如何进行信息化OA办公系统的建设？

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

  项目管理办公室要明确方向，做好信息化项目群的管理，逐步建立起项目管理体系，提高项目的管理能力，逐步增加管理职能，向更高一级的项目管理理办公室努力，保证项目的顺利完成和增值。全面信息化设置项目办公室对项目进行支持和管理，对项目实施起到重要促进和保障作用，目前信息化进入二期推广和一期功能增强阶段，从项目范围、数量和团队人数方面都成倍增加，如何继续发挥好项目管理办公室的作用，是我们需要思考的重要问题。

项目管理办公室在前期项目中起到重要作用。首先在项目服务和协调方面，从项目人员用车、用餐、住宿、通讯等方面提供有力的保证；从人员、办公场所、物品、工具等方面起到重要作用。其次，在日常管理方面起到重要作用，在项目收发文、考勤考核、会议管理、活动管理、办公场所管理方面做了大量工作。第三在项目的管理方面，完成了计划的协调、汇总与沟通，项目方案制定与推进，既定事项跟催，项目文档管理、项目宣传等工作。

   从这些方面来说， 项目管理办公室比较合格，也取得良好效果。随着项目的升级，信息化二期项目ERP和CCS系统分别涵盖各业务模块功能增强开发和7个试点企业的推广工作，工作面成倍增加，这些都对项目办公室提出了更高要求。集团总部及其他产业集团、成员企业对项目管理办公室也提出项目管理指导和支持方面的多方面需求。鉴于此，信息化项目管理办公室不能再局限于对单个项目支持和管理作用，应面向多个项目，加强对多个项目的管理与控制。需要在以下方面进行提高。

  1、项目程序和工作的标准化，加强单个项目管理和控制。

   项目办需要梳理从项目的启动，计划实施，控制，验收整个过程的流程，对项目中使用的工具和模板进行统一整理和优化，总结以往项目知识和经验确定各项活动的标准和关键控制点，使项目能够实现规范化管理。对单个项目加强管理和控制首先从对项目的计划和控制入手，重点检查项目是否按项目主计划在执行，关注项目工作中出现的问题，及项目需要协调的资源，并对项目关键工作的质量进行把关。如果说我们在试点阶段的项目管理是摸着石头过河，那么在推广中，要实现规范化管理和有效控制。

   2、资源的配置和内外协调。

   合理规划配置项目资源，重点关注关键资源，避免出现资源冲突。作为信息化项目最关键的资源是顾问和业务人员，确定各类人员在项目过程中的需求量是资源配置的首要工作。其次是项目组织的会议安排，项目各方领导时间的统筹安排，其它还有一些会议室、培训教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好资源配置同时还要注意内部各组之间的横向接口和协调，要建立整体观念，实现各组的协同管理，建立沟通机制，使项目部人员能够在理念、行动方式、沟通方面顺利畅通。事实证明，多数的问题出现在接口处，因此项目办要加强各模块及各组之间接口处的管理。与外部的协调方面，项目办要做好与项目相关各级领导沟通，做好与企业的各个职能部门的协调，做好合作伙伴以及其他的相关企业的沟通，争取对项目的理解和支持，推动项目工作顺利进展。

  3、重视项目管理方法指导，加强知识管理。

   项目办要指导和推动各成员企业项目的开展，总结实点单位项目管理的整个过程，协助企业进行制定项目总体计划，指导项目管理工具和模板的使用。项目办要加强知识管理，整理和优化项目管理知识和技能，减小后续项目的风险，提高项目执行效率，同时也可以为其他产业集团信息化提供借鉴。事实证明，一个项目的知识积累量占总知识量的70%，在知识转移中逐步沉淀，真正能在下个项目中使用的只有25% ，项目的知识管理需要项目办做好每一个环