浅谈OA办公系统的组织模式的建立

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   OA办公系统作为组织内部一个共享部门，它的组织模式对于它在组织中的作用产生很大的影响。常用的组织模式有三种：支持式OA办公系统、教练式OA办公系统、管理式OA办公系统。通常我们会根据组织的业务特点，企业文化，组织结构等不同，采用不同的组织模式。

　　（1）支持式OA办公系统：在这种模式下，OA办公系统作为项目管理制度和项目最佳实践的收集者，将这些信息形成知识库，供项目经理使用。这些知识库的内容包括：

　　* 项目管理方法论

　　* 项目管理数据库

　　* 项目的历史信息

　　* 项目管理软件

　　* 项目管理工具和模板

　　* 项目人力资源库

　　* 项目管理的培训

　　它为项目设计、管理、报告提供一套方便的工具和方法，但它不参与到项目的具体实施和控制中，也不为项目实施提供更深层次的支持服务，项目经理仍然向他的职能部门经理汇报。这种模式通常会在一些控制力薄弱的总部机构中长期出现，其实在这种模式下，OA办公系统是作为项目的支持者和部分项目战略决策者的角色出现。

　（2）教练式OA办公系统：这种模式是第一种模式的延展，OA办公系统除提供知识库外，还为项目经理提供培训和教育，并做一部分项目监督的工作。

　　OA办公系统通过采取一些主动的行为来共享一些跨职能部门的项目管理的实践，同时加强他们之间的沟通，因此项目的执行效果有明显的改观。另外OA办公系统开始尝试实行项目群管理，但通常只是简单的输入，没有能力进行决策建议。同时会采取一系列的措施，尽力提高组织的整体项目管理能力，例如：培训不胜任的和新的项目经理，在执行能力强的项目经理和弱的项目经理之间建立起来一种导师制度等等。

　　在这种模式下，OA办公系统是一个持久的部门，有固定的员工，同时对所有的项目有一些监督的责任（但不会涉及到很详细的项目检查，也不会进行项目审批），这样，在项目经理和OA办公系统之间就会形成一定的“虚线”的汇报关系。这种模式通常在有固定的员工和行政支持的情况下建立。概括的讲，在这种模式下，OA办公系统主要的工作有：

　　* 提供项目管理的服务和培训。

　　* 辅助进行项目计划、项目启动、项目收尾等工作。

　　* 推广项目管理的方法论和流程。

　　* 管理高级别的项目检查和报告。

  （3）管理式OA办公系统：这种模式下，OA办公系统是最持久和稳固的组织，它作为监控项目的内部顾问，拥有一些权威人士来评价、批准和监控组织的项目实施，此时OA办公系统职能最全，对于项目管理的影响也最大。组织中所有的项目都将被OA办公系统直接管理和监控，甚至有时所有的项目经理都是共享的，OA办公系统会根据公司项目的需要，将项目经理分配到项目中去，而不受职能部门和业务领域的限制。

　　在这种模式下，OA办公系统对组织所有的项目进行管理，包括：评定项目范围，分配项目资源，核实项目进度、费用、风险，在项目执行前对项目假定施加影响。OA办公系统还进行高层次的项目群管理，根据组织的目标、资源状况、收益预期等来有效选择项目。概括的讲，这种模式下，OA办公系统主要的工作有：

　　* 执行项目的评审和项目检查

* 参与到项目生命期的各个阶段中 　　

* 为项目提供项目经理和项目成员

　　* 优化项目标准和方法论

　　* 在整个组织范围内进行项目群管理

　　了解了OA办公系统的角色和组织模式，那么对于没有建立OA办公系统的组织，应该如何建立自己的OA办公系统呢？我认为可以分为3个步骤：

　　第一步，建立OA办公系统的准备，这一步工作主要是了解组