项目办公室的重要职能——指定项目管理的标准和方法(下)

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软件标准

项目办公室在建立用于项目管理软件的标准方面起着主导作用。当组织采取以项目为中心的运作模式时，他们需要阐明的首要管理问题之一就是确认一个能够用于所有项目的计划软件包。此外，他们还帮助选择一个单一的标准用于文字和表格的处理。对软件标准的关注之所以重要是因为：
▲单一标准的使用加强了组织内的交流，使得一个部门的工作人员能够看懂另外一个部门用软件制作的报告。如有必要，员工甚至可以通过磁盘进行项目之间数据的交换。
▲采用单一的软件标准能够促进更有效的培训。培训部门或项目办公室自己就能够提供常规的标准化软件包的使用课程。如果没有标准，提供培训则是很困难的。
▲通过采用标准的计划软件，组织能够维护项目活动的数据库。例如，他们可以通过审核在一组项目里进行某些测试所花费的时间这些数据，来提高他们在未来的项目中该测试程序的估算精度。

项目办公室为文字和表格的处理软件制定标准是不太可能的事，因为这类标准通常是为整个组织制定的。但是，项目办公室可以致力于选择标准的计划编制软件。经验表明，确定这样一个标准不是件容易事。首先，最近的调查表明可以找到几百个计划编制软件，因此从令人眼花缭乱的产品进行挑选是很困难的。此外，事先还要解决以下几个问题：
▲谁要使用这个软件？是专业的计划工程师还是项目组成员？或两者都有？
▲使用的难易程度有多重要？很多计划软件其功能与使用难易程度有互换性。
▲软件主要是为项目组独立运作时使用呢，还是想把组织中所有项目的数据统一进行管理？
▲选择客户喜欢的软件是不是很重要？
▲软件的市场价格是多少？
▲操作和维护（含培训）成本有多大？

建立软件标准最后要提醒的是，项目办公室应该确定其选择作为标准的计划软件是否处于其计划和控制工作的中心地位。如果是这样，那么这个软件将会影响组织采用的文档标准的类型，因为每种软件都有其独特的绘制项目图表和表格的方式。

跟踪执行最优方法

项目办公室在指导组织制定项目管理的标准程序和方法的同时，还须谨防变得以自我为中心而疏远了最优方法。项目办公室人员必须跟上项目管理实践的最新发展。要做到这一点，他们必须跟踪了解项目管理和工业实践文献，接受项目管理相关领域，如风险管理、采购管理和成本收益分析等课程培训，并且参加有关的座谈会和研讨会以学习别人的项目管理经验。通过对项目管理最优方法的洞察，他们可以采取措施以确保组织运行的标准程序和方法的先进性。

人员配备

项目办公室的资深咨询人员应该决定采用何种标准的程序和方法，他们知道本行业的最优方法，凭借他们丰富的项目管理实践经验，他们知道什么是可行的，什么是行不通的。
执行和维护标准程序及方法通常可以由经验较少但行政管理能力较强的人担当。尽管如此，他们的工作应该由有经验的项目管理咨询人员定期地审查以保证不出偏差。