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MIS功能点需求分析（技术规范）
生产型企业OA办公系统软件管理以项目为中心，所有过程均围绕项目开展。

1基础功能

1.1人力资源管理HR（请休假等）

首先将HR系统的人员岗位、工资福利绩效等信息同步到MIS系统中；
人员信息查询及个人信息更新申请流程；；
工资福利绩效查询；
人事管理（人员需求申请审批流程、人员新增、人员异动审批流程、劳动合同到期通知、劳动合同续签申请审批流程、人员退出（退休、合同到期不续聘、开除）申请审批流程、员工转正申请审批流程）；
培训（人力资源部考虑）；
考勤管理（请休假申请审批流程）；

1.2设备管理

设备台帐查询（CMA计量仪器管理）；
设备折旧率维护；
安全工器具的管理（定期检测）（不属于固定资产也要入项）
设备档案与使用（设备档案维护、设备使用查询、使用率查询、借用记录）
计量设备（周检、检测费用）
帐外资产入账
仪器设备调拨（查询、审批）
设备修理（审批、验收）
仪器设备报废（审批、查询）

1.3客户管理CRM

客户信息查询；
录入项目意向时，自动关联客户信息；
新增客户信息：包括企业基本信息、联系人信息、信用等级。
客户的评价：将该客户关联的合同按照客户归口，对客户的合同、收款情况进行统计分析，对客户信用评级、客户重要性分级。
客户的维护：客户信息的更新。

1.4供应商管理

供应商基础信息管理
供应商分级管理（可以针对不同级别供应商，支持相应的采购政策）

1.5知识管理

对项目生成的方案、报告等文档进行查询功能；

1.6公文及签报等管理（与档案管理做接口）

1.7内部邮箱功能

1.8会议功能（会议时间列表等信息）内部会议、外部会议、会议室管理、会议纪要管理、会仪报销流程及成本核算。

1.9预算管理

项目预算的编制和审批（预算项目进行分类，分为要下达到部门的，不下达部门的）；
部门月度预算的制定、申报；
公司月度预算的汇总及调整；
公司年度预算的制定；
公司年度预算的控制与预警（预算中有机动预算调整机制。预算与实际成本发生数进行跟踪，到一定比例时报警提醒）
公司年度预算的调整
预算的分析和查询

1.10经营分析

对公司合同类项目的合同签约、开票、收款、成本开支、预算执行等进行多维度分析。分为部门级、公司级各类层级经营分析。报表、饼图等各种形式展示。
系统能实时监控、检查公司所有项目计划执行情况，发现严重超过计划的项目将自动进行预警。

1.11论文、科技成果及知识产权管理

论文、科技成果及知识产权申请审批流程；
信息录入、查询；

1.12后勤管理（物业管理报修申请审批流程）

1.13信息系统维护管理（申请审批流程）

1.14印章管理（包含介绍信管理）

1.15新闻稿审核管理

1.16公司新闻内容展示管理

1.17公告管理

1.18规章制度管理（审核、发布、修订）

 

2项目立项

项目分类：合同类项目（是否跨部门合作）、指令性任务、管理项目、内控科技项目、内控技改项目；

2.1合同类项目：

• 得到市场信息后、由业务部门填写合同意向，填写合同评审,逐级审批评审，确定是否可以承接。（其中涉及客户信息部分，参见CRM模块）；
• 报价管理：意向录入时同时触发报价管理，根据标准项目或者人工进行报价核算，计划经营部核价。报价基础数据与合同计划人工、预算等相关联。

报价基础库的维护：基本信息标准项目的代码、说明、价格、计量单位等。包括基础库的增加、删除及变更
人工报价：基本人工的申报、差旅、外包、设备、会议等费用的预估、财务费用核算
组合报价：标准项目与人工报价组合报价，并生成对外报价模板
报价审批：部门报价，逐级审批。
报价审批后，商务洽谈信息记录，确定最终成交价与折扣比例后对原始报价中预算人工等进行自动核定，作为合同预算的基本依据。

• 合同管理：意向录入审批后，进行商务谈判，客户确定签订合同的进入合同管理流程，由项目负责人录入合同及技术协议（包括项目预算），进入审批、审计流程，合同审批时，将初始报价单信息带入合同预算信息，作为审批依据之一。批准后则与客户签约。如果客户尚未确定签订合同，而具体工作必须开展，则公司评估后转入虚拟合同，合同签订完成后转合同或不能签合同的转终止。

合同信息：合同基本信息，合同分类（业务二级目录、重要性分类），合同文本及技术协议等可以附件方式体现。
合同变更终止：合同信息变更后按照原合同审批流程重新审批
开票申请：根据合同开票信息及合同状态，提醒开票(待办任务)，并按照申请、审批、财务执行流程开票、收款。可以根据设定条件自动触发开票申请。
合同完成：是一个大流程，合同完成的标志应是所有子项目均已完成。
合同状态：意向、报价、合同编制、审批、合同执行（关联项目状态信息）、合同完成。
合同流程中：要加入投标流程。

2.2指令性任务：包括生产指令性任务、费用管理指令性任务。由计划经营部下达，经过各级审批后由部门承接。

2.3管理项目：与指令性任务类似，由综合部或者计划经营部下达。

2.4内控科技项目：由业务部门填写科技项目申请，编制可行性研究报告（根据格式），经各级审批。

2.5内控技改项目：如何考虑？（由计划经营部考虑）

 

3项目执行

3.1项目计划书管理

1. 项目成立后，由计划经营部根据项目的性质（如果是跨部门合作项目则生成子项目），下达分拆任务（下达给项目总负责人）；
2. 项目总负责人接到分拆任务后，新建子项目（子合同），对项目任务、进度、费用、子项目负责人进行分解，进入确认流程；确认后到计划经营部；主体项目由负责部门承接，子项目由各参与部门承接。
3. 计划经营部根据项目性质、金额、重要性等指标，选择是否需要项目计划书，下达编制计划书任务，进入项目负责人待办任务；如果是跨部门合作项目，下达子项目计划书，审批流程增加一个项目总负责人的确认节点。项目负责人根据项目要求编制相应的项目计划书及预算。不同项目类型有各自计划书模板及节点要求。经批准后的项目节点根据时间自动提示各责任人应完成的工作。

 
注：任务单如何考虑？

3.2项目进度管理

1. 项目进度跟踪（甘特图或节点图展示），主要基于项目节点考核，初步按照项目前期准备、现场实施、数据处理及报告编制、项目报完工、项目结项几个节点设置（不同类型项目有不同节点要求）。每个节点对应不同的条件，仅当所有条件均已提交，该节点才完成，进度百分比自动生成。
2. 项目进度节点预提示：（譬如提前一周提示需要开展的工作：项目方案提交、现场工作开展、出厂验收、报告提交，开票等）；
3. 项目工作内容、工作量及进度汇报：首先每月定期由项目组成员进行汇报，项目负责人汇总后进行项目总体汇报。包括主动汇报、强制要求汇报等各种方式。
4. 项目过程的可查询：方案、报告审批（拟稿、初审、审核、批准、印刷、归档等流程）留下审批记录与日志，相关过程记录汇报（所有相关的出差申请、外包申请、用车申请、会议等）相关记录均汇总到项目执行中，可以点击查询明细，其他记录可以以附件方式留存。
5. 项目变更：包括人员变更、项目计划书变更等，或申请终止。

 

3.3出差管理

1. 出差申请、审批（市内、市外）、查询等功能，市外涉及出差报销，市内（包括市外）涉及交通费报销。
2. 出差报告编写、审批、查询、报销等功能，结合用友生成报销凭证；

 

3.4用车管理

1. 车辆信息管理（车型、状态、车牌、性质、保险、验车等），增删改查；
2. 驾驶员信息查询（来自HR系统）；
3. 从项目发起用车申请，走审批流程，其成本进入项目成本；
4. 用车信息查询、统计、驾驶员出车统计等功能；

 

3.5交通费管理

1. 每月月初，每个工作人员根据系统自动统计上月交通费报销额度，触发生成报销申请，走审批流程，审批结束后自动生成报销凭证（到财务）；
2. 交通费查询功能（工作人员、部门经理两级）；

 

3.6文档管理

1. 拟稿：项目负责人由项目发起新任务（项目或试验方案、需求分析、报告等拟稿）；
2. 审批：项目负责人完成拟稿后，提交，走审批归档、印刷流程；
3. 按文档提交表单信息进行知识分类，并能进行各类知识查询。

 

3.7设备使用管理（分为仪器设备、计量设备、材料）

1. 仪器设备的借用流程：使用人填申请，部门经理批准后，标准实验室经理确认，资产管理员填写mis系统设备出库登记，可将设备的使用信息关联到所对应的项目，便于项目成本核算。设备归还时由标准实验室资产管理员检查，如损坏走设备报修流程，如果完好则设备入库。
2. 设备外借流程：原则上不许设备外借，如确实需要则填写应填写《仪器设备借用表》，由计划经营部批准，贵重设备由分管副总审批。
3. 仪器设备的维修：由责任部门做维修预算，资产管理填写维修单，修理成功后由设备管理员验收，填写mis表单并状态变更。
4. 仪器设备报废：设备资产管理员填写申请，实验室经理审核，计划经营部审核，分管领导审核，总经理审批，3万元以上（含）报送上海电力相关领导。经批准报废的仪器设备报财务部进行帐务处理，同时委托标准实验室集中放置并联系有资质的回收单位进行回收，并填写《固定资产处置清单》。
5. 计量设备校准证书、鉴定合格证书上传mis
6. 计量设备检定证书取回5个工作日内，填写mis系统周检输入。
7. 计量设备的修理：设备资产管理员应填写设备变更申请，标准实验室经理审核，计划经营部批准，修理完成后使用部门应配合标准实验室及时验收若，修理部分与测量有关的需要重新鉴定，设备资产管理员应填写[MIS系统]恢复申请，申请计量器具启用。
8. 计量设备的报废：审批流程与仪器设备报废流程相同。
9. 材料的入库：采购完成后资产管理员进行清点，将发票交给财务部并填写汇款单由财务部进行汇款，确认无误后填写收货单，交实验室经理审核，并交计划经营部经理审批，审批完成后进仓库保管。
10. 材料的发放和领用：在资产管理员完成采购填写后材料变为待发放状态，按各部门申请资产管理人员进行材料发放，申请人收到后须在mis上填写材料领用确认，待财务部结清。
11. 材料库存盘点：设备资产管理员每月月底与财务部根据库存表进行库存盘点，统计月实际用量和库存量，同时给予财务部材料领用清单，盘点结果交至标准实验室经理审核通过后，再经过计划经营部经理进行审批, 确保存货处于最佳库存状态，做到帐、物相符。

 

3.8采购（外包）管理

1. 材料申购

与仓库库存管理关联。申请部门申购，根据库存确定是否需要补充采购，如有库存，则直接领用，如库存不足，转材料采购流程、采购申请、采购审批、采购实施、入库、跟新库存、转领用。

1. 外包服务

申请部门根据预算提出相关申请，事项，拟定的采购方式（单一来源、竞争性谈判、询价等方式），提交相应的资料，部门审批，交计划经营部汇总，统一签报至采购领导小组审批，同意后，进入采购谈判、合同草拟、合同执行、过程控制、付款、结项评价等。

1. 印刷服务

申请、审批、发放、结清、查询。

1. 设备申购（包括车辆）

年度采购计划部门申报，计划经营部汇总编制，上报批准，批准的采购计划下达，分解至责任部门。部门每月采购计划上报，采购方式确定，采购流程审批、采购合同、付款、交货验收-固定资产入账、质保金管理。（仪器设备采购申报流程与项目外包相同，但提交的文件稍有不同）（考虑招标采购信息）。

1. 劳防用品采购管理

由计划经营部发起申请，采购、发放、领用、入库等。

1. 合格供方清单（查询）

对项目外包、材料、劳保用品、安全-移动工器具、仪器设备采购的供应商和各供应商清单，供应商评价（关联供应商资质、采购验收时间、质量数据）。
 

3.9绩效考核管理

1. 项目绩效申报：根据项目核定合同额、进度、成本、开票收款情况等，以及提成比例，对项目绩效进行自动核定，各部门每月根据项目绩效情况对项目绩效进行提取，并分配到所有人员，项目负责人可以直接修改成员申报的绩效，若项目绩效发放已超出预算则系统进行提醒。并且审批不通过。每月申报，计划经营部汇总后，计算管理人员绩效，
2. 项目成员绩效审批： 全公司汇总后上报审批后交人力资源部，由人力资源部报财务部发放。
3. 所有项目可以批量结清（结清即绩效已发放完毕）。

 

4项目结项

4.1结项申请：系统能自动检测必须提交的资料是否提交，前置任务是否完成，只有全部完成才能申请结项。

4.2项目成员评价：对项目成员在项目中的表现给以评价。

4.3结项评审：能根据不同的评审方式进行审批，输入评审意见。对于评审不通过的项目，可以设定一个修改期限，在期限能提醒重新申请评审。

4.4结项状态设置：项目结项评审通过，项目状态为“已完工”，对于“已完工”的项目，月度汇报工作不再进行；

4.5和绩效的关联：所有合同款收到，可申请剩余绩效；

 

5会计管理

5.1成本费用核算

在新的MIS系统里财务核算岗位都要有代办任务提示，有了代办任务提示也就说明这些成本费用前面该走的审批流程已结束，财务可以支付结算了。

5.2库存材料核算

1. 新增  财务部看到购货发票+入库单（或销货单位的销货单）入账   要求入库单能在MIS里生成
2. 领料  财务部看到MIS系统里的领用清单入账  领用清单要求能按项目/部门合并金额。会不会一个项目多个部门都可以发生费用。
3. 月末库存结余  财务部会同材料保管员盘点，要求在MIS系统里生成材料盘点表，盘点表上的金额与我们财务报表上的库存商品相一致。

 

5.3差旅费核算

1. 申请人在MIS系统里填出差申请来回交通工具的时候有选择性按钮
2. 选择火车、长途汽车、飞机、轮船等公共交通工具的，输出外埠差旅费报销单；
3. 选择公司车辆（包括公司租赁车辆）如果去外地的输出外埠差旅费报销单；如果是本地出差输出费用报销单。本公司驾驶员和租赁车辆的驾驶员根据MIS申请人填写的信息如：“某地到某地”报销路桥费、停车费等；
4. 选择自驾或自行外出（本地出差）输出费用报销单（报销80元/天）；

 

5.4合同开票

在合同管理里能填写合同项目竣工验收单/合同项目进度确认表。计划经营部合同管理岗位根据此表核准申请部门激活“合同登记卡”按钮。
合同登记卡  是否能作为合同录入的子表格，委托单位、委托业务类型、委托内容、合同金额、委托单位开票基本信息、开具什么种类的发票（开专用发票需提供增值税一般纳税人资格）都作为做合同时的必填项目，以后到要发票的时候就不需要申请部门再填合同登记卡了，此卡自动生成开票的基本要素，只需填本次开票的金额，申请部门打印输出后前来开票。
开票情况： 开票日期  发票金额  发票标号
到款情况： 到款日期  到款金额  到款方式
收入确认： 预收账款
先分系统内和系统外                                      
然后分别分销售收入（17%）、技术开发收入、技术服务收入（6%）                           再在技术服务收入里分提供的是专用发票还是普通发票
              营业收入
先分系统内和系统外                                      
然后分别分销售收入（17%）、技术开发收入、技术服务收入（6%）                           再在技术服务收入里分提供的是专用发票还是普通发票
根据开票与到款之间的差额生成应收账款表格并具备账龄分析功能， 能定期提交给申请开票部门经理有多少笔应催款，计划部市场主管、计划部经理、分管领导、财务部有查询应收款功能。每年生成企业询证函，特别是有争议的应收款一定要询，必要时经办人亲自送达取回询证函。
坏账核销申请  申请部门填申请，说明理由，走相应的流程。
合同开票模块里应具备相应统计功能如下：按委托单位统计、按业务类型、按系统内外 确认的收入与预收。

5.5项目管理

1. 计划经营部需要部门填项目进度
2. 财务部根据项目进度进相应的项目成本费用：差旅费、材料费、交通费、会议费、外包费。每个项目在订立时需预计成本费用总额。项目核算可以根据完工百分比法确认合同收入和成本费用。合同完工进度可以按累计实际发生的合同成本占合同预计总成本的比例、已经完成的合同工作量占合同预计总工作量的比例、已完合同工作的测量等方法确定。需大家讨论后确定核算方式。

5.6人工成本

1. 人工成本主要包括：工资、社保金、福利费、工会经费、教育经费、劳动保护费、辞退福利、劳务费用及其他人工成本构成。
2. 工资包括：

5.6.2.1基数工资 ：  岗薪工资、绩效工资（预发绩效、年功工资、加班工资、考核绩效及其他调整）、补充公积金。

5.6.2.2单列福利补贴：交通费、饭贴、通讯费。

5.6.2.3年金3.33%。

1. 按成本性质分类：

5.6.3.1固定：岗薪工资、绩效工资（预发绩效、年功工资、加班工资）、社保金、基数工资中补充公积金返还、单列福利补贴、年金3.33%、辞退福利。

5.6.3.2半变动：、福利费、工会经费、教育经费、劳动保护费。

5.6.3.3变动：奖金、劳务用工费。

1. 如何分摊人工成本

各项目在建立时，项目经理应填写该项目预计人工成本总额。
     半变动人工成本可以设一个固定比例，例如：以收入为基础确定（岗薪工资占10%、 绩效占20%、），以岗薪工资及绩效工资为基础确定（福利费为工资10%、工会经费为工资2%、教育经费为工资2.5%、劳动保护费1%、劳务费用2%）。 当月可按照收入完工比例乘以预计人工成本总额来最终确认当月以上所述人工成本。
      固定、半变动人工成本需计划经营部及人力资源部共同完成摊销工资计入当月确认收入的项目中。