OA系统如何让流程变得快捷、规范、低成本?

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后来有人指责王石的做法是对股东的不负责任，说万科比登山队更需要他，可是老王不改初衷，反驳道：“如果一旦王石离开万科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业”。

事实上，万科缺少了王石两个月不但没有生病，甚至用老王的话说“业绩还是比较可喜的”。看来老王的确有休闲的资本，而其他的经理人恐怕就难有这么洒脱了，上班有人骚扰，下班电话骚扰，别说登山，连散步都得找人代劳了。

其实经理人大可不必这么忙碌，因为这并是一个值得夸耀的好现象。企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只要经理人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。

什么是好的流程？如何塑造一个好的流程呢？好流程有三个特点：快捷、规范、低成本，它实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流，具有自动调节和约束作用，大大提高了整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力。它是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。

塑造一个好的流程有两种手段：一是管理手段，包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新，这是一个日积月累的过程，是在管理层面上对企业实行的根本性改造；另一个是技术手段，即通过信息化技术改变传统的办公模式，这是一个立竿见影的过程，让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的办公自动化系统，即OA。

OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，以前是这样，将来也是这样。现在OA产品有两个热点，一是协同办公，一是知识管理，其实它们都是制造了一个流程。前者是企业将所有相关的人、财、物等内部和外部资源通过一个办公平台实现协同互动，这是一个整合工作流的流程；后者是对企业积累的各种知识进行主动的收集、整理、分析、存储和增值应用，这是一个整合知识流的流程。

现在市场上有很多OA产品，从几十万元到几千元都能找到自己的市场，与汽车不同，OA的价格并非体现质量，而是规模(包括结构性、稳定性、扩展性、用户数、附加功能等)，因为所有OA系统的核心功能都是相同的。

在更多的时间里，企业的竞争力并不在战略，而在战术，也就是内部管理。这是很明显的道理，比如两个企业都将自己的战略目标定位于行业老大，那么接下来做什么呢？就是管理的比拼！在办公自动化时代已全面到来的今天，应用OA系统对企业，特别是中小企业来说，是一个快速整理办公流程，加强内部管理的有效手段。

那么OA系统到底如何让流程变得快捷、规范、低成本而富有竞争力呢？以新思创OA为例，首先，信息在网上通过新闻、通知、文件、邮件、短信、论坛、投票等各种形式实现了即时、并行传输；轻松的在线审批报告、计划工作、写作日记、登记考勤、查阅资料、管理资源、交流沟通而不需要到处奔走，打破了部门、职位壁垒，使企业形成一支快速反应部队，所以大大提高了工作的便捷性。

其次，在系统里面，各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的，领导人和员工能及时、直接得到对方思想，不再依靠个人沟通能力；各种资源、知识、文件、制度统一存档管理，杜绝丢失、泄密和混乱；员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮；开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗，避免世故人情，消除暗箱操作；摆脱低级、繁琐、落后的工作内容，致力于核心事务的处理，让整个工作流程变得规范高效。

最后，系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公用品的消耗，节省电话费，更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本，将宝贵的资源用于促进企业发展上。

由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用，会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘，还可以得到更多的功效，比如帮助企业发现人才。某些人由于职位或性格所限，有好的思想不能直接反应给上层，却可能写在OA系统的论坛、工作日记里面，这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他，给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。

管理就是管制和理顺，它是通过流程来实现的，流程所起的角色就是将最简单的事情做到最好，流程需要不断的完善，因为企业需要不断的发展。中国人向来提倡埋头苦干，但是现在更需要经理人边干边看，边看边干，因为只有这样才能看清前面的方向和周围的形势，不至于迷失在盲目的工作中。打造一个强有力的工作流程，无疑会让经理人从容有度，事半功倍，也让企业实现持续、健康、高效发展。

其实还有比王石更不安分的人，据说甲骨文公司的董事长曾率领他的团队夺取过9次美洲杯帆船赛的冠军，我们不是鼓动经理人都跑到外面去玩，而是提出一个问题，那就是真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂为代价。如果你在打高尔夫的时候接到一个电话：“老板，我们的打印机坏了，怎么办？”记住，这不是员工的问题，而是你的问题。

(来源：新浪财经)