实现OA办公系统价值的若干经验

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  在很多企业，公司领导层也认为OA办公系统人员做事务性工作，只是消耗成本的管理部门，不能创造效益；研发人员及项目经理常常对OA办公系统有反感情绪，认为其不熟悉业务流程与技术、经常要求项目经理和研发人员提交形式化的材料，只审批和监控，不能为项目提供良好的服务。OA办公系统如果在管理中树立服务意识，明确自己提供的产品与服务，通过建立组织级项目管理体系，可为企业的发展创造较大的无形价值与效益。一方面与研发人员观念有关，同时很重要的是OA办公系统人员没有树立良好的服务意识，提供自己的产品，实现OA办公系统的价值。

  （1）高级管理者的支持

   这一条不管怎么夸大都不过分。OA办公系统作为高级管理层的眼睛和耳朵，必须以以总经理为核心的高级领导层作为坚实的后盾，才能实现自已的目标。OA办公系统在一个组织中，作为一个专业项目管理团队，其人数跟从事生产的团队相比是比较少的，这就好比一只猫要牵着一头大象往前走，其天平向何处倾斜是显而易见的，但是如果加上高级管理层这个千斤坠，则会极大地加重OA办公系统的份量。

   不过，虽然大多数组织的领导都乐于宣称其对于OA办公系统工作的支持，OA办公系统也要明白：天下没有免费的午餐，领导也不会毫无条件地支持你的工作。因此OA办公系统要向领导层明确地展示出OA办公系统为组织所做的不可替代的贡献，只有这样，OA办公系统才能得到领导持续不懈地支持。领导的支持是争取来的，领导不会将支持主动地送到你的手上。

  （2）建立项目管理信息系统

　  随着企业内并行项目的增多，项目信息流数据的加大，对于项目信息统计分析、工时统计、过程管理等提出了较高的要求。尤其是多人异地开发同一项目时，急需一套分布式的项目管理信息系统进行任务的统一分发、完成情况的反馈，将信息流、资金流以项目为单位统一汇总、多项目数据分析等。目前大连百易公司的PMUP统一项目管理平台，已在银行业得到实践应用。该系统集集成性，实用性，易用性，可视性，灵活性于一体，既具有大型系统的全面，又具有小系统的简约，并且以CMMI和PMBOK为理论架构，可以说是当前市面上不可多得的一款项目管理软件和管理平台，甚至可以说是独一无二的。

  （3）不打无准备之仗

OA办公系统在和项目经理交流之前，要带着问题去，带着建议去，带着思想去，而不是带着检查表去。这便要求OA办公系统要对项目提供的信息做深入的分析，同时从各种渠道了解项目的真实情况，并针对项目中存在的问题，提出自已的解决方案：问题是什么，为什么会有这个问题，建议的措施是什么。

  （4）深入到项目中去

   OA办公系统成员不是去检查项目，而是要帮助项目组解决实际地问题。要解决问题，就要发现问题，而发现问题的重要方法就是走到项目里面去。不存在“我只要和项目组接触2分钟，就能发现项目中存在的所有问题。”这种神仙级的大仙。因此OA办公系统成员不但要与项目经理交流，还要经常和项目组工作在一起，参加项目组的重要会议，越是项目开始的时候，越是要多和项目组在一起，越是项目困难的时候，越是要和项目级在一起。

  （5）以帮助他人成功作为工作目标

   由于OA办公系统独立于各职能部门，可以进行跨部门的资源协调与配置，因此在人员、研发资产、设备、资金等方面，OA办公系统可根据项目的优先级及资源的可用性进行综合调配，以实现组织的整体目标。OA办公系统要充分利用自身的沟通枢纽地位，尽可能地协调各方面的关系和资源，帮助项目组、业务部门成功。

 （6）遇到问题，一跟到底

   常常会出现这样的情况：OA办公系统发现了项目中存在的问题，同时也与项目组一起制定