专家视点：实走企业OA路 充分认识应用属性

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　 　      虽然实施办公自动化（Office Automation，OA）不像实施ERP那么艰难复杂，但企业OA的应用效果并不比ERP好。我们认为，要顺利地实施OA并获得效率和效益，必须充分认识企业OA的应用属性，注重关键要素，抓住数据这个核心，分步推进应用，扎扎实实走好OA路。

一、充分认识应用属性

　  OA来自国外，虽在我国落户多年，仍然水土不服。与政府和其他OA相比，企业OA在应用属性如不确定性、集成性和灵活性等方面表现得更加突出，必须对此有充分的认识。

1.不确定性

   OA是企业信息化大系统的子系统，必然继承其“父辈”所具有的不确定性。首先，因为现在企业外部环境的变化频率明显加快，顾客需求多样化，市场竞争日趋激烈；同时，企业自身的发展空间也在不断扩大，需要缩短决策时间，随时对市场做出反应。这就要求企业管理流程不断进行优化或重组，如组织机构的变革和人员流动等。尤其目前国企改革到了关键时期，许多国企面临管理体制的根本变革更使企业处于大动荡中。其次，OA自身技术在不断发展和变化，从单纯的文本界面、C/S结构、B/S结构，到现在的B/S三层、多层结构。就内容而言，首先是办公过程中普遍使用电脑和打印机进行文字处理、表格处理和人事财务等信息的管理等；再是办公过程中网络技术普遍应用，以数据、信息提炼和组织知识为主要处理内容的办公自动化系统的使用；现在的发展趋势是在网络新技术支持下的业务OA，并向数字化办公转变。企业内外环境的变化、OA自身技术的变化以及应用对象的变化，使企业OA的应用具有了不确定性。

   启示：不可能一套现成的OA套在自己企业上就天衣无缝，且效果良好。当然，即便是今天使用效果好，也不能保证明天依然好。所以，必须以发展的眼光，按照企业自身的需求和管理特点选用合适的OA系统。

2.集成性

   OA首先是一个集成平台，这也是对OA的基本要求。包括信息集成，即对生产、管理、营销、企业外部等信息进行集成；技术集成，关系数据库、文档数据库、数据检索、传输、多媒体等技术都得以体现；应用集成，除了OA本身的应用、通讯、发布、协同、公文流转外，还需要集成财务、人力资源和供销管理，甚至客户管理和供应链管理。

   启示：集成性告诉我们，不能就OA而OA，必须从集成的角度选用OA系统，才能取得效率和效益。

3.灵活性

   相对于财务系统和ERP来说，OA要灵活一些。首先，OA的应用面广。可以根据企业的实际情况，灵活地启用一个或几个平台的功能，使用的门槛也比较低，不必对员工做长期培训就可以由简到繁地开始使用；而且，因为是办公系统，它会和所有的管理人员、上下级领导直接接触，因此应用面很广泛。其次，OA投资少、见效快：在原有硬件平台的基础上，增加少量投资，十几天的时间OA就可以使用起来；看准几个问题，抓用到底，很快就能见到效益；在入门之后，可快速集成原有的零散信息，达到信息共享的目的，例如用iMIS的应用模板，很快可以完成一个部门的应用集成，使工作效率和效益都有所提高。OA可直接面对领导层，一件事做好了，对整个企业会有很大触动。

   启示：我们可以把OA作为管理信息化的切入点，乃至整个企业信息化的切入点。取得领导和广大管理人员对信息技术的认可之后，全面推动企业信息化进程。

二、注重关键要素

   实施和应用OA的关键要素是OA的使用者。现在还存在几个问题：①传统办公习惯成为阻力。目前有部分使用者的传统办公习惯根深蒂固，沿袭着多年来一贯制的办公环境和手段，如有的领导习惯于看纸媒体文件、听取面对面汇报，不愿意看屏幕、不愿意使用鼠标，更不愿意出门带移动办公设备，这是实施OA的第一阻力。②办事程序不够规范标准。例如，请示工作的回复是“你看着办！”；正常手续不能办的事情，不正常途径办理却圆满解决！这都是OA系统所不能接受、无法实现的“超常功能”。③配角唱主角的戏。不少企业的信息部门担当推进OA的主角，即信息部门推动企业领导和广大管理人员，一个配角推动两个主角唱OA这台戏，工作难度和使用效果是不言而喻的。企业应当分清推进OA的主角和配角，力求企业主角一把手、管理人员）就是推进OA的主角。

   启示：需求源自认识，没有认识自然就没有需求。若想唱好OA这台戏，就要采取措施--培训，通过培训提高主角对OA的认识，发现对OA的需求，促使主角和配角的转化。OA也是一个过程，在培训和实施工程中尽量采取“小步快走”的方式。

三、 抓住数据核心

   以数据为核心，实行分级管理至少有以下几点益处：①激活了企业门户。现在许多企业的信息部门没有足够的专门维护人员，也没有及时反应客观需求的素材，致使门户网站处于“休眠”状态。而分级维护管理就是放权给底层部门，让他们按照需求维护属于自己的OA平台和网页（上载内容有各级领导把关审核），信息部门只负责管理（如各级权限设置），这样就有了自上而下的维护管理队伍，解决了长期以来企业门户维护少人缺材，半死不活的问题。②在企业内部对信息管理实行了“政企分开”。使信息部门和管理部门各自对信息管理的职责一清二楚，信息源部门（管理部门）负责数据及时维护，信息部门负责管理网络，解决了领导不能及时看到数据，就习惯性错打信息中心板子的矛盾。而且这样各层系统有后台的各级数据库（关系或文档数据库）支撑运行，大大提高了系统的安全性。从规划、实施到逐渐运行，在OA平台的支持数据库中不断沉淀和积累统一标准的数据，为后续OA的发展、数据挖掘服务决策奠定可靠的基础。

   启示：在规划实施OA的过程中，要自始至终抓住数据这个核心，避免出现新的信息孤岛。要在统一的信息资源规划下实施OA系统，即其他的管理信息系统（如ERP）与OA使用统一的数据平台，并以OA平台作为数据传输的纽带和桥梁，以数据为核心，进行分级管理。

四、分步推进应用

   “总体规划，分步推进”是扎实走好OA路的首要原则。要想分步推进，总体规划是前提，不能无目的、无步骤地盲目推进。理想的OA应当具备企业的通讯、信息发布、协同工作、公文流转、日常办公、信息集成、知识管理等主要平台，既不能一下子全面推开，也不能从头到尾依次实施。要按规划和企业的实际情况，以“小步快走”的原则稳步推行。

   在实施和使用OA的过程中必然牵扯到以哪种流程为导向的问题，一般采用“双向位移”如果是老企业或相对较大的集团企业，OA又是信息部门提出和推进的，那就必然是以企业主导业务为导向，让OA向企业业务流程“位移”多一些，而不可能是让OA从根本上改造集团业务流程。但决不能是企业工作流程的翻版，否则将失去OA提高工作效率和经济效益的意义。

   在实施OA的过程中，“以干促学、以学促用”也是扎实推进OA的具体做法。有了基本的办公自动化条件，比如职工的培训就可在网上进行，以此培育通讯平台的使用，然后立即要求使用邮件请示汇报，取消纸媒体文件。以实际的OA应用促进学习，推动应用。

   实施OA必然要进行管理流程优化，牵扯到企业的人员调配、权力转移、利益再分配等，这都是敏感问题，必须慎重操作。建议先抓住一个人的应用效果、一件事情的推行、一个单位使用OA的效益，推进优化管理流程。例如某集团的一位副总信息管理基础好，信息技术应用的好，就推选他来分管业务流程的优化。集团发放会议通知，原来是党办公室、信息部门、财务、人力资源、总调度都可以下发，各行其事。

   实行OA以后，统一将通知发放归权为党政办公室综合科，其他单位通过网络向综合科提报会议通知，由综合科统一协调下发，理顺了管理流程，防止了会议室、参会人员、车辆等资源的冲突和浪费。

   启示：以“双向位移”为原则，分步推进，小步快走，抓住小事落实到底，都是扎实走好企业OA之路的有效途径。