集团OA办公系统软件推行过程中的需求分析

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     提高对集团OA办公系统软件的认识

    集团OA办公系统软件是企业资源计划系统的缩写，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。对集团OA办公系统软件的透彻认识与理解，是集团OA办公系统软件项目成功实施的基础。

    集团OA办公系统软件的核心管理思想

    当下集团OA办公系统软件在各行各业中的运用已经较为普遍，集团OA办公系统软件系统几乎涵盖了企业运作的所有领域，它是企业各部门的共同平台，数据在各个部门实现了集成共享。其核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理，体现了事先计划与事中控制的思想。例如，集团OA办公系统软件系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而可以根据财务资金现状追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变资金信息滞后于物料信息的状况，便于事中控制和实时做出决策。计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，并要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能。

      对集团OA办公系统软件认识的途径与方法

    集团OA办公系统软件项目在煤炭集团企业中实施，并不是几个领导加一个财务部门人员对其熟悉就能成功实施的。集团OA办公系统软件项目是一个集成的、涉及企业方方面面的巨大工程，它需要在集团内部众多管理部门的具体实施人员中被广泛了解之后，才有成功实施的可能。然而，要打好基础，使集团OA办公系统软件的精髓被广泛了解，并不是一件容易的事情，面对这个艰巨的任务，要有很好的途径和方法来解决。

    企业在准备上集团OA办公系统软件前，首先应请专门的管理咨询公司为高中层领导培训集团OA办公系统软件原理，阐述集团OA办公系统软件究竟能为企业解决什么问题。剖析成功案例的成功经验，失败案例的教训，让企业领导真正认识到实施集团OA办公系统软件的收益和风险共存。同时，还要派出相关人员到管理咨询公司培训，学习集团OA办公系统软件原理、集团OA办公系统软件实施方法、集团OA办公系统软件项目实施成本和实施风险控制等内容。当然，从实际以及成本的考虑}H发，上述方法只能解决部分人员对集团OA办公系统软件认识和具体的实施方法，并不能让所有应该熟知的人参与其中，这就要求企业通过印发宣传册等方式进行广泛的宣传，并加强内部培训，以增加受众人员对集团OA办公系统软件项目的了解，只有让具体实施的人心中有数，集团OA办公系统软件的实施才能稳固推进。

    对集团OA办公系统软件项目进行原则性规划

    对集团OA办公系统软件项目进行原则性规划，是成功推行集团OA办公系统软件的关键。为保证煤炭集团企业顺利推行集团OA办公系统软件，应由企划部门进行统一的集团OA办公系统软件项目规划，成立以公司企划部负责人为主的集团OA办公系统软件项目小组，组织人员调研影响企业竞争力的主要因素，分析现有业务流程、提出改进业务流程的解决方案，哪些问题可以用集团OA办公系统软件来解决，实施集团OA办公系统软件要达到的目标；并对软件的实施周期、实施成本、实施风险写出详细的可行性分析报告，递交企业决策层讨论决策，这将成为煤炭集团企业集团OA办公系统软件实施的关键。

      制订集团OA办公系统软件项目规划时应遵循的基本原则

    （1）整体规划原则。集团OA办公系统软件项目规划是集团企业战略规划的一部分，要与集团企业未来的业务发展和管理发展充分结合。集团企业集团OA办公系统软件项目的整体性包括3方面：①项目内容覆盖了集团企业各项经营活动；②集团OA办公系统软件项目建设不是孤立地搞单项计算机应用，在选用技术时应全盘考虑；③必须考虑在全球化市场中同需方和供方密切相连，客户和供应商的相关信息要纳入集团企业集团OA办公系统软件项目管理范畴。

    （2）阶段性与扩展性结合原则。应分阶段选择实施集团OA办公系统软件项目的不同子系统，做规划时要留有余地，不能追求大而全。要以适应信息技术快速发展、适应集团企业管理与业务模式的不断变化为目标。

    （3）客观性需求原则。不同规模的集团企业对财务管理集团信息化OA系统规划有不同的要求。在规划时要从集团企业的实际出发，结合现有的流程处理和业务需要，制订出适合集团企业发展的集团OA办公系统软件项目实施规划，不能一味追求先进技术和最新版本。

     集团OA办公系统软件推行过程中的需求分析

    集团企业的需求分析应包含3个层面，即战略层面、技术层面和管理层面。①从战略层面上来说，涉及以下几个方面：明确集团企业的总体战略目标；明确集团企业所处的竞争环境；在集团企业总体战略的指导下，根据自身的现状、能力和竞争环境的要求，制订切实可行的集团OA办公系统软件集团信息化OA系统战略。②从技术层面上来说，需求分析涉及评估公司的集团信息化OA系统能力现状，包括现有集团信息化OA系统基础设施和人员的能力；评估集团企业的集团信息化OA系统技术架构，包括平台、网络、应用软件、流程、数据和架构；按照集团企业未来发展对集团信息化OA系统能力的需求，确定集团信息化OA系统能力差距和集团信息化OA系统能力发展蓝图。③从管理层面上来说，需求分析涉及管理组织机构设置、汇报体系、岗位设置、技能分类和相应的绩效考核指标体系；集团信息化OA系统管控模式，如相关集团信息化OA系统制度、标准和规范、集团信息化OA系统投资决策程序、风险管理、安全管理和项目管理、集团信息化OA系统变革管理和培训。企业需求分析的内容要充分体现对整个供应链资源进行管理所应具备的集团信息化OA系统的内涵。做好需求分析后，还要注意需求与实施之间的平衡。在进行集团OA办公系统软件建设过程中，需求与实施必须要与内外环境相适应，并不断进行实时调整。

     做好项目实施前的调研评估

    慎重选择集团OA办公系统软件软件提供商，是快速部署集团OA办公系统软件的保障。煤炭集团企业实施集团OA办公系统软件项目，与小企业最大的差别就是耗资巨大，部署缓慢，实施过程中稍有不甚，就会影响整个企业的经营管理，甚至带来严重的管理混乱。因此，选择有实力的集团OA办公系统软件供应商就显得尤为重要。对于没有实施集团OA办公系统软件的煤炭企业来说，最好办法是引入第三方评估。由专业的顾问、行业专家来评估，客观、可比也权威。专家们见多识广，可以通过与同行业、同规模、同地域的企业进行对比，可以与同目标、同类型、同时期、同投资规模的项目进行对比，对项目的投资、运行、技术、效果做出评估，让企业了解当初的决策是否正确，实施的工作是否有效，集团OA办公系统软件系统能为企业提供多大帮助。同时，专家们还可以指出项目中的成绩和不足，为企业下一阶段的集团信息化OA系统项目安排提供帮助。即使有第三方的评估，作为煤炭集团企业战略管理的一部分，企业仍然要慎重，要从多方面考察软件商的综合实力：①成熟、定型并且有一定用户群的集团OA办公系统软件软件开发商；②软件的研发队伍和开发工具能适应企业发展的需要；③具有丰富经验的实施咨询顾问群；④参观和考察软件商（与本公司同类型企业）的成功客户。