OA选型八大误区

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

误区一：协同就是比OA好?

有些OA新瓶装老酒，用概念包装自己，取悦用户，结果造成企业花大价钱买了有名无实的概念。一些业界人士甚至放言OA已过时落伍，协同软件将替代OA系统。协同论者说，协同软件不仅具有办公应用平台，同时还能支持ERP、CRM、人事管理,甚至财务管理等，似乎协同软件"无所不能"，能解决OA系统的主要短板――多种信息资源难于整合问题。

事实上，协同软件与OA有如孪生兄弟，办公工作本身就是一种团队协作和协调，在公文流转和信息处理层面，并没多大的差别。传统OA软件以处理结构化信息为主，协同软件以处理非结构化信息为主，它们相互依存、相互补充、共为一体，组成企业完整的信息化大脑。一个简约为美，一个繁复为能，并无"高低贵贱"之分。过分强调协同之好，将有误导之嫌。

误区二：完美就是至善?

一些软件商过分追求完美，产品非"十全十美"不予以销售。然而在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。由于开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求，这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确OA软件的建设需要不断修改完善和升级，软件商就不会因为出现问题而盲目悲观，徘徊不前，而用户也不会因受"完美论"的影响而一直在"考察中等待"丧失了商机。

误区三：功能越多越好？

一些软件商为了兜售产品，把其软件的功能说成是"可以无限扩充"，有必要吗？其实，在如今细分制胜的时代，功能并不是越多越好,功能过多反而显得浪费闲置，增加无谓费用。其次，系统越复杂，维护越麻烦，服务成本直线上升，将来隐形风险也增大，甚至使应用半途而废。因而过分炒作概念，反而有失本质、主次，将增加双方今后的矛盾与纠纷。

对用户单位而言，在选购OA系统时，也应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，不能听信厂商一己之言，应以适用为出发点，坚决砍掉那些可有可无、利用率低的"鸡肋"功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。软件商也应始终坚持以用户核心需求为导向，以客户为中心，使客户系统投资得到最大的增值。

误区四："OA"就是"文秘"？

OA软件不是摆设，能运行并不能说明企业就已经办公自动化了。现在许多企业用几万元十几万元买来的OA系统，却主要用来上级发发通知，大家交换一下文件，归集一些文档，跟一个文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至还在人工传递或者传真，令人匪夷所思。

OA系统还有文档管理、知识管理、统计管理等多种功能，但对不少企业的一些员工而言，公司OA的知识容量、历史文档查找的方便程度，远远比不上一个稍好的小型BBS论坛，比起精品CCF、雨声ROR这样的专业BBS，也差远了。在企业文化的营造，企业员工的业务交流方面，OA也远比不上一个内部BBS或QQ来得方便。企业在OA上巨大投入，真的比不上一个免费的内部BBS吗？这是OA的错？难道OA就是一个无声、简单的"文秘"？OA并没有发挥应有的作用，软件商在应用推广、培训中责不可卸。

误区五：越安全越好？

党政军机关的信息关系到国家利益，因而OA系统的安全性很重要，必须加强系统的安全管理。但是如果一味重视安全，而不注重信息资源的共享就会违反当初建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题，控制在一个适当“度”的范围内。需要引起注意的是，系统安全管理包括很多因素，但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的，在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。需强调的一点就是，软、硬件产品的安全性都是相对的，任何一家公司的产品，无论是软件还是硬件，都要给自己留有后门，因此过分苛刻“安全性”，强调“安全压倒一切”，一方面不利于软件的升级提升，一方面不利于OA在企业的推广维护。

误区六：满足个性化就是好？

OA软件商追求产品复用最大化，而客户追求的是高度行业化、个性化，但在国内OA领域，软件开发商因为缺乏对客户的深刻理解、创新能力和成熟的产品，而导致无法按照普遍的商业规则为客户提供满意的、个性化的服务。因此OA的产品僵化直接或间接地导致了OA市场的萎缩。因此不少软件商为了适应企业的个性化发展需求，加快产品推售，一味迎合、满足企业OA的全面个性化，导致了二次开发和升级维护的工作十分庞大，费用骤升，项目成功率大降。

其实，成熟的OA产品仅允许不超过20%的个性定制开发工作量，软件商在OA的推广实施中应坚持一个“622”的开发原则：企业的通用需求占60%，企业的行业化需求占20%，个性化的开发占20%。这样既能减少前后期工作，又满足了用户个性化的需求，达到双赢。

误区七：样板案例就代表成功？

有些企业的选型人员对OA不是很了解，就把平日工作的法宝——参观典型用户、成功用户，即所谓“样板用户”，用在了OA的考察选型上。一些软件商也抓住用户这个心理，大做文章。殊不知这个法宝在对OA的考察上不具有决定作用。因为OA是个软件，它的成功依靠于用户、供应商、软件、实施等多个要素。在一个企业成功的OA软件，拿到另一个企业未必成功，在一个企业失败的OA系统，换另一个企业则可能成功。所以企业不要迷信成功用户参观的结果，把它当成经验学习的机会就可以了，而软件商也不要以“样板是瞻”，以为有了样板案例就能说服一切，毕竟扎扎实实工作才是真，因此制宜量体裁衣对症下药才能真正地征服用户获得成功。

误区八：报价越高就越好？

如今OA投标上，用户单位规模似乎决定OA报价的高低，用户越有钱，报价就可越高。在这观念的误导下，软件商并没有从提高软件使用综合满意值出发，而是纯粹为了价格而报价格。比如，一个年营业额10亿的企业，同样的一个软件，报价5万元它不会理你，因为感觉你太低级了，配不上它；如果你报价50万甚或500万，也许能中标了。所以软件商为了抬高身份、中标，常将软件固定模块、定制模块、实施、培训、设备、服务等各项费用算得很细，这样每一项累加起来就容易把价格做上去，再将方案书写得象美仑美奂、无隙可击的天书，然后就可“漫天报价”。而在用户那边，最后花费数十几、几十万巨资上马的OA可能还不如几万元的好用。如此，自砸OA厂商的声誉，也扰乱整个OA市场秩序。

“乱花渐欲迷人眼，博采众长莫迟疑”，在纷繁复杂的OA选型过程中，如何排除干扰，博采众长，找到“合体合身”的OA软件，成为正处在OA选型过程中企业普遍关注的问题，也是OA软件商提高行业价值、实现共赢所必须解决的课题。（it168）