如何选择OA系统  关于OA的五大误区

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应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里赛飞例举十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。

误区一：自己开发

     自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

     首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；

     其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；

     再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；

     最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

误区二：功能越全越好

     只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？

     首先，容易造成功能闲置，系统空洞；

     其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；

     再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；

     最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

     选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

     需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。

误区三：价格越贵越好

     判断一个产品好不好的根本原则不是看它的价格是不是最贵，而是看它是否适合自己，OA系统更是如此。其实所有的OA系统80％的核心内容都是相同的，但是有的软件在上面增加上一些附加功能或者在某一项上有所强化，而功能每增加10％，价格便会增加100％－200％，给用户造成很重的经济负担，往往是花了大价钱买了自己并不需要的附加功能产品。

误区四：系统越开放、越自由越好

     网络的一个基本特征就是开放、自由，但是完全的开放和自由也会给用户带来很大的应用风险，比如财务数据、客户资料、配方工艺等重要文件如果在网上可以随意浏览，很容易泄密，给用户造成不可估量的损失。但是，不放在网上又不便于统一管理，因此最好的解决方案就是能够对它们进行权限管理，根据权限等级，只有具有一定级别的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，这就既方便管理又防止泄密。

误区五：软件应该完全符合企业的办公习惯

     软件的确要适合用户的办公习惯，但是也要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现。

     OA软件不是旧模式的新版本，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，优秀的OA软件更是代表了未来办公的趋势，如知识管理、协同办公等思想，另外它公开、公正、透明的特点也可能会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理，因此在开始应用时会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，这就要求用户能够除旧纳新，转变思维，勇于变革，因为这是必须要坚持的东西。

     改革是要付出一定努力的，所以用户应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生实际效益的OA产品，而不是一味的追求符合自己的习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为这归根到底是接受新的管理思想。