可以对正文进行修改、实现痕迹保留
9.2.5 文档管理
 可以实现对文档的分类管理
 可以对每个文件夹指定单独的管理员、也可以设置单独的文档库的管理员
 可以把文档推送到集团内的其他单位的文档库、其他部门
 可以在文档库中管理加锁文档、订阅、共享处理
 可以对文件夹进行共享
 可以对文档进行借阅
 可以对文档进行移动操作
 可以实现对文件夹和文档树型结构显示
 可以实现对文档的排序
 可以实现对文档的条件查询
 可以实现文件夹的授权有继承性
 可以建立预归档目录
 可以进行知识中心的管理、我的学习区、我的文档区、最新订阅消息、RSS消息订阅、记载自己和他人的博客信息
9.2.6 表单管理
 可以通过Infopath自由设定表单
 可以对定义的表单以html格式的数据流在数据库中保存
 可以对表单的序号进行管理
 可以对表单进行录入定义、绑定数据
 可以对表单进行视图管理
 可以把表单与流程绑定
 可以设定查询条件
 可以设定统计格式及授权查询人员
9.2.7 电子邮件
 可以设定现有邮箱
 可以收发外部邮件
 可以把外部邮件转发内部协同
 可以设定内部和外部通讯录
9.2.8 公共信息
 可以发布公告、并设置审核员和管理员、支持集团间的信息跨越
 可以发布调查、并设置审核员和管理员、支持集团间的信息跨越
 可以参加讨论、并设置审核员和管理员、支持集团间的信息跨越
 可以按照职务级别、部门或全部发布信息、支持集团间的信息跨越
 可以实现对已经发布的公告、调查、讨论由文档管理员能删除或归档
9.2.9 日程/计划/会议
 可以制定自己的日程安排
 可以查看他人的日程安排
 可以查看资源的使用情况
 可以支持个人事件、他人事件、事件委托派遣
 可以进行授权计划的查看和管理
 可以编写日计划、周计划、月计划
 计划可以总结和修改
 计划可以抄送给其他领导或同事
 可以对抄送、报送给自己的计划进行审批
 可以发起会议，并可以选择与会人、会议时间，会议占用资源等
 可以对事件进行管理
 可以对会议进行关联人员和关联项目的捆绑
9.2.10 常用工具及个人设置
 可以查询和自己有关的协同、公文和公共信息
 可以查阅员工的通讯录
 可以自定义外部联系人和查询
 可以修改个人密码
 可以实现代理设置，指定一个代理人处理与自己有关的事务
 可以对个人的模版进行删除等维护
 可以对个人消息提醒进行控制管理
9.2.11 Office插件
 可以实现在协同、公文流转过程中的正文修改的痕迹保留，也可隐藏痕迹保留
 可以实现在公文流转审批等节点的盖章功能
 协同、公文等格式可以调用WORDEXCEL格式
10. 系统升级和售后服务保障
10.1  服务体系
北京泛普协创公司作为软件产品开发商，提供软件产品、定制开发及技术支持；同时提供泛普协创公司标准化的销售、实施培训、售后服务等本地服务，快速响应用户需求。
10.2  服务宗旨
泛普协创公司始终坚持“与用户真诚合作，做用户可靠朋友”的经营宗旨，以热情真诚的服务在用户中享有良好的信誉。泛普协创公司从产品的开发到营销、维护和培训，注重从用户的利益出发，并配置了服务专员，还专门设置了服务投诉电话，便于用户监督。
10.3  服务范围和内容
泛普协创公司承诺提供本次项目涉及到的软件、硬件等设备的安装、调试、维护及升级、培训等支持服务以及相关技术文档和工程资料。
泛普协创公司承诺派遣参加本项目开发调试的技术人员组成工作小组到现场实施技术服务，包括设备安装、软件的测试和调试服务等售后服务和培训服务。
调试工作完成后，提供咨询与技术支持工作，及时将其所发现并掌握的有关软件的使用、故障检测、故障排除方法及一些新的技术发展通知建设方。
泛普协创公司一直坚持定位以应用服务为本，不懈的努力，培养了一支集管理服务、咨询、策划、系统集成于一体的复合型的队伍，提供一条龙式的无缝隙服务，标准服务包括以下几个阶段:
1、系统应用设计阶段
根据用户提出的需求，完善系统应用设计方案。
编制系统应用设计进度表。
组织实施顾问深入各部门仔细了解业务流程和用户需求。
提供详细的系统应用原型设计内容并与用户进行讨论交流。
提供详细的应用设计及测试记录报告。
2、系统安装实施服务
用户单位协同系统的使用环境的安装和配置工作。
试运行前组织现场技术与操作培训，提供完备的操作手册。
系统中心服务器设备更新或变迁所产生的协同服务器的软件配置和环境安装。
3、系统维护服务
因系统软件本身问题，导致运行中出现不正常现象。
因系统运行环境（如网络环境、电脑硬件设备、操作系统故障、计算机病毒其它应用软件）而导致系统软件无法正常运行。
当系统因人为非法操作或其它原因造成软件系统不正常或无法运行者。
用户因自然灾害如水灾、火灾或地震等造成系统损坏，提供对系统进行重新安装维护。
针对系统数据量不断的膨胀，提供单位级数据库优化服务，帮客户建立稳定、高性能的数据库系统。
定期回访用户使用情况，检查系统文件的完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。
4、系统完善服务
在不改变系统的框架条件下根据用户新的办公需求分析模型而产生的应用的新增和修改。
根据用户管理需要对系统各子系统的操作模块进行权限重新分配和菜单变化。
5、培训服务
编写完善的培训教材，提供操作人员在使用中的查阅资料。
对操作人员和主要信息的使用人员进行集中培训，并对培训效果进行考核。
为项目的系统管理员和分级系统管理员提供全面的技术和应用培训，使其能更好的进行系统的日常维护、备份的工作。
提供新的操作人员的业务操作培训和资料发放。
10.4  响应时间和服务方式
泛普协创公司承诺提供7*24的实时故障响应。
对项目和其他用户提出的问题，公司1小时工作时间内做出电话响应服务，并做出肯定答复；对无法电话响应服务的问题，在出现系统软件及应用软件等系统故障的2小时内必须给予响应，4小时内恢复运行。
泛普协创公司有常年热线电话及E-MAIL、传真等联系途径，随时回答客户各种技术问题并在24小时内提出解决方案。
针对系统日常维护咨询通过电话、传真、E_mail方式。
10.5  软件系统服务期限及升级
软件实施交付后，泛普协创公司承诺提供为期一年的现场免费维护服务，及时解决协同实施中出现的问题。保证期后的年服务费由双方另行协商。
泛普协创公司会定期向用户单位通报软件升级情况，在软件保证期期间应免费提供软件的升级版本和相应的升级服务。在服务期内，泛普协创公司对软件的重新安装、调试、给予必须的技术支持。
在软件保证期期间，若泛普协创公司提交的各标准规范有任何改动，我们会免费对标准与规范的书面报告进行修改，使之符合系统运行时的实际情况。
10.6  软件系统维护
系统实施交付完毕后，泛普协创公司会定期通过电话跟踪使用情况，及时了解存在的问题，并随时给予解决。必要时，派遣技术人员去现场解决存在的问题。我们承诺定期派遣技术人员现场回访，了解软件的运行情况，听取意见和建议，解决存在的问题。

附件
会议纪要

项目启动会会议纪要
会议名称  召开部门 
会议时间 20XX年XX月XX日 会议地点 
会议主持  会议记录 
参会人员 
会议目的
1、 2、 

会议内容
行动计划（检查点）
完成时间 负责人 内容
  
  
  
形成结论

备注：