项目管理办公室的未来

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“OA办公系统”通常用来指代“项目（Program或Project）管理办公室”，这个机构也有其它表述方式，比如“企业项目办公室”、“项目办公室”或者“战略项目办公室”。 OA办公系统最初起源于那些需要对项目经理提供行政和管理支持的大型项目，2000年，由于许多企业的Y2K问题需要大量的协调工作量，OA办公系统才开始走上前台。

在TQM（全面质量管理）非常流行的那段时间，一些组织的QA（质量保证）办公室可能承担着目前的OA办公系统类似的角色，尤其是当这些组织主张或者执行一些通用的流程和独立评审的情况下。

过去的几年中，许多组织已经纷纷建立了OA办公系统，许多专业杂志或者会议上也发表了大量有关OA办公系统的文章。我认为，造成OA办公系统开始出现的原因可以归纳为以下几个方面：

项目绩效不佳，需要执行新的流程去改进；
需要管理人员具有项目管理知识；
追赶行业潮流的组织认识到项目管理对于组织绩效的重要性；
“卓越中心”方法被应用于项目管理过程中。
在过去的几年中，OA办公系统的作用已经发生了改变，最初只是作为一种项目的支持性组织，现在OA办公系统开始发挥一种保证性的功能，确保组织使用项目管理的流程，在这种情况下，OA办公系统已经变成了一种被高层管理者用来确保流程被遵守、识别低绩效项目并推荐适当改善措施的工具。

OA办公系统起初是一种更关注本地或者本部门的组织，现在，我们看到许多组织开始建立企业级的OA办公系统，协调整个组织的项目管理活动。

在某些组织中，OA办公系统所扮演的角色曾经是很有影响力的，但随着活动范围的缩小，尤其是一些组织开展成本节约活动的时候，OA办公系统的影响开始减少。必须承认的是，一些组织的OA办公系统及其绩效方面的确存在一些问题，比如：

OA办公系统变成了一种官僚机构——制定了许多以控制为目的的程序；
OA办公系统人满为患，人为增加了管理成本；
无法衡量OA办公系统的工作绩效及其对于组织的存在价值；
OA办公系统没有获得来自管理层的足够支持；
OA办公系统承担行政管理职能，但很难识别关键价值增加；
OA办公系统被当作管理层的政策制定机构，项目经理对其总是采取回避的态度；
与项目经理、项目发起人和其它利益相关者比较起来，OA办公系统不太清楚自己的角色和责任。
目前存在另外一种趋势，有些专家或学者认为OA办公系统应该对项目负责，有些OA办公系统经理将这种责任看作是增加其影响力的方式。而通常来说，项目责任应该是由业务发起人或者作为发起人代表的项目经理承担的，从来没有另外一个声称对项目负责而对项目的最终成果并不关心的组织。OA办公系统对组织中项目管理的专业化程度负责，但对单一项目的交付并不承担责任。

OA办公系统的责任范围一般包括：

对项目管理工作的支持——流程、模板、知识库中的历史数据
独立评审；
为管理层提供统一的项目绩效报告；
项目行政管理支持；
开发项目管理能力，比如培训；
获取并利用来自项目的经验和教训。
调查显示，如果OA办公系统在不显著增加管理成本的情况下实现上述要求，那么它肯定能够在项目管理能力方面为组织增加价值，以下是这项调查的结果：

2002年10月，英国的KPMG发现，拥有成熟OA办公系统的组织的项目成功率比较高，OA办公系统的成本在项目总成本中的利率在2~3%之间；

2005年，KPMG确认了组织中成熟的OA办公系统所带来的项目成功收益。

但是，事物总是发展变化的，正如OA办公系统这种组织出现以来所经历的角色改变一样，各种变化一直在不断地发生着。在本人的另外一篇名为 “通过项目提交价值”的文章中，我对与项目管理、特别是大项目和组合管理有关的所有工作采取系统性方法的必要性作了论述，下图所示，这项工作需要来自高层管理人员的有效治理和OA办公系统的支持。



在执行这种系统方法过程中，OA办公系统不