项目管理办公室OA办公系统与项目文化的关系

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在项目管理中, 项目管理办公室和项目文化都具有极其重要的地位, 遗憾的是迄今为止还很少有人认识到了它们的重要性,项目管理现已成为国内外管理学科研究的热点之一, 项目管理的重要性也越来越得到人们的认可，但把项目管理办公室和项目文化结合起来探讨研究的就更少了。本文正是基于这样的现实, 在分别探讨项目管理办公室和项目文化的基础上, 分析二者的关系, 提出相应的对策建议。

　　一、项目管理办公室与项目文化概念内涵

　　目前各界对于项目管理办公室的争议一直没有间断, 对于项目管理办公室的定义也不完全相同, 但目前普遍接受的一种定义是: 项目管理办公室是在组织内部将实践、过程、运作形式标准化的部门, 这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果, 同时项目成功率是上升的。项目管理办公室是组织内部项目管理最优实践的中心, 是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。

　　项目文化则是项目实施过程中体现企业形象、宗旨、价值观和作风的一种共识, 它以多种形式形成、存在和发展。项目文化是企业文化的具体渗透和延伸,同时也丰富和发展了企业文化。项目文化作为项目人共同累积的价值观、信仰、习惯、知识、工作方法和行为的一种综合体来体现, 贯彻于项目实施始终, 使项目动作更为有效, 以期达到项目的最终目的。

　　二、项目管理办公室与项目文化解析

　　从项目管理的现状我们不难发现, 现阶段项目管理还存在很大的问题, 要想提高项目的成功率, 绝不能忽视项目组织方面的因素。而要想更好地解决项目组织方面的问题, 成立项目管理办公室是必然的选择。此外, 另一个容易被大家忽略的问题就是项目文化, 尽管现在人们已经认识到了项目管理的重要性, 但是却极少有人关注项目文化, 忽视项目文化往往是造成项目失败更为深层次的原因。

　　1、项目管理办公室的功能及作用

OA办公系统 的功能主要有以下6 种: 开发和维护项目管理标准和方法、项目历史文档管理、提供项目行政支持、提供人力资源协助、提供项目管理咨询和指导、提供或安排项目管理培训。　

项目管理办公室是给项目进度报告、项目计划、风险管理、第三方参与管理、动态控制、质量控制提供指导和辅助管理, 使得项目计划能够得到切实有效的执行, 减少项目风险。

　　2、项目文化的功能及现实作用

　　(1)项目文化的功能。在项目组织中, 组织层级较少, 管理幅度增宽, 结构趋于扁平化, 授予团队成员更大的权力; 同时, 项目团队的正规化程度较低, 具有较小的组织刚性。这些都要求文化提供共同的价值观体系, 从而项目成员朝共同的目标努力。项目文化的功能主要体现在以下方面: ( 1) 导向功能。指通过项目团队成员行为的价值取向、行动目标和建立规章制度, 使成员的个体思想观念和追求与项目目标相一致, 把实现项目目标变成项目团队成员的自觉行动; ( 2) 凝聚功能。以项目目标为凝聚点, 团体意识为凝聚力, 共同思想为凝聚剂, 使项目团队成员上下左右团结一致, 关心项目的成功成为一种强烈的心理需求, 增强项目团队成员的归属感和荣誉感; ( 3) 应变功能。文化具有相对的稳定性和持续性特征。而项目所处的环境不断变化, 故其文化要富灵活性, 不断适时地更新文化形态, 适应外部环境的变化。

　　(2)项目文化的作用。建设健康的项目文化, 有利于改变现有项目管理中流程运作不畅、管理效率低下等问题, 其现实意义主要在于: ( 1) 通过建设项目文化, 能够在项目上建立起一种有利于实现项目目标的无形机制, 从而引导项目成员对项目目标的认同, 增强项目成员的责任意识, 并约束项目成员的不良心理和行为, 使之遵守项目行为规范