基于WEB的办公自动化系统的应用

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1 引言

现代办公方式正在不断改造着我们的办公室，先进的信息化手段、数字化工具和强大的网络支持系统，使我们能够容易地获取信息、处理信息、发布信息和共享信息。办公自动化的内涵也从以提高个人工作效率为目的，发展为通过提高组织内部的协同工作能力，从而提高办公室整体工作效率。能否及时、准确、全面地为管理者提供决策所必需的信息和服务，是现代办公室所面临的重要问题。

2 办公自动化概述

2.1 内涵和外延

办公自动化简称 OA（Office Automation），在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

2.2 办公自动化系统的关键技术

办公自动化是多种设备和先进技术的综合，也是人机一体的有机整体。办公自动化系统的关键技术有计算机技术、通信技术、自动化技术、数据库技术和中间件技术等。从物化的角度看，技术就是办公自动化系统的硬件和软件。

办公自动化系统的软件包括系统支撑软件、办公自动化系统通用软件和专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件，如Win98, Win2000，WinXP, Unix操作系统和中间件服务器，如Web服务器、邮件服务器等[2]。通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如wordExcel等。专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如文件处理、会议安排等。OA系统建设中，主要是对系统支撑软件的部署。专用软件的开发和通用软件的二次开发。

这些关键技术表现在：

1） PHP 的 Cookie 技术

PHP（Personal Home Page）是目前最流行服务器脚本语言之一。它运行在Web 服务端，根据用户请求或服务器端的数据产生动态网页。Cookie 是在 HTTP 协议下，服务器或脚本可以维护客户工作站上信息的一种方式。Cookie 是由 Web 服务器保存在用户浏览器上的小关系文件，它可以包含有关用户的信息（如身份识别号码、密码、用户在 Web 站点购物的方式或用户访问该站点的次数）。无论何时用户链接到服务器，Web 站点都可以访问 Cookie 信息。

一般来说，Cookie 通过 HTTP Headers 从服务器端返回到浏览器上[3]。首先，服务器端在响应中利用 Set-Cookie header 来创建一个 Cookie，然后，浏览器在它的请求中通过 Cookie header 包含这个已经创建的 Cookie，并且反它返回至服务器，从而完成浏览器的论证。

浏览器创建了一个 Cookie 后，对于每一个针对该网站的请求，都会在 Header中带着这个 Cookie；不过，对于其他网站的请求 Cookie 是绝对不会跟着发送的。而且浏览器会这样一直发送，直到 Cookie 过期为止。使用 Cookie 的限制是，首先是必须在 HTML 文件的内容输出之前设置；其次不同的浏览器对 Cookie 的处理不一致的，且有时会出现错误的结果；第三个限制是在客户端的。一个浏览器能创建的 Cookie 数量最多为 30 个，并且每个不能超过4KB，每个 Web 站点能设置的 Cookie 总数不能超过 20 个。

2） PHP 的 SESSION 技术

Session 也称为会话，其工作原理和 Cookie 类似，PHP为建立Session 的用户产生一个独一无二的字符串，用来标志这个用户的 session。一般将这个字符串称作 Session Id。然后“sess”＋Session Id 为文件名（例如一个 Session ID 为 123，那么文件名为 sess_123）在服务器的文件系统中建立一个文件，在文件中保存用户在Session 所定义的全局变量的变量名和值。然后再将 Session Id 作为一个名为PHPSession 的 Cookie 保存在用户端的文件系统中。

Session 利用 Cookie 的身份标志功能，将用户在浏览网站时需要保存的信息保存在服务器上。这样 Session 既克服了 HTTP 协议的缺陷，又防止了信息的泄漏，而且方便了编程者的使用，是一个非常好的解决方案。

3） 先进的群件平台和分布式组件技术

做OA软件离不开群件平台，群件平台的技术趋势直接影响着OA软件的发展方向。LotusNotes是一种所谓的“群组工作软件”（简称群件），它主要用于辅助一群人（可能位于不同地点）协同工作，因此它也被称为开放式信息共享平台[4]。利用Notes，所有群组中的工作人员可以跨越地理界线，在不同平台上，不同组织机构中和不同的国家间共享信息，从而快速完成日常工作，进行决策和开发管理。

4） 网络安全技术以及防火墙技术

计算机网络技术的发展促使计算机应用日益广泛和深入，同时也使网络的安全问题日益复杂和突出。网络安全在办公自动化系统中占有很重要的地位。如果没有安全策略和相应的技术措施来确保系统安全，将对办公自动化系统造成重大破坏和不可弥补的损失。

由于每个办公自动化应用系统都不相同，系统需要保护的信息资源也不完全相同，所以并没有一个通用的安全策略，必须根据具体的系统来确定自己的安全策略。

网络安全性可以大致分为四个相互交织的部分：保密、鉴别、抗抵赖性和完整性控制。保密是指保护信息不被未授权者访问。鉴别是指在传输敏感信息或进行事物处理之前先确认对方的身份。抗抵赖性主要与数字签名有关。完整性是指保护信息不能被他人访问修改。

防火墙技术是内部网和外部网之间的一种安全防范系统，用来限制外部非法（未经许可）用户访问内部网络资源和内部非法向外部传递信息，而允许那些授权的数据通过。它在内部与外部网络之是构筑一个屏障，防止偷窃或起破坏作用的恶意攻击。就防火墙采用的基本技术而言，可以分为包过滤技术（Packet Filter）和应用网关技术（Application Gateway）。

3 B/S 模式技术分析

在分部范围内，由于信息点分布的特征和编制、体制情况，实现工作流与WWW 技术结合的办公自动化会给分部实际办公带来真正的方便。下面将针对实际需要分析一下实现 B/S 模式办公自动化的一些问题：1） 集成的客户/服务器网络系统；2） 交互系统；3） 分布式系统；4） 动态系统；5） 跨平台系统；6） 图形化的超媒体信息系统。

基本的办公自动化系统模块如图1所示：

4 结论和展望

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配； 另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。因此基于Web的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。（万方数据）