借一双慧眼 看清协同办公

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2001年，“协同”这个有些拗口的词汇对于我们来说还很陌生。2005年，有关“协同”的字眼开始频频出现于我们眼端，显山露水之势汹涌而来，业界甚至出现如此怪圈：只要攀上“协同”，软件就能大卖。   作为协同软件最基础、最成熟的应用，“协同办公”日渐成为了众多厂商的新宠，其应用方案日新月异。熙熙攘攘的协同市场在焕发着光彩的同时也充斥着鱼目混珠的现象。于是，在一边看得云里雾里的我们不禁发问：“协同办公是谁？”、“协同办公为什么诞生？”、“谁在支持协同办公？”“协同办公不足在哪里？”、“协同办公将取代谁？”。   走进“协同办公”   大连D公司的业务经理小陈到昆明出差，得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目，而这一项目正是小陈公司的业务强项。机不可失，十万火急！对方的项目第二天就要开标了，小陈觉得还是值得争取一下的，于是好说歹说，让小刘在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议。 眼看离下午的会就几个小时了，小陈赶紧忙了起来。先打电话向在海南度假的公司王总作了个简单的汇报。按照王总的指示，小陈打开了随身的笔记本电脑，启动竞开协同之星（GK-Star）软件，并接上了互联网，使用GK-Star的网络会议功能立即安排了一个网络会议，把远在大连的几位同事邀请了进来，简单介绍了项目情况，王总明确要立项，并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组，立即投入工作。   会后，小陈立即利用GK-Star建立了一个“协作区”，并向这个项目小组的所有成员，连同王总等领导都发出了协作区邀请。项目成员通过GK-Star收到并接受邀请后，便可以自由进出协作区，阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息，还可以随时留言，使用BBS、白板等工具进行讨论，如果大家都在的话，也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室，可以随时随地按需建立，随时进行配置，并且，所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络，都可以随时进入，而不必担心信息安全的问题，真正做到“天涯若比邻”。   协作区建完，小陈通过GK-Star里面的电子邮件系统，把小刘传来的有关项目资料放到了协作区的相应的共享文档目录里。随后，在BBS里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时，远在大连的同事也开始了工作，在协作区里，小陈很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等，也看到了王总新的指示，小陈利用GK-Star的即时通讯功能与相关的同事进行了交流。   中午时分，项目方案的第一稿在协作区里出现，看来大连同事们的工作效率是很高的。小陈用GK Star的短信功能通知了王总后，王总也连上线了，王总大概是在沙滩上开的机呢，因为他说现在使用的是GPRS无线网，网速比较慢，不能直接使用GK-Star的网络电话功能了，需要的话，让小陈用GK-Star的PC-Phone给他的手机打电话。王总看完了方案初稿后，提出了了修改意见，讨论之后，大连同事立即进入第二稿的修改工作。   下午，小陈单枪匹马会见小刘的公司一干人等。小陈打开电脑并连网，通过GK-Star软件查看协作区里新版本方案。会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面，大连成了小陈这边的大后方，负责随时收集相关的资料，并通过协作区及时传给了小陈，有些问题，小陈也通过即时通讯功能与王总进行了的沟通，而王总则通过VoIP功能完全参与了整个会议。对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋，一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。   小陈回到旅馆后，王总决定由大家作一个会议总结，并对项目方案进行第三稿的修改。这时，小刘给小陈来了电话。小刘说今天神了，我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高，原来以为不可能的事情，你们做到了。领导说，就凭这个效率，对和你们合作就有信心。王总得知消息非常高兴，表扬了小陈的敬业精神，“协同办公带来了千万大单的入门证。”   历史变革记录   20世纪90年代，Lotus公司推出了Notes系统，这是第一个商用化的协同软件平台。 随后，Microsoft推出了Exchange系统，正式进入群件软件市场。 1997年，Lotus Notes的发明人创办Groove网络公司，推翻了Notes所使用的中央服务器的模式，完全基于互联网技术，推出第一个商用的P2P工作平台并逐步向“虚拟办公软件”转变。 1999年，协同商务的基本思想最早是由Gartner Group提出。 2001年，北京点击科技有限公司在北京成立，次年8月，正式宣布进军协同软件市场，并于2002年12月推出其基于混合对等网络技术的协同软件平台：竞开协同之星（GK-Star）。  2003年，Oracle公司宣布推出其基于数据库体系的协同软件套件（OCS）； 2004年6月，IBM公司宣布其Workplace客户端技术，宣布了其有别于Lotus Notes的全新的协同软件平台； 2005年初，Microsoft宣布全面收购Groove公司，同时聘请其创始人Ray Ozzie为其CTO； 截止2005年7月，国内各种协同软件厂商已达500余家，有10余种相对成熟。   它们是谁 协同办公是协同软件最基础、最成熟的应用，是软件、与通讯技术结合的产物。与传统的ERP、CRM等企业管理软件相比，协同办公强调企业中人的管理和事务的管理，强调以人为中心，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动；与传统的OA系统相比，协同办公支持全面的移动应用，支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用，强调管理的灵活性、通用性与柔性管理。 协同办公平台包含三大核心平台：企业沟通平台、团队协作平台和应用支持平台。实现企业内部以及企业之间有效、实时的沟通，并以团队协作为核心，提供通用的、随需应变的管理平台，成为一站式的协同办公环境，从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力和开放延伸能力。   它们为什么而诞生   协同办公结合了移动办公、远程办公、虚拟团队、延伸型企业、实时企业、企业应用门户、人本管理、柔性管理等应用技术与管理概念，适应现代敏捷企业以快制慢、随需应变的要求，可快速整合企业内外的资源，使企业获得互动、整体的效益，提高交易效率、降低交易成本。也为协同办公的使用者获得全新的工作体验。具体来说，协同办公能够为用户带来以下几个方面的价值： 1、加强实时能力，实现信息快速传达、反馈沟通和实时化的管理，适应市场需求，快速变化。 2、提高延伸能力，使企业从单一的、封闭的内部管理体系，延伸到跨企业、跨行业、跨地区的行业联盟。 3、与传统的ERP、CRM、OA等“刚性管理”工具与方法相配合，实现团队协作。 4、可以不受办公室界限的约束，实现完全的安全、高效的移动办公、远程办公。   谁在背后支持它们   互联网基础设施，包括各种无线、有线、宽带、窄带互联网，以及企业VPN、专线等等； 电信与通讯设施，包括普通电话网、手机（语音以及SMS、MMS、3G、GPRS、CDMA等）； 电脑硬件技术，包括移动技术（Intel迅驰）、手持设备等等   它们的不足   1、要实现协同软件所要求的完全移动性，需要随时随地高效安全地互联。现有网络包含内网、专网、外网、宽带网、窄带网、有线网、无线网等网络类型，涉及网络安全性、连通性、稳定性、防火墙设置等问题，实现完全移动性将遇到困难，将影响协同的效果。目前点击科技等企业采用全新软件技术建立虚拟互联网体系，在很大程度上解决这一问题，已取得一定效果，但还需要进一步的改进。   2、跨组织、跨系统、跨应用是协同软件的最重要价值之一。传统的“客户端连接应用服务器”的模式难以做到这一点。Web Service以及“反转Client / Server结构”是全新的技术，可以实现不同组织、不同系统、不同应用间的互联互通，这一技术也在发展与成熟之中。特别是在协同理念、技术与产品并不成熟的情况下，实现不同产品间互联互通，将会是重大挑战。     1、技术仍在发展与不断成熟之中。 2、产品、技术和应用还没有统一。 3、商业模式仍待创新   它们将取代谁   将取代传统的工作和管理模式，如减少了出差、普通电话交流，集中式的项目管理等等； 将取代一些传统的专业设备与服务，如专业的视频会议系统等。