泛普OA协同办公软件XX街道办事处OA协同办公系统需求调研报告

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泛普OA协同办公软件XX街道办事处OA协同办公系统需求调研报告

目   录
一、企业简介 3
二、信息化状况 4
2.1  信息化现状 4
2.2  办公现状 4
三、组织结构 5
3.1  组织机构图 5
3.2  人员及权限设置说明 5
3.4  泛组织管理 6
四、业务审批 7
4.1  XX部门业务流程 7
五、公文管理 10
5.1  发文管理 10
5.2  收文管理： 11
5.3  公文档案管理 13
六、知识管理 14
6.1  文档权限描述 14
6.2  文档应用结构 14
七、公共信息 15
7.1  应用描述 15
7.2  应用栏目 15
八、其它应用 16
九、总结与实施建议 16

一、企业简介
企业简介要求文字简短，文字控制在500汉字以内，重点介绍企业的特色业务和知名度。

二、信息化状况
2.1  信息化现状
A、已购买了泛普OA系统财务软件，泛普OA系统财务软件独立布署在专业服务器；
B、泛普协创协同管理软件需要在全国范围内使用，需采购独立专业服务器部署OA系统；
C、硬件情况，____公司OA办公系统主服务器，如下图（推荐）：
硬件情况
设备 型号
CPU IntelXeon (3.0GHz)
硬盘 5*146GB HS SAS HDD
内存 8GB
网卡 2*GigaEtherne
软件情况
已安装的软件 版本
操作系统 Windows Server 2003 企业版
Windows office 2003 SP1企业版
瑞星杀毒软件 网络版
数据库 Oracle10g、MySQL5.0、Oralce9i
网络环境
设备/网络结构 型号/备注
星型网络 普通工作组方式，无域管理方式
高级网络设备 高性能设备
固定IP，高速光纤接入 优质网络带宽
2.2  办公现状
A、日常沟通：日常工作中，主要使用电子邮件、会议、口头传达、手工、电话、QQ等方式。
B、业务审批：以纸质人工找领导审批的方式。
C、公文流转：以纸质文件审批方式为主，收、发文人工派送、快递收发。
D、知识管理：纸质文件存档在档案柜，电子文件存储在部门各自电脑中，缺少知识共享。
E、信息发布：通过传真、邮件、电话、张贴公告栏、网站等方式发布。
三、组织结构
3.1  组织机构图
   
3.2  人员及权限设置说明
经调研，协同办公系统注册用户数___个，岗位信息共___个，职务级别共___  级，详细请见《调研信息人员表》

角色说明列表
角色 定义 设置入口点 使用点 备注
单位文档库管理员 单位文档的管理人员，对单位文档进行授权管理 系统管理－应用功能设置－文档中心设置 知识管理－文档中心-单位文档库的初始建立和分配；
所有文档、公共信息的管理和察看 单位信息管理的最高权限者。
单位知识文档推送到首页的人
单位公文收发员 完成单位公文的发送和签收 系统管理－组织信息管理－角色管理 签收单位文档，
转入登记 
表单
管理员 设置XX系统的表单和流程模版的人员，办公室或职能部门管理人员居多 系统管理－组织信息管理－角色管理 定义的表单流程、模版流程；定义表单的统计、查询内容并授权他人使用 使用表单功能必须配置表单管理员。

部门主管 指部门领导，一个部门可以有多个主管 系统管理－组织信息管理-部门管理
  系统中一个虚拟角色概念，不直接涉及权限
部门公文收发员 部门公文的签收和发送外单位的人员 系统管理－组织信息管理-部门管理
 公文管理－公文交换；完成工作：发送公文、签收公文 部门公文封发后，可交公文收发员发送给其它部门和单位
项目
发起人 完成对项目信息的管理 系统管理－组织信息管理－角色管理；在建立项目时指定人员作为项目主管 完成对项目成员的管理；对项目信息具有全部控制权 是项目的信息管理者和人员分配者
综合办公管理员 定义综合办公各子模块管理员，管理员可定义综合办公后台基础数据（车辆信息、办公用品库存等） 系统管理—综合办公—综合办公设置 综合办公 包括车辆、办公用品、办公设置、图书资料4个子模块

3.4  泛组织管理
外联单位、上下游供应商/业务合作伙伴的调研信息，详细情况见如下表格:
 
外部机构
单位名称 部门名称 人员名称 使用权限
XX公司 XX部门 XXX 协同、公文、公共信息
   
   
   

四、业务审批
经调研，目前存在并计划转为电子流程的共有___个（不含公文流程）;经分析，对其中的部份流程进行了优化，详细见总公司各部门工作流程。（由于__个表单均缺乏严谨的样式，部分审批流程需确认，表单样式和流程需由泛普顾问和系统管理员、行政部共同优化后，经相关领导确认后，再设计到OA系统里。）
注：可根据项目实际情况，做相应调整。
4.1  _____部门业务流程
部门名称 公司办公室 部门主管 李金忠
填表人（被调研人） 庞思颖 办公电话 0310-6651907
调研记录人 孙广军  
说明：对跨部门审批、协作流程进行描述。如有协作格式要求请分别以电子文档方式提交。
流程列表：
【1】 采购申请流程
【2】 用印申请流程
【3】 合同审批流程

说明： 【3】包含各类合同审批单

4.2  _____部门业务流程

部门名称 公司办公室 部门主管 李金忠
填表人（被调研人） 庞思颖 办公电话 0310-6651907
调研记录人 孙广军  
说明：对跨部门审批、协作流程进行描述。如有协作格式要求请分别以电子文档方式提交。
流程列表：
【4】 采购申请流程
【5】 用印申请流程
【6】 合同审批流程

说明： 【3】包含各类合同审批单

五、公文管理
5.1  发文管理 
发文稿纸：
  [粘贴公文单]
  [公文单描述]
  
套红模板：
  [粘贴或描述套红模板]

公文印章（领导签章）：
  [粘贴或描述公文印章]

公文文号：
 
文号类型 文号描述 起始值 权限分配 备注
发文文号 发文[2010]第1号 1 行政部 小流水
    

发文流程：
对发文流程变化较多，集团、部门发文流程各不相同，解决方式为：
A、集团收、发文可以按照公文发文模板格式进行收发；
B、办公室收、发文可以按照公文发文模板格式进行收发；
C、除办公室以外的部门，如果以部门名义发文则可自行选择自定义发文流程进行收发；
D、在公文审批过程中，某审批节点需要领导会签时，由当前节点的人使用“高级”处理功能，选择“会签”加入相关领导参与此公文的审批流程。
E、公文发文流程：
拟稿（各部门文员）－>审核（部门领导、或相关部门领导会签）－>核稿（办公室秘书）—>复核（办公室领导）—>复核（集团分管领导会签）—>签发（集团公司领导）－>套红（办公室文员）－>盖章（办公室综合事务员）－>分发相关人员（办公室综合事务员、归档）
流程图 角色/人员 节点操作 备注（条件规则等）

部门人员、部门领导 拟稿 
 拟稿人部门主管 审批 
 刘树立、李志新、潘成祥、李光智、庞思颖、张雅斌、远洋 核稿 
 王志敏 审批 
 相关处室处长 会签 
 张宝荣：行政、党务类
曹立国：安全生产类
高瑞明：工会、人事类
韩志进：技术、工艺、节能、降耗类
王智远：设备类
杜秀英：财务类
闻保国：供销类 审批 
 总经理级别：张会周 签发 
 秘书：庞思颖、张雅斌 封发 套红、排版、盖章，秘书完成公文交换

5.2  收文管理
收文稿纸：
[粘贴公文单]
[公文单描述]

收文文号：
文号类型 文号描述 起始值 权限分配 备注
收文文号 收文[2010]01 1 行政部 
    

收文流程：
流程图 角色/人员 节点操作 备注（条件规则等）

秘书：张雅斌、庞思颖 登记 
 王志敏：行业协会、上级文件、公司内部文件
李金忠：办公室内部文件 审批 
 相关处室处长 审批 
 1. 张宝荣：行政党务类
2. 曹立国：安全生产类
3. 高瑞明：工会、人事
4. 韩志进：技术工艺
5. 王智远：设备类
6. 杜秀英：财务类 审批 
 总经理:张会周 审批 
 秘书：张雅斌、庞思颖 分发 
 OA用户 传阅 
 秘书：张雅斌、庞思颖 存档 

5.3  公文档案管理
根据调研情况，划分如下公文档案分类
 

六、知识管理
6.1  文档权限描述
A、集团文档管理专人负责、专人管理维护；
B、各单位文档由单位文档管理员负责管理、维护；
C、各部门机构的文档资料由单位文档管理员来负责将文档授权相关人员管理、修改、删除、增加等，单位文档管理员有各部门文档资料的所有控制权；
6.2  文档应用结构
 
七、公共信息
7.1  应用描述
建立日常公告通知发布区，实现公司日常事务性公告通知的及时送达;
建立公司制度公示区，公布公司各项制度，并通过公告查看统计功能保留查看记录，确保每一个人都知晓公司的规章制度;
建立合理化建议讨论专区，职工园地专区，实现下情上达，丰富职工生活。

7.2  应用栏目
     
序号 栏目名称 说    明 栏目类型 授权范围
1 公司行政公告栏 公司日常性、重大事项通知、行政公告 单位公告 杨德华（行政部）
2 人事公告栏 新员工入职，新人事制度公告 单位公告 
3 财务公告栏 财务相关公告 单位公告 
4 财险公告栏 财险部相关公告 单位公告 
5 供应商发展中心公告栏 供应商发展中心相关事务公告 单位公告 
6 IT公告栏 信息建设相关事务公告 单位公告 
7 审计法务部公告栏 审计法务部相关事务公告 集团公告 
8 市场品牌部公告栏 市场品牌部相关事务公告 集团公告 
9 寿险部公告栏 寿险部相关事务公告 集团公告 
10 公司要闻 公司重要新闻 单位新闻 
11 业务战报 业务信息公布平台 单位新闻 
12 机构快讯 下属机构的信息公开 集团新闻 
13 人物报道 公司领导、员工先进事迹报道 集团新闻 
14 心得感悟  单位讨论 
15 经验交流  单位讨论 
16 市场动态 行业信息发布，为销售业绩提高支持 集团讨论 
17 媒体关注 媒体报道信息记录 集团讨论 
18 财务知识相关意见征集栏 财务知识学习、意见收集专栏 单位调查 
19 市场品牌交流栏 市场品牌信息讨论专栏 单位调查 
20 信息系统疑难咨询 华康公司各业务信息系统答疑 集团调查 

   
八、其它应用
      
序号 应用内容 应用情况 备注
1 盖章应用 电子印章共XX个 
2 关联系统 内部网站、业务系统XX个 
3   

九、总结与实施建议
     
建议一、基础应用阶段：事务过程控制、监督管理（日常信息发布，日程计划事务的管理，重点核心流程审批，日常工作沟通协作，知识的管理，建立《OA管理制度》，实行《OA绩效考核机制》，应用时间周期在6个月左右）
建议二、深化应用阶段：（公司流程全面推广，OA功能全面深入应用）
建议三、以深圳总部为实施地点；
建议四、建立各部门的关键成员。