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1、概述

1.1、编写目的

• 明确软件开发的目标和任务；
• 界定软件开发的功能和性能需求；
• 便于用户、分析人员和软件设计人员进行理解和交流。

用户通过需求规格说明书，即可初步判定目标软件能否满足其业务需求，设计人员将需求规格说明书作为软件设计的基本出发点，以程序实现满足客户需求。
本文档内容一旦双方确认，将严格遵照执行，对开发成果交付前出现的新需求或需求变化，如果不属于核心业务流程或关键功能、且不影响项目上线，都必须暂缓处理，待交付后进行补充开发，确保开发计划不受干扰，保证开发工作的连贯性和流畅地执行；对于必须满足的新需求或需求变化，要求必须以PCR的形式进行变更申请和审批，经双方项目经理审批签字后方能提交研发进行开发。
 

1.2、本说明书预期读者

• 项目经理
• 系统规划师
• 需求设计师
• 系统设计师
• 软件开发工程师
• 软件测试工程师
• 实施顾问
• 相关管理部门的领导
• 关键用户

在审核确认本文档前，确认相关成员都已经充分了解翔天实业项目背景，以及泛微协同办公软件的其它标准功能。
 

1.3、需求目标（范围）

本需求说明书。
 

2、整体业务描述

2.1、应用场景说明

1）应用场景
在客户日常工作中，主要存在以下两种费用借款和费用报销方式，一种是员工借款及报销，另一种就是供应商预付款及报销（付款）。客户现场办公，相对于其他公司有一个不同之处，虽然他们是同一个财务部，但是他们分别处理两个公司的财务信息，所以，在流程中需要体现两个财务部。
员工在出差、日常办公过程中，会存在临时借款事宜，员工需要通过员工借款流程，进行借款，借款时，需要记录借款财务部、借款项目、借款币别、借款金额，以便于后续进行统计分析。员工借款之后，需要通过费用报销流程进行费用抵扣或者报销。其中，与员工借款相关的流程有：CW05_员工备用金借款申请流程；与员工报销相关的流程有：CW01_业务招待报销申请流程、CW02_差旅费报销流程、CW03_日常费用报销申请流程。
供应商在日常合作过程中，会存在预付款（借款）事宜，此时，需要公司内负责相关供应商的业务员，通过供应商借款流程，进行供应商预付款（借款）事宜，在进行预付款时，需要记录借款财务部、借款供应商、借款工厂、借款币别、借款金额，以便于后续进行统计分析。供应商借款之后，需要通过费用报销流程进行费用抵扣或者报销。其中，与供应商预付款（借款）相关的流程有：CW09_供应商借款申请流程；与供应商报销相关的流程有：CW04_公司统一结算费用报销申请流程、CW06_与订单相关费用支付申请流程、CW07_货款支付申请流程、CW08_进口货款支付申请流程。
2）解决问题

• 规范财务报销相关补贴标准、住宿标准等，直接通过系统进行标准跳转；
• 借款时，记录相关员工、供应商的借款信息，并进行累计；
• 报销时，显示员工、供应商未还的借款信息，并进行扣减。

3）预期达到效果

• 出差补贴，直接通过系统维护的标准进行计算，减少人工输入错误；
• 住宿标准，直接通过系统维护的标准进行自动跳转，作为流程审核的依据；
• 借款信息，通过明细表进行员工、供应商借款信息初始化，通过借款流程进行借款金额累计，作为员工、供应商报销时，进行借款信息显示来源以及流程审核的依据；同时，方便客户财务部随时查看相关人员或者供应商借款金额，并进行相关统计分析；
• 报销信息，通过报销流程进行借款金额扣减，同时，方便客户财务部随时查看相关人员或供应商报销信息，并进行相关统计分析。

 

2.2、系统现状

1）字段联动
系统中自带的字段联动功能，可以实现出差补贴、住宿标准的自动跳转功能。
2）流程出口的附加规则
系统中自带附件规则中，通过二次开发，编写流程提交、扣减、退回等相关Action，并在相关流程出口附件规则中进行关联，可以实现借款信息累计、报销信息扣减功能。
 

2.3、参考文档

有助于客户化开发的相关参考文档，包括类似相关开发案例等等。
 

 

3、客户化开发方案

3.1、差旅费报销申请流程开发需求

3.1.1、需求描述

1）、出差补贴根据出差区域自动跳出补贴标准，系统根据填入的出差天数，自动计算补贴金额！
出差补贴：
杭州市区 0； 杭州周边 10；省内 20；省外及温州 30；出境（含港澳台） 200；参展 100；
公司福利性活动 0；
 
2）住宿标准，根据住宿区域自动跳出住宿标准，以供后续审批参考！
住宿标准：
沿海省会城市 200；内陆县市 150；
 
3）从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

差旅费预支信息
序号	币别	借款余额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.1.2、实现方式

1）针对出差补贴、住宿标准，分别创建明细表，用来维护出差补贴、住宿标准，然后，通过字段联动的方式，在流程表单中，自动跳出相关标准金额；
2）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。
 

3.1.3、界面示意

标题

紧急程度

流程编号

申请时间

申请人

费用承担人

申请部门

费用承担部门

大部门

发票编法

币别

报销财务部

差旅费报销信息

出发

到达

车船费

补贴

住宿费

其他费用

出发日期

出发地点

到达日期

到达地点

交通工具

单据张数

金额

区域

日补贴

天数

金额

住宿地

住宿标准

天数

金额

项目

金额

合计（小写）

合计（大写）

差旅费预支信息

序号

币别

借款余额

本次抵扣金额

金额小计

审批意见

部门经理审核意见

会计审核意见

财务经理审核意见

总经理审批意见

 
 

3.2、日常费用报销申请流程开发需求

3.2.1、需求描述

1）、从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

日常借款信息
序号	币别	借款余额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.2.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.2.3、界面示意

标题								紧急程度
流程编号					申请时间
申请人					费用承担人
申请部门					费用承担部门
大部门	郭总/陈总/方总/总部门				发票编法			无/枚举！！！！出纳、会计可修改
币别	RMB/USD/EUR/GBP/ JPA/AUD/CAD/HKD/BDT				报销财务部			翔天实业/中天行财务（互指！！）
日常费用报销信息
发生日期	报销内容					单据张数			金额		备注
合计（小写）
合计（大写）
借款信息
序号		币别		借款余额			本次抵扣金额			金额小计
审批意见
部门经理审核意见
出纳审核意见
会计审批意见
总经理审批意见
出纳支付

 

3.3、员工借款申请流程开发需求

3.3.1、需求描述

1）、从员工借款流程中读取该员工的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

已借款信息
序号	币别	借款余额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.3.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。
 

3.3.3、界面示意

借款人						申请部门
用款用途						币别
借款金额（大写）						（小写）
还款日期
备注
已借款信息
序号		币别		借款余额	本次抵扣金额		金额小计
审批意见
部门经理审核意见
出纳审核意见
会计审批意见
总经理审批意见
出纳支付

 

3.4、公司统一结算费用报销申请流程开发需求

3.4.1、需求描述

1）、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

供应商预付款信息
序号	供应商	工厂	币别	预付款金额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.4.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.4.3、界面示意

用款用途

币别

收款单位全称

用款方式

账号

开户银行

预付款金额

合同号

公司统一结算费用报销信息

发生日期

费用承担部门

费用承担人

金额

备注

合计（小写）

合计（大写）

审批意见

序号

供应商

工厂

币别

预付款金额

本次抵扣金额

金额小计

部门经理审核意见

出纳审核意见

会计审批意见

总经理审批意见

出纳支付

 

3.5、与订单相关费用支付申请流程开发需求

3.5.1、需求描述

1）、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

供应商预付款信息
序号	供应商	工厂	币别	预付款金额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.5.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.5.3、界面示意

标题

紧急程度

流程编号

申请时间

申请人

申请部门

币别

RMB/USD/EUR/GBP/ JPA/AUD/CAD/HKD/BDT

报销财务部

翔天实业/中天行财务（互指！！）

用款用途

收款单位全称

用款方式

账号

开户银行

预付款金额

合同号

费用支付信息

发票号

摘要

数量

单价

金额

费用承担部门

费用承担人

备注

合计（小写）

合计（大写）

供应商预付款信息

序号

供应商

工厂

币别

预付款金额

本次抵扣金额

金额小计

审批意见

部门经理审核意见

出纳审核意见

会计审批意见

总经理审批意见

出纳支付

 

3.6、货款支付申请流程开发需求

3.6.1、需求描述

1）、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

供应商预付款信息
序号	供应商	工厂	币别	预付款金额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.6.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.6.3、界面示意

用款用途

币别

收款单位全称

用款方式

账号

开户银行

付款日期

合同号

货款支付信息

发票号

摘要

数量

单价

金额

备注

实付合计金额

（大写）

（小写）

供应商预付款信息

序号

供应商

工厂

币别

预付款金额

本次抵扣金额

金额小计

审批意见

会计审批意见

总经理审批意见

出纳支付

备注

 

3.7、进口货款支付申请流程开发需求

3.7.1、需求描述

1）、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

供应商预付款信息
序号	供应商	工厂	币别	预付款金额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.7.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.7.3、界面示意

用款用途

币别

收款单位全称

用款方式

账号

开户银行

付款日期

合同号

货款支付信息

发票号

摘要

数量

单价

金额

备注

实付合计金额

（大写）

（小写）

供应商预付款信息

序号

供应商

工厂

币别

预付款金额

本次抵扣金额

金额小计

审批意见

会计审批意见

总经理审批意见

出纳支付

 
 

3.8、供应商借款申请流程开发需求

3.8.1、需求描述

1）、从供应商借款流程中读取该供应商、工厂的相关借款信息，借款内容显示如下所示：

供应商预付款信息
序号	供应商	工厂	币别	预付款金额	本次抵扣金额	金额小计

 

3.8.2、实现方式

1）针对员工借款信息，创建明细表，用来维护员工借款信息，同时，将明细表与员工借款流程通过Action相关联，每次员工借款之后，将借款金额累计在相关记录中；然后，员工发起差旅费报销时，通过Action及表单信息，自动读取该员工的相关借款信息。

3.8.3、界面示意

供应商

申请日期

出口公司

付款用途

付款金额

（小写）

币别

汇率

付款金额

供应商预付款信息

序号

供应商

工厂

币别

预付款金额

本次抵扣金额

金额小计

审批意见

部门经理审核意见

出纳审核意见

会计审批意见

总经理审批意见

 

4、开发方案总结

此客户化开发方案作为协同办公系统客户化开发的指导文档，后续将按照此客户化开发方案进行具体的开发工作，当然后续还会有新的需求变动要求，细节的微调可在开发过程中及时纠正修改，其余需求将在系统验收后进一步优化中考虑，以便于后续项目的顺利推进。
 

5、开发工期评估

需求	需求概述	实现难度	实现工期
3.1、          差旅费报销申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.2、日常费用报销申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.3、员工借款申请流程开发需求	详见需求分析	中	0.5人天
3.4、公司统一结算费用报销申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.5、与订单相关费用支付申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.6、货款支付申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.7、进口货款支付申请流程开发需求	详见需求分析	中	1.0人天
3.8、供应商借款申请流程开发需求	详见需求分析	中	0.5人天
实现工期合计			7人天