OA办公自动化系统的调研成果及需求分析

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OA办公自动化系统的调研成果及需求分析
调研访谈成果
高层访谈纪要
　　　说明：针对总经理郭俊峰、总经济师耿书文、副总经理耿树林、质量管理部何晓光的访谈整理。
人员 现状 期待 重点
郭俊峰 在人才建设方面：尊重人才、尊重知识、尊重贡献、公平公正。同时XX更关注人才的创新能力。借用周朝商汤王的话：“苟日新，日日新，又日新”。
XX倡导的企业文化：家文化（快乐工作，健康生活）。
在XX要快乐工作，首先要能使用XX的工作要求，如果每天都处于工作压力很大的情况下，那就要考虑工作方式或者个人能力的问题。
针对个人的工作成果考核，XX注重精细化的绩效考核以及正向的激励制度。 XX知识管理体系建设，关键要注重三个方面：
1) 观念：意识的改变，从被动分享转向主动分享；
2) 方法和手段（信息化平台、项目推广的方法，从业务流程和生产过程中把知识沉淀下来）；
3) 机制（知识管理相关的组织、管理制度、激励机制等）
泛普OA软件的建设原则：
1) 知识产权原则（我们完全可以推行一种方式，按照个人命名。XX知识库：**人方法，**人案例。知识库是永恒的。）；
2) 知识共享原则（专家是否愿意分享，愿意分享的是否有相应的平台和机制支撑）；
3) 安全的原则（知识文档需要分组分类授权，可以考虑区域安全加密）；
4）2/8原则：80%的业务依靠知识库支撑，20%的业务依靠专家支撑。综合素质不错的硕士毕业生可以通过参考知识库完成80%的工作，剩下的20%的核心内容通过专家指导完成，我们可以把它理解为XX知识管理的“28原则”。要完成这个设想，“专家、知识库、机制”是体系建设的三个支柱。 知识库的建立就是咨询理论积累和咨询方法的创新（效率高、质量好、为咨询理论奠定基础），对于知识库的要求：
1) 使用的便捷性，让用户有依赖；
2) 保证知识库的不断更新；
3) 每个人要懂得知识库的使用方法。
耿树林 目前的知识管理还属于初步阶段，都存在各个部门，仅是师带徒的体系。 1、OA自动化办公系统建立知识管理系统，实现知识推送的同步性和即时性。
2、知识点提炼归纳（先识别知识，确认核心知识点），检索使用快捷方便。
3、目前部分员工可能有专家思想，觉得关键时刻没有我不行。培养人员知识分享的积极性，设定相关的激励制度，有些知识的共享属于公司强制要求。员工在工作过程中产生的知识是公司的财富。针对知识管理激励措施方面，可以先试行一段时间搞评比，对于推行效果不是很好的，可以考虑与部门先进没有资格挂钩。
4、通过人员工作时间的合理利用，项目压力可以适度减小。有些短平快项目的成果提交可以适当滞后，这样可以和项目工作错开，避免工作量过于集中。如果经过事实检验，工作确实过量，可以考虑增加相关人员。针对部门是否需要设置知识管理专岗，这个由于部门的管理方式和体系不同，按各部门根据实际情况自己决定。 知识管理工作开展要点：知识提炼和归纳、全员的认知、知识积累和分享的自觉性、使用上快捷方便。

人的风险，入口（知识的积累方式）要比较方便，知识的归纳（例如多维度属性），应用的便捷性和使用性。
耿书文 咨询公司是智力服务，XX有30年的积累，希望知识可以传承，希望每一个在XX服务过的人，都可以留下有价值的知识。通过不断的积累、总结，建立XX的自有知识体系、知识观点和工作方法。 1、知识是多种多样的，存在于所有类型的工作中。包括项目的优秀成果，研究的成果，组织过程中的制度、方法、手段，对某些行业的法规、政策等。建立有XX特色的有体系的知识库。另外，例如：沙龙制度、研讨会等过程和结论也是有价值的知识点。
2、知识库对外一定要保密，内部范围可以相对宽松，因为各业务部门的工作存在交叉，但是可以通过授权或者审批的通道。
3、搜索引擎，希望搜索的结果更加精确。
4、异构系统和知识库的交互，无论是知识积累还是利用都希望通过日常工作可以完成其中很大部分，这也是知识库实用性的体现。
5、知识输入的入口需要更加容易，主要体现在软件工具的便捷性和易操作性上，尽量不要让工作人员因为这样的原因对知识积累失去兴趣。
6、每个部门都需要配置知识专员，根据不同部门的人员配置和知识管理工作量，有的部门需要专职的，有些部门目前可以是兼职的。
7、知识库的建设期的需要一些引导，对需要业务部门完成的任务进行分解，使目标更加清晰明确。 必须使用方便、界面友好，美观不是最重要的，实用才最重要。第一阶段建立知识库框架，通过不断的维护和提升，一方面在日常工作中自动抓取，另外一方面也需要人为的整理。在这个阶段，习惯性养成是最为重要的。
何晓光 对于咨询公司来说，知识和经验就是最大的财富。很多需要经验来判断的知识借助专家的力量，而相对固定、可以复制借鉴，对未来工作有帮助的知识就需要知识库来帮助积累和便捷利用。 1、 显性知识：这部分相对容易，目前已成型的知识，可以在工作中便捷的查询和有效使用。在流程过程中，可以在工作节点推送（根据排序或频度等手段）。在业务流程流转中，采集的便捷性，不需要额外工作，另外可以设定权限的归属。参考性知识上传和分享可以对内公开，指导性知识或特殊知识上传和分享需要审核。
2、 隐形知识：这部分相对困难，包括专家意见的反馈，问答库的建立，还有点对点问题交流后的沉淀。另外类似专题会议讨论，比如专家研讨会，在会议上专家可能提出一些解决问题的方案和办法，但是对于这样的知识，是需要结合当时的场景以及业务背景，那么记录时，场景的描述也非常重要。
3、另外对于很多研讨会议，可能通过多次会议才能形成最后的定论，仅仅看最后的结果并不能了解是如何形成的，那么整个系列会议过程留痕，方案演变过程的记录也是必须考虑的。
4、知识库是一定要和业务流程结合在一起的，只有在业务过程中实现对知识的积累和应用，才能显示出知识库的高效和价值，但是目前正在进行业务流程梳理，业务系统会相对滞后，因此知识库与流程的结合需要放在稍后的阶段才能实现。
5、对于知识库里的知识不希望下载，在线看就可以。
6、历史文档需要梳理，把核心关键点整理出来，批量整理、上传的工作量比较大，需要考虑通过转换工具或插件来实现。尽量将使用时会遇见的问题点考虑到，在知识库建立的时候一并解决，避免上线后因为某些操作问题导致用户对知识库失去信心。
7、项目过程中的数据积累，便于各种维度的统计分析，数据可以来源于业务系统，所有的知识积累和创造都来源知识库。
8、对于显性化的隐形知识，更多的可能是非文档型，并且相对分散，在日后工作中使用时，检索的便捷性就尤为重要，那么就需要考虑知识输入的规范性，比如规范化的关键用语等。 泛普OA打通知识库与业务流程节点最关键！第一步建立知识管理框架和制度，第二步实现知识库和流程节点的衔接。当前的任务是尽量积累，丰富知识库，当流程梳理完成之后再做对接。2013年完成一部分业务知识架构，2014年上半年其他业务部分完成，通过2014年下半年积累，2014年底开始打通知识库与业务流程节点。