企业如何应用OA办公系统

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　目前很多组织在关注项目管理，把项目管理作为提高企业竞争力的基础。很多国内企业已经不仅仅将重点放在提高项目经理的个人技能，同时将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立，项目管理方法论、流程、制度的形成，都是其发展组织项目管理能力的具体体现。另外还成立了相关的管理部门，如：项目管理部，项目管理中心，项目管理办公室等，对项目进行整体管理、监控、支持等，这些部门这就是我们所说的OA办公系统（Project Management Office）。 
　　但是，OA办公系统如何在企业中发挥作用，它在项目管理过程中处于什么样的角色，应该赋予什么样的职权？不同组织的定义不同，甚至在组织内部也在争执不休。下面摘录一些组织对于OA办公系统职能定义：
　　* 执行项目文档的收集和督促项目经理按照公司的项目管理的制度来执行项目。
　　* 类似于项目经理部，将所有的项目经理集中在这一个部门内，在项目执行过程中该部门成员担任项目经理的角色。
　　* 类似于项目项目控制部门，要求所有的项目控制，计划审批等都通过此部门来进行。
    上述描述中哪种是OA办公系统职能的准确描述？如何来定义OA办公系统？其作用又是什么呢？这确实是很值得探讨的问题。
　　OA办公系统是什么？
　　目前各界对于OA办公系统的争议一直没有间断，对于OA办公系统的定义也不完全相同，但目前普遍接受的一种定义是：OA办公系统是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门，这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果，同时项目成功的机率是上升的。OA办公系统是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。简单的说，OA办公系统可以达到以下作用：
　　* 建立组织的项目管理的制度标准。
　　* 在组织内部增强沟通，平衡资源的使用。
　　* 提高员工的项目管理水平，提高组织的项目成功率。
　　OA办公系统在组织中的角色
　　OA办公系统是组织项目管理的核心，它在组织中起着至观重要的作用，通常情况下，会充当以下3个角色：
　　第一种角色：作为项目管理的支持者。OA办公系统主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现，容易得到项目经理的认可，不容易引起太多的反对和权力究争，作为OA办公系统的刚刚起步阶段，这种方式容易得以实施和执行。
　　第二种角色：作为项目的控制者。在这种情形下，OA办公系统拥有很大的权力，他相当于代表公司的管理层，对于项目进行整体的管理和控制，保证项目的顺利执行，以实现项目的目标和组织的目标。这时OA办公系统的工作可以包括：资源的分配、计划的审批，项目的检查和分析等。OA办公系统为组织的项目分配所需要的资源，确保组织资源在项目中使用的最优化；同时对每一个所支持项目的项目计划负责，进行项目计划的审核，保证项目计划的可行性和最优化；另外还需要持续监控项目，确保项目按照计划执行，并能够成功完成。
　　第三中角色：作为项目战略的管理者。在这种情形下，OA办公系统需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系。包括：为组织开发和选用适用的项目管理方法论、流程和工具，并形成统一的标准；建立组织的项目管理文化，证明项目管理的价值，形成项目管理的统一认识，并在组织内部推行项目管理的标准；进行项目群管理（Project Portfolio Management），确保所有要执行的项目能够围绕着组织的目标，并且能够为公司带来相应的利益。
　　在这里我们提到了项目群管理（Project Portfo