浅谈企业引入OA办公系统的意义
OA办公系统的理论与项目管理的先进理念都来源于国外,在国内算是刚刚兴起膨胀阶段。只有不断地探索才能不断地进步。设立OA办公系统是有必要的,具体还是依中国国情而定。实践才是真正的硬道理。笔者理解,OA办公系统的引入,主要是为了加强对项目的“企业级管理”,它不是试图去替代项目部或项目公司的管理,而是超越各项目之上,在企业内部形成企业级的项目管理能力。
公司经过做项目都是各产品部门自成一体,各自分别成立自己的一套项目管理模式,实施部夹在中间,既有单独去开发人员直接去实施项目,也有邀实施一起参与一些项目。陆续这样走下来,直到最近统计发现,去年有40多个项目竟然拖到了今年,一直没有什么进展,大家都急着说怎么办?于是乎,成立了一个所谓的“成本中心”即项目管理部来进行统一进行成本控制、项目质量控制。“亡羊补牢,为时不晚”恰好针对此事与有关人员聊了一翻了之后,对公司成立OA办公系统有着重要意义,从以下几点来分析:
1、根据公司组织机构因素,项目统一管理,资源共享
翻开以往的项目记录,能够找到的资料极为少。各阶段文档严重缺乏,导致类似项目在启动时,只能是重新再来,无法借鉴以往项目的任何经验之类的,唯一值得参考的是项目产品本身,但毕竟作用微乎其微。一但项目离职,所有前期项目成果似乎都付诸东流,又是与客户的拖延。
再者,有些项目完成后,有些文档不愿意公开,不愿意共享,也成为了项目中一大障碍。设立OA办公系统,完善公司自身内部机构。起到一个统一管理的作用,对项目的各文档进行监督、管理,使各项目能够充分达到一资源的共享,让项目的启动或者实施更为顺利。
2、提升项目质量
为了不使公司将来再次出现类似所有项目都在拖延或者暂停情况,必须狠抓项目实施质量。项目团队的建设、项目过程的监督、项目过程中的协调都需要一一重视,有了OA办公系统,虽然不能说就有了一切,毕竟每个项目都有不同之处,但管理模式上可以类似,通过OA办公系统的统一管理实施,逐层引导,慢慢建立相关的质量评估机制,让项目顺利走向正轨。
3、降低项目成本
每个团队各自成一体,对各自的成本无法估量,这无疑对项目管理来说是一不良表现,公司整体更加难以把握。项目的无期限拖延也是表现之一,无法保证项目的时间与质量,成本自然随着增加,导致的是公司整体利润各方面下降。有一部门在中间进行监督统一协调,或许会是一种在效的方法。
4、降低项目风险
项目经理的离职、文档的缺失、成本的增加、质量无法保证、项目沟通力度不够等都是导致项目失败的原因,建立相应的风险评估机制,减少不必要的损失会是公司选择OA办公系统的理由。
5、完善项目体制
要想有好的管理,首先离不开好的制度。身边既然远处不在项目,那管理也是无处不在。对于IT类的项目,管理模式算是在成长中,但是要想获得好的效益,在竞争中存活,公司内部良好的项目管理体制是有效的方法。公司与客户要想双赢,这是必经之路。
企业级项目管理包括至少以下一些内容:一是形成、统一企业内部项目管理的方法论,包括形成统一的项目管理工具、模板及流程;二是就项目管理的知识和技能,对项目(总)经理进行支持,包括培训、指导和咨询建议;三是站在企业的角度,对项目目标、重要节点进行设定,并持续进行跟踪、督导和阶段性结果管理;四是在项目和后台专业支持、资源保障部门之间建立协同平台,以便在项目过程中获得必要的支持和保障;五是对多个项目(项目群)实现项目组合管理,如项目优先级管理、项目间资源共享和经营协同等;六是组织对项目
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