项目管理办公室OA办公系统建设的三阶段

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

OA办公系统，即项目管理办公室，是项目型企业中管理和协调项目的机构。我国目前的软件企业，以中小型企业居多，而这些企业中，又以项目型企业居多。中小型企业，是指50人以上，300人以下的以软件或系统集成为主业的企业。这些企业是最需要提高项目管理水平的，而往往这类型的企业，又是最缺乏项目管理的。那么，如何建立企业自身合适的OA办公系统呢？以下是笔者的工作总结供大家分享。

第一阶段，提出概念，成立组织。

　　万事开头难，很多组织结构的改革由于面临着权力的重新分配而困难重重。如果我们一开始就要建立一个全面管理项目的OA办公系统，恐怕会遭到大家的一致反对。而且也没有那么多的合格的项目经理来让大家信服。所以，应该低调开始，提出建立OA办公系统的概念，把OA办公系统建立起来再说。此时的OA办公系统，不干涉任何项目，也不需要增加人员，而使用现有人员兼职。这样，阻力会非常小，那此时的OA办公系统，又有什么用呢？

　　首先，OA办公系统统一大家的对外文档模版，下发给各部门，所有的对外文档，在交付客户的同时，都要由OA办公系统存底备份，这样，会对以后规范项目流程打下坚实的基础。

　　其次，组织培训，财务比较宽松的公司，可以请专业的讲师对目前实际担任项目经理工作的人员进行培训，财务相对紧张的公司，可以找本企业项目管理实际经验丰富，理论也较强的员工对其他人进行培训，这样，可以提高全体的项目管理水平，同时，为OA办公系统下一步发展在思想上铺平道路。

　　再次，核算项目成本，注意，此时仅仅是核算，而不是对项目进行考核，对项目考核可能每个公司都有考核方案，不要随便改变，这里，仅仅是对项目真正的成本和收益进行核算，总结出核算办法。

　　通过这个阶段的OA办公系统运作，至少可以产生几个方面的影响，文档齐全并且不怕人走把知识也带走，大家的项目管理水平有了提高，总经理能够了解到项目的成本和效益。

　　这阶段的OA办公系统，经理最好由总经理或总工担任，人员可以抽调原有的行政人员负责文档收发、保存等工作，抽调项目管理水平较高的人员进行模版制作，培训，成本核算等工作。此时，OA办公系统虽然已是正式机构，但没有正式人员，也无所谓办公场所，条件简陋，但可以让大家感觉到他对公司的项目起到了一定的作用。容易获得大家的支持和认可。有些规模较小的公司做到这一步其实就可以了。

　　第二阶段，建立项目管理流程，监控及辅助项目进行。

　　有了第一阶段的基础，OA办公系统就可以进入第二阶段。这时，应该建立相应的办公场所，固定部分办公人员，由于中小型企业中熟悉项目管理的人员较少，而且往往都担任着重要职务，例如技术部经理或市场部经理等，或者在管理着比较重要的项目，所以，此时不能将他们变为OA办公系统的固定人员，而应该让他们继续兼职但实际是OA办公系统的核心人员。

　　在这一阶段，OA办公系统的主要职能包括以下几个方面：

　　1、规范项目管理的流程，在总结众多项目的基础上，提出适合自己公司的项目管理流程，下发给各部门，但此时，不一定要求强制执行。二是让大家参考流程进行项目管理，同时提出问题及意见。由于文档模版是按流程设置的，所以，在执行过程中，不会与流程有太大的偏差，但同时又有灵活性，便于修改。

　　2、项目管理工具培训，挑选适合企业的项目管理软件，培训各项目经理，让他们能够使用该软件。可以从单机版过渡到网络版，例如，Project2003，可以首先让项目经理们学会单机版的使用，随着使用的普及，逐步过渡到全员使用网络版。

　　3、项目过程监控，此时只监控，不管理，