浅谈项目管理办公室的启动

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  一份研究报告指出，尽管企业在项目开发上投入了大量的时间和精力，将项目成功率提高到了34%，但却依然有15%的项目以失败告终，51%的项目面临着种种问题。项目失败的案例不胜枚举，其原因也不一而同，但大部分是由于缺乏长期的需求远见，造成企业无法看清三个月或六个月之后的需求，导致差强人意的项目计划，无法掌握关键的从属关系，难以定义项目关键阶段和分配项目资源。

  虽然开发一套软件流程改善程序需要耗费大量的财力和时间，但研究表明，其成果在改善推向市场的时间、生产力、软件质量上所获得的回报远远超过了所投入的成本。其中，建立项目管理中心(OA办公系统)是第一步，它可以改善以下三个方面：项目、程序和组合管理的最佳实践; 加速推向市场的时间(time-to-market); 通过具有成本效益的方式来提高活动质量。

1、启动你的OA办公系统

　　第一步是通过建立OA办公系统来判别企业的需求。比如通过项目管理协会(PMI)所定义的PPM和OA办公系统框架来检验项目中各方面的关键流程、定义组合和程序管理。

　　这类框架分为三个层级(项目、程序和群组)，每一个层级都可以被分割成12个流程群(比如项目启动、项目计划等)。 流程群总共由92种流程组成，而这些流程牵涉到9个方面的知识管理(比如规模、成本、时间、资源等)。譬如，项目管理协会的流程或组件就包含了项目章程、项目计划、工作细分结构(WBS)和成本预算。此外，你还须判别哪种类型的管理办公室(项目、程序或组合)最适合你的需求。在某些情况下，你甚至需要三管齐下来决定企业的需要。以下就是三种管理办公室的定义：

　　项目管理办公室通过一个明确定义的起始和结束点来管理临时的工作。项目管理办公室能帮助开发团队通过已有的最佳实践在限定的预算内准时完成项目，同时确保已完成的项目或产品符合参与者的要求。

　　组合管理办公室管理着一系列的项目，检查它们是否达到了预定的商业目标。 譬如，一家零售商需要通过互联网获取500万名新客户。在这种情况下，项目组合可以由支持建立网络知名度的共同战略互动的电子商务活动组成。组合管理办公室的关键目标包括针对商业目标来调整项目组合与服务，并管理风险。

　　程序管理办公室管理着一些列的项目或组合。程序管理办公室的任务通常是提供理想的资源组合，并达到经济规模。

　　为了判别哪种管理办公室最适合你的需要，你应当去分析每个PMI流程对你企业的重要性。比方说，如果你的当务之急是改善项目成功率，那么可以考虑从项目管理办公室开始入手。如果你的当务之急是需要了解你的资金都被用到了哪里，那么可以考虑从组合管理办公室入手。你的需求分析结果将会指引你判别哪一种办公室最适合你的企业。 此外，虽然人们常常从项目和程序管理办公室入手，但这并不表示每家企业非得照搬不误。

2、定义企业的成熟度

  OA办公系统需要在相对较短的时间内展现清晰可见的价值，这一点非常重要。因此，你必须建立一套基准来制定一个能够快速测量OA办公系统价值的流程。你可依照行业标准最佳实践(比如那些由PMI所定义的PPM和OA办公系统框架)来设定基准，并评估你的企业。

  你可以通过一套1到4级的能力标度(积极、有效、快速响应和业务驱动)来