办公自动化OA软件：管理者的车轮子

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　  　　著名未来学家托夫勒最重要的预言：继农业革命和工业革命之后，世界将发生以互联网为标志的第三次革命浪潮，进入知识经济社会。如今，第三次浪潮已经成为或正在成为事实，深刻地改变了社会的信息结构和信息传递体制，信息载体正在从以报纸、书籍为核心的大众传媒向互联网为核心的网络传媒转变，生产要素也从资本向知识转变。社会基础的改变带来了竞争规则从以规模制胜到以效率制胜，从大鱼吃小鱼，向快鱼吃慢鱼的转变。对于管理者，应该适应社会的这种转变，借助高效的管理工具，结合自己优秀的管理才能，执行自己的管理思想，最大化创造管理效益。

　　数字商业时代，管理者遭遇的难题

企业内部信息沟通的广度、深度、质量、效率存在不足；有些工作，如果没有亲自督促，要么放任自流要么无人负责，致使完美无缺的策略，因为得不到良好的执行而流产；事情和最初的目标背道而驰，却不知道是那个环节、哪个人身上出了纰漏；一项工作，几个人签字的正常流程走下来，耗费很长时间，贻误商机；企业部门资料管理混乱，重要文件常常不知所踪；职员离职，带来重要资料遗失或泄露的隐患！无法随时随地掌握企业的全面情况，出差数天工作即堆积如山。

数字商业时代，管理环境发生了巨大的变化。日益细化的分工，倍数地增加了个体和个体之间，团队和团队之间的协作，同时更细化了各个分工岗位的权利和责任；用知识创造的工作越来越多，管理、监督的精确度要求不断提高；信息量爆增，沟通数量和质量都在要求提升；知识、创新是将来最核心的竞争能力，知识管理是各类组织未来最重要的管理任务。处在一个复杂、多变的管理环境中，作为一个出色的企业管理者，优秀的管理才能毋焉质疑是必须的。但优秀的管理思想，离开了优秀的管理工具来实践，出色的策略构思，离开了完整的执行，它也只能停留在意识状态，不能转变为现实的效益。

　　OA软件，管理思想的机器化

计算机的出现，使我们身边的很多事情变的简单和规范。90年代初期WORD的出现，帮助人们从繁重的事物工作中解脱出来，但它仅仅是一种个人办公软件。90年代后期，随着对协同化办公与知识管理的需求日益强烈，企业级的办公管理软件以及实践企业家管理思想的管理工具应运而生。办公自动化软件（简称OA）是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术和Web技术开发的软件产品，其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公、提高管理效率，它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。

      如果把管理思想比做一部车，那么管理工具应该就是车轮子，是它使得管理思想转动起来并飞速前行。而办公自动化软件就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，使企业重新注入灵活、效率和规范因子的管理工具。显然，优秀的管理工具是帮助管理者、组织在竞争中制胜的利器。

　　OA软件：形成、传播、发展企业习惯的好工具

管理者最大的任务就是一个战略、策略制定并监督执行，在这过程中，关键核心不是目标的设定，而是执行的过程控制。国外的很多大型组织或企业，经过上百年的发展，不断发展壮大，形成了高效、规范、程序化的管理机制，这是一种企业习惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。近年来，他们正在运用包括OA软件在内的IT技术将这种企业习惯机器化，支撑组织高效、健康运转。

OA软件的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。以国内专业的办公自动化软件厂商合强软件的合强智能办公系统为例，它主要实现了四个方面的功能。

   ● 建立内部通讯平台； ● 实现工作流转的自动化；

   ● 建立信息发布平台； ● 实现文件管理的自动化。


　　OA软件的这些功能将帮助管理者实现以下的目的：

首先是让管理工作变得轻松轻松。原因来自三方面：一、信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以内；二、文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待半工作清晰明了。相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减低工作量。三、信息发布平台使无效会议减少。

 其次是协作性、灵活性显著提高。20世纪，福特汽车的创始人首先倡导了专业化分工的产业模式，是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。OA软件不仅帮助你建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂。而且提高了企业的部门间的协作能力，提高了团队精神。

       第三、管理效率提高了。在OA平台上，可以了解每项业务、每个人的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，并借此提高组织的工作效率和管理效率。

       第四、规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，相应的责任权利对应相应的权利，杜绝越权超作，防范经营风险，增加了监督性，

 最重要一点就是实现知识管理。文档管理的自动化，一是可以使优秀员工思想、技能不断积累和创新。二是即时管理、更新每个部门的各种资料，例如客户资料，使得组织可以减低人员离职时所带来的人事成本等。

 第三次浪潮的到来，使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益，ERP实现企业的资源效率，财务软件实现企业资金效率，OA软件则提升企业的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。