浅谈企业OA办公系统的建设与设计

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案例背景：A公司是一个以建设地产项目为主的中型企业。随着公司项目的增多与项目复杂性的增加公司一些原有的地产项目管理方法与开发流程已不能适应发展的需要,公司职能式组织管理结构与项目型企业的矛盾日益突出。

公司问题：如何消除公司部门壁垒提高项目工作效率,有效控制追踪与评估项目变更,改进公司原有标准和流程, 提高企业的项目管理成熟度, 成为A 公司哑待解决的问题。为解决问题,实现从职能式的技术分块模式向整合型的项目管理组织转变八公司需要成立一个部门来保障项目管理方法与流程的不断更新。

解决措施：OA办公系统建设方案被提出并付诸实践，公司从高层管理人员及中层管理人员中抽出12人参加OA办公系统培训, 希望通过PM O建设有力推动公司项目管理规范化提高公司资源配置效率, 改善公司内部沟通"基于以上背景八公司OA办公系统建设考虑了其建设的主要目标、基本原则、具体设计。

一、OA办公系统的主要目标

   1、总体目标

   在一定预算内和A 公司现有资源基础上建立一个能很好协调各职能部门,通过改进或建立公司标准和流程, 不断交付成果, 提高公司项目管理成熟度的OA办公系统。通过OA办公系统建设将项目管理理念融入公司房地开发项目中最终实现A公司向项目型企业转型的长远目标。

   2、分目标

   建立项目管理办公室( PM O) 制定切合实际的PM O 工作开展计划; 识别公司正执行的项目与将要执行的项目划分优先级; 整理公司的现有标准与流程, 成为知识管理中心; 培养项目经理成为学习成长中心; 执行项目的评审和项目检查成为管理控制中心; 成为决策支持中心。

二、OA办公系统建设的基本原则

   1、与公司发展战略相匹配原则

   PM O 的发展战略一定要和A 公司中长期发展的战略保持一致, 这样OA办公系统才能得到高级管理层的重视, 才能获得建设OA办公系统所需要的各种资源, 才能使OA办公系统的可交付成果对公司的发展更有价值与意义。

   2、与公司组织结构、组织文化相协调原则

   企业的OA办公系统建设不仅仅是要成立一个部门。从OA办公系统建设的短期来看是为了解决企业目前所面临危机或项目管理问题; 从OA办公系统建设的长期来看,是为了管理和控制企业开展的项目。对于A 公司来说OA办公系统的建设一定会涉及到公司权力结构的调整职能的重新分配顺目管理文化的变革。

   3、与主要干系人利益需求相一致原则

   OA办公系统存在的价值在于能不断满足主要干系人需求" 所以OA办公系统目标的设立一定要充分考虑各方干系人的需求。并且在制定PM O 目标时,要兼顾短期目标与长期目标相结合的原则。因为对于很多企业来说他们都希望OA办公系统的建立能取得立竿见影的效果希望短期内就能得到可观的收益。OA办公系统的短期收益虽然可以通过专业人员的投入与项目经理的指导来实现。但是要使PM O 长期可持续地交付成果, 就一定要有OA办公系统的发展远景及完成远景的策略计划。让PM O 能够不断的交付主要干系人所期望的成果,这也是OA办公系统的生存之道。

   4、循序渐进原则

   循序渐进体现在三个方面旧寸间上的循序渐进功能上的循序渐进，可交付成果上的循序渐进。建设一个成熟的PM O 至少需要2 到3 年的时间,一定不能操之过急。

三、OA办公系统的设计

1、OA办公系统的级别

   A公司是房地产项目公司,所以其OA办公系统级别定位为企业级别