浅谈OA办公系统的八项职责

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  项目管理办公室（ProjectManagement Office OA办公系统）肩负着组织战略目标如何实现的责任，在组织业务层面上负责多项目的决策，计划和监督等。OA办公系统由组织的一把手直接领导，定期汇报组织战略目标的实现情况。所以，它的实质是组织的一个决策和计划部门，也是一个监督机构。OA办公系统的职能有两个方面，一个是日常性职能，另一个是战略性职能。具体来说，OA办公系统的职能体现在以下几个方面。

1、为项目提供培训、指导和专家意见

  培训指导是OA办公系统的核心职责之一。实际上，在很多组织中，OA办公系统的主要职责就是整理项目报告和进行项目管理培训。一般来说，培训必须是全面的，并随同OA办公系统的其他职责一起提供。 在对项目经理的帮助上，主要体现在推动人力资源部、部门主管和共同主导项目经理的职业发展计划，同时，推动部门主管、项目经理及未来的项目经理组成组织内部的项目管理协作组织。项目管理协作组织通过各种形式的讨论与交流，分享项日经理各自的成功经验。OA办公系统要根据项目管理协作组织的需求和组织内部项目经理的职业发展计划，开设各种培训班，提供专业化的培训及项目经理间面对面的交流。

2、作为跨项目的信息交换与沟通平台

  项目之间的信息交换、共享、沟通是项目管理办公室的重要职责之一。主要包括以下几个方面：

（1）提供或组织开展项目管理经验交流，提供项目管理咨询。

（2）收集和总结项目管理的经验和教训。

（3）建立项目管理专业人员资源库，并为项目管理实现更好的沟通和提供服务支持。

（4）作为组织的一个项目管理中心，对项目信息进行收集和整理，为组织进行项目组合管理和项目群管理提供项目信息交流。

（5）对外提供一个便于与客户信息沟通的窗口，提高客户满意度。

3、协助消除项目之间的冲突和重复劳动，优化资源配置

  当不同项目的任务之间发生冲突或出现重复劳动时，就需要OA办公系统调整原有项目计划，将一些项目的任务调整到别的时间去实施。如果通过调整计划的方法仍然无法解决项目之间的冲突，就有必要暂时搁置一个相对次要的项目而去保留一个相对重要的项目。 在优化资源配置方面，当某项目在某一时间段出现资源闲置状态，此时可有两种选择。如果该项目的闲置资源可以为其他项目使用，则可将这个项目的闲置资源在这个特定的时间段抽调出去，支援那些处于非常繁忙的项目；或者在这个特定的时间段内，在不影响现有多个项目正常进行的前提下，承接其他的业务。这样做的目的是保证资源的最有效使用，达到多项目管理效益的最优化。

4、提供项目的活动分析和报告

  OA办公系统在这个方面的主要职责是收集和整理项目经验，提供给其他项目分享。通过参与各个项目的会议，总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验，形成可再利用的支持能力，让知识管理在日常运作中能被落实。进行项目报告这一职能又可进一步分为以下几个方面：

  （1）实施过程中的信息发布。根据项目的进展情况，随时向项目干系人通报项目的状况，包括项目的状态（如计划、成本、质量、时间等），也包括产品的状态（如技术、方案、问题等）。项目状态报告是OA办公系统最主要的职能之一，包括项目计划的索取、跟踪，以及跟踪结果的发布。

  (2）项目总结报告。项目的总结是必须做的，但在项目管理的实践中，除非是非常大的项目，基本上是很少做，其主要原因还在于项目团队的临时性，一个项目做到最后，可能会指定一个人来维护，他只参与了其中一部分工作，是不可能来做这个项目总结