企业选择OA软件的九大误区

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在人类步入信息化社会的今天，办公自动化的时代也已全面到来。但是，有很多客户在选择OA系统的过程中陷入了各种各样的误区。以下是颇具代表性的几个方面，列举出来以供广大用户借鉴。

误区一：自己开发

有的单位感到自己开发OA系统更能够满足自身要求，能够随时改进，可控性强，也可避免购买软件时的上当受骗，其实这种做法往往得不偿失。

首先，当今的OA系统已经发展成为一门涉及众多学科的综合技术，包括计算机科学、网络科学、图形图象处理技术等多个学科，普通的程序员已经很难设计出优秀的OA系统。其次，OA系统越来越重视对最新管理理念的融合，而身在单位内部的程序员受行业和职位限制，很难掌握业界流行的管理理念及其发展趋势，开发往往成了对市面上OA软件的简单模仿和对企业办公流程的克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的。再次，可随时调整OA系统不见得就是一件好事，因为这样会严重影响系统的正常使用和员工的快速熟练掌握。最后，OA系统的开发需要企业耗费大量的人力、物力、财力和管理、时间成本。因此除了有的特大型企业和敏感性单位外，普通企业并不适合自己开发。

误区二：功能越全越好

对OA系统来说，它的功能几乎是可以无限扩充的，但是对企业来说，这样并没有必要，因为很多功能并不是必需的。首先，功能越全系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；其次，功能增多带来了价格和服务成本的直线上升，过分追求功能超全是一种很大的浪费。

误区三：价格越贵越好

判断一个产品好不好的根本原则不是看它是不是最贵的，而要看它是否适合自己，OA系统更是如此。其实所有的OA系统80％的核心内容都是相同的，但是有的软件增加了一些附加功能或者在某一项上有所强化，而功能每增加10％，价格便会增加1～2倍，给企业造成很重的经济负担。

误区四：价格越低越好

价格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得怀疑这个软件是否有问题了。首先是质量问题。价格太低的OA软件往往是一些只有几个人的小公司，甚至是一个人开发的，这样的产品质量和将来的服务难以保证。其次是隐性成本。很多软件虽然看起来比较便宜，但是有用户数限制。再次是服务问题，有一些软件报价不含服务费用，如果要提供培训、升级、维护、安装等服务就要付出高昂的服务费。

误区五：系统越开放、越自由越好

网络的一个基本特征就是开放、自由，但是完全的开放和自由会给企业带来很大的经营风险，比如财务数据、配方工艺等重要文件如果在网上可以随意浏览，很容易泄密，给企业造成不可估量的损失。但是如果不放在网上又不便于统一管理，因此最好的解决方案就是能够对它们进行权限管理。根据权限等级，只有具有一定级别的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，这就既方便管理又可防止泄密。

误区六：软件应该完全符合企业的办公习惯

软件不仅要适合企业的办公习惯，而且要体现它自身的思想和特点。用户应选择那些具有先进的管理思想，能够产生实际效益的OA产品，而不是一味地追求符合自己的习惯和使用上的简单，要主动适应软件。

误区七：大企业开发的一定好

大企业开发的OA系统更适合大企业来用，却不一定适合中小企业。相反，规模不是很大的公司开发出来的OA系统可能更实用。还有重要的一点，大企业的OA系统价格往往是普通OA系统的数倍甚至数十倍，因此没必要一味追求选用大企业的，应选用一套适合自身的OA系统。

误区八：选一个好的OA软件提高管理水平

OA软件能够帮助企业规范办公流程，提高工作效率，却无法从根本上解决管理问题。因为它只不过是提供了一个先进的生产工具，通过先进的工作方式来帮助人更有效地工作。因此要想切实提高管理水平不应过多地依赖OA软件，而应努力将先进的管理思想通过OA软件应用到实践中。

误区九：一步到位，一劳永逸

企业、技术、社会的发展不是一步到位的，所以任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，也不可能一步到位，一劳永逸。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级、二次乃至多次开发的。

总的来说，选择OA软件有几个标准，那就是理念先进、功能适用、服务到位、价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，OA软件一定要适合企业的规模和特点，才能充分发挥它的功效，为企业提供完善的服务。(amt)