个人信息管理子系统

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4.1待办事宜

通过系统自带的强大网络工作流引擎，并按照用户定义的模式，每位网上工作者只需打开其待办工作即可查看并办理所有需其处理的公文，显示当前急需处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜，并提供文件办理功能，待办事宜显示在主页的显要位置。真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境。

用户登录系统后可以查看各种事务的应该办理的情况、已办情况、代办情况等，选择具体的事宜并进入处理页面后，可以填写对应流程的表单内容，并发送给流程所设置的下一环节的处理人员。也可以回退给发送者，暂时保存处理结果，查看目前处理状况。事务处理过程中能上传、下载附件。对于超过处理时限尚未进行处理的待办事宜进行特殊显示，以提高用户的注意力。

●已办事宜：用户登录系统后可以通过已办事宜查看已经处理过的事务，了解目前的状况及最新的进度，如果下一环节的处理人员尚未进行下一步的处理，用户可以回收当前已经处理过的事宜。

●拟办事宜：用户前次起草并暂时保存的事宜（各种流程），在登录系统后，可以从拟办事宜中重新打开，编辑并发送给下一环节的处理人员。拟办事宜如果不需要再进行处理，可以直接删除。

5后台维护管理子系统

系统维护涉及代码数据库的维护、系统安全的维护、系统日志数据库、部门管理、用户管理、用户权限控制、表单定义、决策信息定义、字典定义等功能。

6 管理功能

6.1系统管理

●各数据库基础数据的维护

系统主要对收文、发文、信访、会议管理、档案管理、电子公告、个人办公等数据库的基础数据进行维护。诸如文件字号代码、来文单位代码、员工代码、处室代码等各种代码的维护。

●数据的清除。
 
●系统安全性维护。

●系统管理员操作日志

对系统使用的情况进行跟踪记录。如用户名、使用的数据库名、使用日期、使用时间等。管理和维护系统日志。日志分为两种：系统日志和运行日志

6.2 人员管理

包括人员名称、所属部门、性别、职务、电话、EMAIL等人员基本资料的添加、修改、删除，及调整部门等等功能。
 
6.3 权限管理

权限管理分为两部分，功能的权限和业务权限。功能权限指系统的功能执行的权限分配，如：谁可以执行车辆的基础资料维护，谁可以查询请假的统计情况等等。

业务权限指业务过程中处理范围，由流程设置过程来指定，如张三可以使用请假流程A，李四可以使用请假流程B，流程A中的审批环节A由部门主管来审批等等权限由流程制定过程来设置。

6.4 表单定义管理

使用表单自定义工具来进行表单设计。表单定义包括内容，内容的类型、规则、布公司、验证条件等资料。

●表单内容：有哪些属性，如合同表单内容有：编号、标题、客户、内容摘要、合同日期等等。

●表单类型：对应内容的类型，如编号为字符，标题为字符，合同日期为日期类型。类型分为：字符、数字、日期、字典等。

●表单规则：对应内容附带的规则，如编号可以设置自动编号规则，日期的初值为今天的日期。客户从客户表中关联并选取过来的。等等全部是规则。

●布公司：输入界面的设计、排版。

●验证：设置输入内容时验证条件，如客户名称输入时不能超过100个字符等等。

6.5 审批流管理

一般的工作流开发有两种模式，既定的流程设置及自定义、拖放式及图形化的流程设置。

（1）、按既定的工作流程处理模式

该模式事先设计好业务流程，业务发起后按照既定的处理环节进行处理。该模式的实现一般采用“共享库+邮件”，即所谓的“群件模式”。该模式的最大特点既有共享协作，又可以实现自动流转即采用所谓的PUSH技术。该模式还可以实现串行的流转和并行流转。随着经济和信息技术的发展，人类步入知识经济时代，该流转模式已逐不适应现代办公模式的需要。

该模式的缺陷是：

●流程处理环节处理方式单一，即使是并行处理，也只能实现异步处理（即某个时刻只能有一个处理者）。

●流程处理过程中，由于某一环节的处理的正确性不能保证，因为“人非圣贤，孰能无过”，在处理者作出处理决策时，由于知识的有限性和掌握信息的程度不够，可能会作出错误的处理决策，在该模式下出错后只能收回或转到管理员通过调整状态重新流转，这就大大降低了流转的效率。

●很难实现流程的动态组合，该模式在处理相对固定的流程时，还可以胜任，但在处理非固定流程或较复杂流程（固定+半固定+完全自由+分支）时，就显得力不从心了。

（2）、自定义、拖放式及图形化的流程设置

●设计思想

流程环节多人协同（共享）处理：在流程中某一处理环节可多人进行异步或同步处理，既体现系统的自动流转特性，又具有实时协同工作的特点。

流程可视化动态特性：流程处理过程中可动态增加流程或终止流程。

流程处理的并发性：流程处理过程中，可以将一份文挡（或文件夹）同时提交几个处理环节进行处理；各个环节处理结果可以进行合并，并自动流转到下一环节。

共享文件夹：流程处理过程中，提交的可以是一份文档，也可以是一个文件夹，流程处理过程中，具有权限的人可向文件夹添加文档。

具有知识管理特性：在流程处理过程中，可动态查阅有关的资料和信息，动态图形化监控流程的处理情况。

本系统提供流程定义工具，方便用户去设置和调整流程规则，用户可以起草流程、增加流程环节，设置流程的起草人员，定义每个环节的处理人员，定义流程流转路径，流转的条件等。

用户登录系统后可以发起自己有权限启动的流程，如张三做为市场部的一名销售经理，有权限发起一个合同审批的流程，选择合同审批的流程并进入流程事务处理页面后，可以填写对应流程的表单内容，并发送给流程所设置的下一环节的处理人员。也可

  
以暂时保存申请内容，以便在下次从拟办事宜中选择并继续处理。如图所示为参考的车辆使用申请流程的处理表单界面。

●环节可以分为普通环节、分流、合流环节

普通环节是指事务处理到当前环节时有且只有一个主办可以处理并指定去向的条件。

普通环节可以指定多个阅知人员（协办）。

分流、合流环节：是一个控制环节，经过分流的控制可以让下一步同时交个不同环节不同的处理人员进行处理。

分流、合流一定是成对出现的，分流合流也可以进行嵌套。

●指定处理人员时，可以指定具体人员、部门、环节主办、主管、条件人员等。

●可以通过两种方式及他们的组合来指定流转路径。

在环节上定义处理动作，并在路径上指定当动作为A时，下一处理环节为环节A，当动作为B时下一处理环节为环节B。

定义路径条件，可以根据上一环节的状态属性（部门、人员、表单内容等）的值来组合条件，作为当前路径的逻辑判断依据。

如：发送人的部门为“部门A” 并且 发送人职务为“职务B”。只有满足此条件的实例才能正常发送到下一环节。

●系统可以指定流程状态：启动和停止。

启动流程必须验证流程的有效性。无效流程不能启动。

6.6 决策信息定义管理

设置各种信息查询的条件及对所设置的条件进行命名。以便快速查询。

6.7字典定义

定义各种数据字典。例如：请假类别，合同类型等。