IT企业OA办公系统管理经验分享

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　  项目管理办公室(OA办公系统)的搭建不仅仅是为多个项目组提供一个支持的信息化，更重要的是在公司中部署了一个项目管理方法体系，以便企业能在未来的一段时间内长期使用。在IT行业，随着企业创新活动的日益增多，越来越多的企业会将项目管理纳入其核心管理体系。有效的利用项目管理办公室,可以提高企业的项目管理整体能力、控制成本、提高效率、更好的应对快速变化的商业环境、提高市场竞争力、促进企业战略目标的实现。本文将对I T项目办公室(OA办公系统)进行探讨。

　　一、IT 项目管理办公室的概念

　　项目是为了完成或创造一个特定的产品或服务而做出的暂时性努力。而项目管理过程在每个项目的生命周期间却是重复发生的，并且每个过程均是为了得到一个结果而重复发生的行为、变化和功能的组合，OA办公系统 就是为了项目的成功实施而创建或总结的实践经验。尽管目前各界对OA办公系统 的定义不完全相同，但目前普遍接受的一种定义是：OA办公系统 是在组织内部将实践、过程、运作形式标准化的部门，这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果， 同时项目成功率是上升的。OA办公系统 是组织内部项目管理最优实践的中心， 是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。OA办公系统 所处理的关于组织范围内(不是一个项目内)项目管理的公共问题，如项目管理标准、项目相互依赖关系、项目资源均衡、项目优先级选择。OA办公系统 成立的目标是提高项目的成功率。IT-OA办公系统 是一种类型的OA办公系统，它是IT 部门内部专门进行多IT 项目管理的组织机构。OA办公系统 正是当今国际、国内越来越重视的业务支撑平台。如果说项目是业务载体的话，IT-OA办公系统 为如下项目管理状况提供了解决途径。

　　* 没有标准;

　　* 没有文档化的程序或系统;

　　* 没有历史;

　　* 没有数据收集或报告;

　　* 项目实践中没有知识传递和管理措施;

　　* 没有共享的词汇;

　　* 没有对过程的共同理解。

　　二、IT 项目管理办公室的职能

　　1.开发和维护项目管理标准和方法：不仅为IT 经理提供了正在做什么工作的更高可视性，还提供了工作做得如何的可视性这方面包括组织架构的设计、标准、政策、程序的制定;项目管理的方法、技术和工具的研究。项目管理办公室的基本任务是开发项目管理方法论， 它主要负责整个产品开发生命周期。例如：

　　* 项目进度的控制、文档的管理工作过程和方法论的开发和管理被整合到该框架中，维护项目管理标准、程序和方法。

　　* 当出现新的或修改后的过程和模板时，OA办公系统 将它们一致地部署到整修组织中。

　　* 推行通用的过程、可交付成果和术语来改进项目团队沟通效果。如果所有人在与项目相关的工作中使用相同的语言和术语， 则组织中发生的误解和误会的可能性就越小。

　　* 推动整个组织实施项目管理。这包括主动向经理和团队成员培训并推广使用连贯项目管理过程所能够带来的好处。

　　2.提供项目管理的咨询、指导与顾问服务:IT-OA办公系统 要最大限度地集中项目管理专家和导师，这些专家和导师不仅是项目管理科学的专家，而且懂得计划与管理项目的艺术。规划/提供标准培训，来构建核心项目管理竞争力和通用经验。提供项目管理指导服务可以帮助项目避免麻烦。处于危险中的项目经过指导也可以不再恶化。

　　3.项目历史文档管理

　　IT-OA办公系统 需系统收集和保存来自项目的经验、教训和模版等相关的项目管理知识,提供给其它项目分享。项目产品整个开发周期文档的保存、编号管理。

　　4.提供给项目行政支持

　　项目管理是一项复杂的系统工程