用户如何评估OA的易用性

最近几年，随着OA软件的日渐普及，OA软件的易用性也受到前所未有的关注。作为成熟OA的重要标志，OA的易用性成为评价软件质量的重要标准，甚至成为某些用户选型的关键要素，那么如何评价OA的易用性呢？

按照软件质量国家标准GB-T8566--2001G，软件质量可以用下列特征来评价：功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可维护特征、可移植特征。其中易用特征则指由一组规定或潜在的用户为使用软件所需作的努力和所作的评价有关的一组属性。

简单的说，就是用户为了使用该软件付出了多大的努力，做出了什么样的评价。如果用户可以很轻松、快捷的使用软件，那么付出的努力就少，评价自然就高，我们说它的易用性好，反之则易用性差。

对一般用户来说，很难建立专业的软件质量评估体系，特别是软件的易用性，虽然知道很重要，但是往往不知道从何处着手来评估，只能靠着感觉和印象，有一个大致的感知。如果要正规一些的话，用户从以下三个方面来评估，即易理解性、易学习性和易操作性。

易理解性：易理解性是与用户认识软件的逻辑概念及其应用范围所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件研制过程中形成的所有文档语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。

个人认为，易理解性是软件易用的基础，它主要表现在以下三个方面：

1、宣传资料：宣传资料应实事求是，言简意赅，而不是过度包装，描绘理想化的景象。但是很多软件为用户提供的方案书上，为了显示自己的先进性，堆砌了一大堆抽象、时髦的概念和理论，并片面夸大软件的作用，好像无所不能，功盖千秋，花里胡哨的方案书洋洋洒洒上百页，想以此“震住”用户，却搞得用户云里雾里。

2、功能名称：功能名称和图标应该直接、明了，没有歧义，容易理解，让用户一看就知道是干什么的，而不是猜测其作用。但是很多软件对用户特点不够了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。比如还有的软件为了标示其“协同性”，加上了“协同办公”功能，这到底是来做什么的呢，进去之后才发现原来是公文流转。

3、使用手册：使用手册应该站在读者的角度，充分考虑普通用户的接受水平，语言直白、描述细致、逻辑清晰，尽量避免专业术语。由于很多使用手册是技术人员撰写的，使用了大量的专业术语，同时技术人员认为很简单的操作在电脑水平不高的用户看来却无法理解，造成手册的生涩、难懂。

易学习性：易学习性是与用户为学习软件应用(例如运行控制、输入、输出)所花的努力有关的软件属性。该特征要求研制方提供的用户文档(主要是使用手册内容详细、结构清晰以及语言准确)。

易学习的OA要求用户进入操作界面后一目了然，能够很直观、很容易的找到自己要使用的功能菜单，很方便的完成操作。使用手册也需要站在用户的角度，每一操作步骤细致、清楚，让用户轻松获得帮助。

易学习是用好软件的第一步，OA软件功能简单，易用性远胜ERP，所以很多用户感觉各个OA差不多，但是稍微比较就会发现差异明显。

我们用一个比较简单(常规功能，100用户数，电脑水平一般)的OA系统作比较，易用性的OA应允许管理员在3天内做完系统的安装、初始设置、用户录入和权限分配，进行一次培训后，绝大部分用户能够在一天内熟练使用常用功能，一周内熟练使用70%的功能，即一周内让系统顺畅的运行起来。

而不易用的OA通常需要管理员一周的时间来设置，进行一次培训后，绝大部分用户还需要至少一周的时间方能用起来常用功能，需要一个月的时间使用70%的功能，即共需一个月的时间才能让系统真正运行起来。

而在这一个月内，企业付出的学习成本将是很高的，这包括了时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本、精力成本等等，所以降低用户的学习成本是非常必要的。

易操作性：易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。

因为以上特征，操作性强的OA可以让用户直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的OA则使用起来磕磕绊绊，别别扭扭。

易操作的OA各项功能流程设计的很直接，争取在一个窗口完成一套操作，比如发送文件时，打开发送文件窗口，即可一次性完成文件类型、标题、内文、附件以及接收者的编辑，然后就可发送出去。

而有的OA需要先选定文件类型，然后保存，然后再打开文件编辑页面，造成了重复操作，操作繁琐，初学者还常常会招不到刚才保存的文件类型，甚至不知道怎么发送出去，这样绕来绕去的就把人给绕“迷糊”了。

另外，易操作的OA默认和可选项多，就是允许管理员设置很多默认和可选内容，这样操作者就尽量避免了过多的手工操作，只要选择一个选项即可。比如公文流转中管理员可以把公文模板设置的尽量详细些，可以设置默认主题和流程，可以设置审批动作，这样普通用户只要调出模板，填填空、选选按钮就可以了。