分享金茂集团“第一”OA 应用经验

作为金茂大厦的独家发展商，中国金茂（集团）股份有限公司注册资本26.35亿元，旗下拥有包括金茂开发、金茂贸易、金茂汽车服务、金茂英泰、金茂（三亚）度假酒店等近二十家子公司及合资公司，形成以高档楼宇经营及设施管理、高级酒店经营和高端旅游休闲产品开发三大功能为核心，备受国内外企业界关注的大型综合性企业集团。作为一家在上海乃至中国都享有盛誉的企业，金茂集团以“一流的经营、一流的管理、一流的效益、一流的人才真诚服务社会，缔造具有国际竞争力和影响力的优秀企业”作为经营目标，历来非常重视利用信息化建设优化企业经营管理，提升管理效率，打造企业核心竞争能力。

第一高度的选择

“鼓励创新 关注细节 追求卓越” 是中国第一高度的企业文化，金茂人做任何事情都是超乎常规的严格和苛刻，追求最完美的结果。金茂人认为，只有最优秀、最完美的结果才能符合“中国第一高度”的集团形象。对于攸关企业竞争能力的信息化建设，尤为甚之，因此，在信息化建设方面，集团一直寻求最专业、最优秀的软件供应商合作，比如，在财务软件方面，集团就选择了国内专业的财务软件供应商金蝶作为其合作伙伴。集团早在2001年就以前瞻性的观念，建设并运行了C/S架构的OA系统，只是应用效果一直差强人意。经过三年的使用，随着企业的发展，C/S架构的OA越来越不能满足集团的需要了，同时安装繁琐，维护困难，使用不简洁等弊端也一一凸现出来，极大地影响了员工使用的积极性。

集团2004的信息系统规划方案对集团办公系统重新进行了规划，明确提出将办公OA系统升级到B/S架构。有了前次的实施、应用经验，集团对OA选型目标更加明确：寻找国内最专业、最优秀的OA软件产品供应商，确保本次OA建设取得最佳的应用效果。2003年底，在集团领导“实施时间快，产品成熟稳定”的选型原则指导下，集团信息系统部的王浩开始他2004年新年前最重要的工作——OA选型。

第一力度的推广

为了更好地让OA系统发挥应有的效能，金茂集团史无前地例将此次OA项目建设的实施推进和内部推广任务挂在集团总裁办下面。由于智能办公系统是通用性强的OA软件产品，个性定制强，灵活度高，在总裁办的督促下，整个实施过程推进的很快，不到一个月的时间内，就已在集团20多个公司内部全面部署完成。

2004年初，在项目基本部署完成之前，信息系统部会同行政部、人力资源部组织了大规模的人员培训，整个培训分为系统管理员、普通使用人员、高层管理人员三个阶段，有力地推进了系统应用。在集团信息部王浩看来，“OA其实是个三分技术、七分管理的系统，以前做实施的时候，我们觉得实施完成了，项目的任务就完成了，但现在看来，它应该是一个长期性的任务，这样，我们的职能也应该有所转变。这次，我们将OA系统推广项目挂在集团办公室，就是要引起所有人的重视，大力度推进OA应用。”对于OA项目本身，王浩也有独到的见解：“OA项目有两个出发点，从信息化角度看，它是一个OA办公系统，但是从管理角度看，它是一种知识管理，固有的工作习惯和思维模式是启动OA时通常会遇到的难题。但在一段时间的运转之后，OA系统所带来的，看得见、摸得着的变化已经使越来越多的员工切身感受到信息化的便利和高效，这样一来，OA系统的成功运用就应该是指日可待”。

谈及成功建设的经验，王浩说到：“影响OA系统成功应用的因素是多方面的，最重要的一点应该是中高层领导的重视。只有这样才能更好地要求员工使用，形成互动的链条关系，从而推动系统正常运作；其次，OA系统在企业实施成功的关键点其实还在于‘人'，全体员工对新的OA系统的了解和支持，员工参与并推进新方式下工作的热情都影响着知识管理实施的成败；此外，必要的规范制度和物质激励也是不可少的。OA推广策略的科学性保证了员工能够主动地利用OA系统为业务服务。”

第一广度的办公

通过股份改制，企业实力和规模迈上了一个新的台阶，可随之而来的是，异地办公也给企业管理带来了诸多不便。在北京、广州、海南等地区，集团都有相应项目，分散的项目地点、专业多元化的经营模式增加了企业组织结构的复杂性，由此导致了集团办公广度的拓展。原来的C/S架构的OA无法满足这种需要，由于无法实现远程办公，导致集团异地办公成本的大幅上升。

智能办公系统上线后，这一难题已然迎刃而解。智能办公系统WEB方式可以轻松实现集团内部的远程办公和异地办公，在网络上完成了文档和指令传输，拓展了集团办公的广度。通过OA理顺了日益分散、复杂的组织机构，增加了部门和部门之间，分公司和集团总部之间沟通的数量和质量，方便和提升了集团对异地项目的管理，同时实现了无纸化办公，节约了办公成本。
 　
金茂集团公司总裁办孟永初主任对于OA建设后，办公成本的变化感触颇深。OA系统上马后，收发文功能模块实现了文档传输的电子化，减少了会议、电话开支。公共信息平台的建立，则大大方便了信息的发布，依照所设置的权限，每个部门、每个员工都能获取各自所需的信息，由此，办公信息载体实现了从纸介质方式到比特方式的跨越，“无纸化”办公成为了现实。在实现无纸化办公的同时，文档管理的效率和质量也获得了显著提高，智能办公系统提供文档自动整理、归档、分类管理功能以及检索、查询，大大方便了集团对海量信息的处理。

分享“第一”的知识管理

在金茂集团办公功能模块结构图中，有一个被称作“公共信息”的模块，系统将它分为每日财经、项目中心、集团公告、金茂快讯、政策法规和知识文件库流六个大类。事实上，现在的OA系统已不再是简单的文件处理和单纯的行政事务，还应该提供丰富的学习功能和知识共享机制，这对于提高现代企业的效能和核心竞争力至关重要。而金茂集团“信息发布”模块其实便是这样一个集信息发布、知识传递于一体的共享平台。还有“电子论坛”，作为集团所有员工的公共讨论区，每个人都可以对公司内部或外部的各种观点、问题进行讨论，分享知识，寻求经验。

为配合各业务部门的实际需要，还可以建立特殊话题讨论区，如业务交流和专题技术讨论等，集团员工可在讨论区中提出问题和解答其他人员的问题，在OA中，每个人都贡献出自己的“第一”，促进整个集团发展的“第一”。在金茂有专门为房地产项目人员开辟的工程技术专区，在项目中遇到的技术问题，都可以在这个版块进行交流，达到了真正的知识共享。而在日常，员工还可以通过查询、订阅和发布等多种互动方式处理各类信息，使自己的知识构成始终处于一个循环更新的状态，以不断提升个人的业务水平和效能。

第一速度的响应

实现工作流的再造与自动化是企业推行OA最重要的题中之意。此次金茂集团选用的智能办公系统，根据金茂集团内部管理的要求，定义、再造出了各种复杂程度不一的流程模块，包括采购、资金申请流程等等，供流转使用。公司员工可以在任何一台联网的计算机上实现流程的流转，以及对工作流程的跟踪查看。如此一来，既提高了各项办公流程的速度，同时增强员工的责任心，提高了工作质量。

例如，如果你是某一文档的审批人，除了可以对需由自己处理的文档进行审批外，还可以通过系统自带的流程监控系统及流程跟踪功能，来查看该审批文档目前所处的状态，及其余审批人所提的意见和所做的操作，随时对流程跟踪，查看最新处理意见。而对于流程中所产生的所有文档，系统以不同版本的附件形式添加进来，待流程结束后，自动归入档案库进行管理。在实际工作中，有时也会遇到流程停滞不前的现象，这时系统管理员便可以通过重新设置流向和重新分派的方式保证整个流程正常、稳定地运转下去。由此，部门间的相互协作和监督得以强化，员工的事业心和责任感也得到鼓励，办公效率有了明显提高。在公司内部，原先某些重要岗位，如采购人员，流动或跳槽后往往会出现一阵“无序”的时段， 因为客户资料、供货方价格等信息多被前任一并带走，致使后继者一时难以上手。OA实施以后，一切变得有章可循。所有信息、数据透明化，全部被输入电脑，整个采购流程又有跟踪审核，因此即使有了人事上的变动，前后也能很快衔接，有力地保障了企业正常、有序地运转。
 
项目运行一段时间以后，信息部做了一次OA系统的升级使用调查，员工对于系统的满意率达到了90%，大部分员工每天都登录系统进行工作处理。智能办公系统为集团员工增加了办公的便利性和效率，从而激发了全体员工的工作积极性。第一高度的第一选择，为集团带来了与之中国第一高度相匹配的第一广度的办公，第一速度的响应和分享“第一”的知识管理，企业信息化的成功也将进一步促进“中国第一高度”更上一层楼战略目标的实现。