成功建立OA办公系统的两大阶段

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　　一个充分发挥作用的项目办公室是为项目团队成员提供支持的无价源泉。项目办公室无论是对于项目团队成员还是顾客，都有其存在的价值。建立项目办公室需要付出很多努力。正如许多富有价值的设想一样，它需要全面思考和周详安排。从广义上讲，建立项目办公室应分为两阶段，即宣传建立项目办公室的构想阶段和实际建立阶段。

1、宣传建立项目办公室的构想

　　建立项目办公室是非常值得的，但并非每一个人都会认同这一点。有些人会抱怨，在资源紧缺的年代，这是一笔没有必要花费的费用且负担不起；有些人可能视之为另一层官僚机构，认为它将减缓业务运营；还有些人甚至于会认为，这是一种从他们手中夺权的企图，即企图集权化。

　　想建立项目办公室的人们必需意识到，他们会面对巨大的质疑和阻力。在一开始，项目办公室计划人员就必须采取明确的步骤对同事进行关于项目办公室需求的教育，这一点是非常重要的。如果想取得组织内部的支持，就必须宣传建立项目办公室的想法。

　　一开始最好先弄清楚同事们会针对项目办公室提出什么问题。在问题被提出来之前先准备好答案，这样会帮助同事们打消许多疑虑，下面列出了经常会被问及的三个问题：

　　▲项目办公室对于我们的项目有多大价值？

　　▲建立和运营项目办公室的费用有多少？

　　▲由于项目办公室的重点在于制定标准上，那么，它会在多大程度上扼杀员工在项目工作中的灵活性和创造性？

2、项目办公室的价值

　　项目办公室可以向团队成员提供顾问、咨询专家和及时的培训，提供对项目管理标准的指导和提高工作效率的工具。此外，项目办公室还可保存过去项目管理方案的数据，以备将来新项目参考使用。

　　过去的经验显示，顾客是项目办公室概念的强有力的支持者。他们认为，项目办公室的建立明显标准着公司有着追求最佳管理的使命感。项目办公室的存在增强了顾客对项目团队的信心，因为他们背后有必要的支持，所以具有更强的竞争力。

3、维护费用

　　有些怀疑者会非常紧张地提出，项目办公室不但不能减少相应的费用，反而会增加运营费用。建立和运营项目办公室将不会是一件便宜的事，特别是当项目办公室要提供全方位服务的时候。

　　今天项目管理的处境类似于20世纪70年代和80年代时的质量管理运动。那时，持否定态度的人质疑建立质量管理计划会节约成本。他们坚持认为，质量管理计划所能节约的成本不可能抵消其自身运作所花费的费用。然而，经验证实，考虑周全的质量计划很快就能消化其自身的成本。真正的问题变成：一个组织能负担得起不建立切实的质量管理计划的后果吗？

　　近期研究显示，只有少数项目能够在预算内按期、保质达到目标（详见实例，有Standish Group 和Gartner Group所做的研究）。过去单一的项目运作方式未能产生值得称赞的结果。如果质量管理运动的发展历程是一个很有意义的启示的话，那么，一个主要以项目办公室为特征的广泛的项目管理方法将很快显示其自身的价值。

　　实际建立和运营项目办公室的费用没有想象的那样惊人，这是由于在大多数组织中完成项目工作的成本在整个组织中进行分摊，尽管并不能确切地知道具体数额，但该费用是实际存在的。维持项目办公室运作的成本可能会少于或等于无项目办公室状态下运作项目的累计成本。若考虑到项目办公室能够创造出一种工作环境，使项目组在这一环境中能够正确高效地完成项目，那么，项目成本将大大降低。

4、项目办公室与员工的创造性和灵活性

　　随着组织的不断成长，人们会经常辩论集权和