外海集团 协同上的“疏、导、聚、省”

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一个机构遍布多个省区，拥有房地产、百货、酒店、旅游、文化等业态的多元化集团型企业，如果没有一定的管理内功是无法发展的。一个十多年的企业，不算年轻也不算老，如果它一年比一年壮大，一定有它独特的成长秘诀，外海集团给人的启迪是：一个传统的集团型企业可以利用协同软件优化企业内部管理，推进经营，践行企业社会责任，朝着战略目标努力。

　　浙江省优秀民营企业——外海集团

　　总部位于“人间天堂”杭州的外海集团创办于1994年，经过短短十多年的发展，目前旗下企业遍布浙、鲁、粤、湘、沪、港等多个省市地区，涉及房产、市场、百货、酒店、旅游、文化、传媒、物管等多个产业，中国建设系统企业信用AAA级单位。从2002年到2011年，外海集团多次被评为浙江省百强优秀企业成就奖、浙江省优秀民营企业等荣誉称号。

　　上个协同软件或许有效?

　　这些年外海集团可谓“跑着”发展，业务触角不断扩展，异地分支机构不断增多、业态日益丰富，但是，和所有多元化集团一样都面临下面的挑战：

　　首先，在业务层面，外海集团的各分子机构分布在多个省、市、特区，广泛的分布以及为优化企业资源形成的小总部大业务的管理模式，也让集团内部存在着沟通烦、管控难、效率低、成本高、推广难等问题。

　　其次，从管理层面上来说，知识密集型和知识可复用度高的房地产、文化传媒艺术类业务，也对集团企业内部知识沉淀、共享与传播提出了较高的要求;广泛业务分布，让集团总部对于企业员工凝聚力与企业文化的打造更加看重，在管理上需要一种提升凝聚力和宣传企业文化、增强内部互动的工具;规模的扩大、管理层级的增多以及总部出于集中管控的思路，需要一套能够让行权透明化、事务有迹可循、有据可查的方法。

　　从集团经营发展需要考虑，当下市场竞争激烈以及国内整体经济大环境的不确定性，要求集团整体控制成本，并通过市场化运营手段，充分配置集团内资源，力求实现集团内经济效益的最大化。

　　从集团的社会责任层面考虑，打造绿色企业是外海集团对社会的回报和责任，节约能源避免浪费。

　　什么样的手段能满足上述需求呢?信息化!怎么做呢?上系统!什么样的系统能满足这样的需求呢?业务系统管理的是结构化数据，企业中的人和事是无法结构化处理的，人和事能像管商品那样管吗?对于人管理的是人心，对于事管理的是过程和结果，这两样管好了，业务、经营哪样不顺畅?能解决人和事的问题的系统，非协同软件莫属了，在经过了反复考察、甄别、调研后，外海集团选择了自己的协同软件：致远协同管理软件。在外海IT部门艰苦卓绝的努力下，外海集团将这套系统推广并应用起来，原来的问题随着应用的深入在慢慢的解决。

　　协同软件的功效

　　1. 疏：厘清管理层级、理顺管理流程，促进管理制度落地

　　在实施致远A8协同的过程中，需要将各分支机构按照组织管理逻辑序列配置到致远A8协同当中，以确保各机构及人员能够有效应用致远A8协同系统。借此机会外海集团重新梳理了管理关系、调整了内部结构，让外海集团的内部管理层级更加清晰、管理责任更加明确。

　　以实施致远A8协同为契机，重新梳理了集团管理架构

　　致远A8协同让管理制度落地不再成为空话

　　“表单+模板”是致远协同的一个重要特色，通过引入致远A8协同，外海集团将企业原有的纸质审批规范化、高效化、关联化，解决了原有管理流程多、执行差的问题，实现了企业管理规范的“落地”，让管理指令的执行更加高效，明确了各节点负责人的权与责，更可实时查询统计各项管理数据，由此极大地提升了企业内部管控水平。

　　2. 导：革新工作方式 提升办公效率

　　外海集团分子公司多、业务领域广的特点，使得集团内部沟通基本采取发文、跨部门协调会等方式进行，这也就形成内部文件多、会议多，只见会议、电话、E-mail、邮寄来往不断，费用花费日渐增长但沟通成效却没有明显改善。这同时也导致在集团规模快速扩张情形下，员工工作难免顾此失彼，制度难以落地。致远A8协同管理软件的引入，让外海集团有了改观：

　　个人工作管理更加清晰，由原先工作的任意时间点的口头交代，工作随意性强，效率低的工作模式，转变为按照工作布置时间先后、轻重缓急不同、内附详细说明的工作指示，这让员工可以对各项工作合理安排、提高效率，有计划地进行答复，极大提高工作效率;

　　 合同审批，由原来的纸面合同、通过快递方式审批，改为电子化标准模板合同，以电子方式流转审批，不仅打破了原先的时空壁垒，更极大的提高了效率、降低了成本,确保了合同能够及时、准确、安全地得到传递和审批;

　　集团发文，由以往通过审批、复印、邮递、传阅这种单向的红头文件的信息传递过程，改为现如今审批、发放、接收、反馈一气呵成的新型公文发文的传递方式，不仅大大减轻了相关部门的工作压力，提高了相关信息的传达效率，更能够实时收到下级的反馈，让总部理念更有效地领导下级机构的工作;

　　会议管理，由于外海集团分子公司多、业务领域广，这也使得集团内部会议多，会议管理也比较混乱，会议室安排不开或者重要会议经常出现冲突。而如今通过致远A8协同，所有会议室的预定和安排全集团的人都一目可见，让会议组织更加高效便捷，而且也让会议资源得到合理利用。

　　3.聚：企业文化建设，提高异地员工向心力

　　外海集团分公司多、分布地域广、业务形态多的特点，决定了让外海集团的大部分基层乃至部分中层员工对企业认知较少，认同感不强，对企业文化感知度低。而通过致远A8协同软件的引进，为企业文化的建设提供了一个加强内部联系、完善企业认知，巩固企业文化的平台，让员工有一种家的感觉，在外海集团的协同系统中处处充满了温暖的一幕。

　　将原先单向发放的内部期刊通过致远A8协同推送到员工的手中，让总部与基层的员工沟通和反馈更加畅通;

　　将以前零星、主管领导随机的人文关怀，变成了一个有组织、有机制的文化关怀行动，提升了集团员工的认同感;

　　将以往点对点式的新员工接触，变成了有组织保障的新员工融入新方式，减少了新人融入的隔膜与恐惧感，增强了公司内的熟悉程度;

　　将以前只能在现场独享的活动画面，现如今通过致远A8协同图文并茂地传递给全集团的员工，让大家共享愉悦气氛，增强凝聚力和向心力，提升基层员工参与集团各项活动积极性;

　　通过论坛的形式，将以往领导决策、员工执行的各种决议，变为现在群策群力、下层员工为决策团队提供建议和意见的沟通模式，提升了基层员工参加公司决策的积极性，也为上层领导广开言路，增强互动性，加深对企业文化的认同和感知。

　　4、 省：绿色工作，年省数十万办公经费

　　引入致远软件后，据初步统计，外海集团每年便能在纸张成本、用电成本、交通成本、通信成本、办公耗材成本等方面，节约近18万元。

　　外海集团办公经费节约情况测算