公文管理

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　第一章 公文管理介绍

　　在这里可以把对实际中的公文收发审批工作模拟出来，这样我们所有的审批工作都可以通过计算机网络在本地计算机上进行了，申请人是谁，审批人是谁，审批意见是什么，还有审批时间都会在系统中记录下来。

　　1.1公文管理的作用

　　是通过自定义的业务流程和自定义的业务表单，实现单位公文收发业务流程。支持对流程的管理，可查询当前业务流程的办理状态，可通过催办功能实现对相关人员进行催办，进行系统短信提醒和手机短信提醒，达到了协同办公的目的。在功能上支持多种流程设置方法，支持流程跟踪和办理意见显示。支持每个办理人员耗时管理。支持流程判断，根据不同类型可设置不同分支。支持流程自动通知相关自定义人群，如部门领导，预设人员等保证事务的精确处理;支持工作名称自定义。将工作流程进行了规范和优化，达到工作量化，流程可控，流转高效，办事透明，降低成本的效果，帮助使用单位实现了高效管理。

　　第二章 公文管理使用说明

　　2.1如何新建公文

　　这一节，我们讲解如何进行单位收发文等工作表单的新建发起。工作流程分为自由流程和固定流程。

　　【自由流程】：无需设置办理步骤，办理过程中员工通过自定义的业务表单转交的时候可以任意选择办理人员，无办理步骤限制提高工作办理的灵活性、快捷性。

　　【固定流程】：通过自定义的业务流程和自定义的业务表单，需通过设置好的步骤一级一级办理，规范办理流程，在企业中梳理办理流程是非常重要，可以通过设置好的流程实现工作的监控，哪些人办理了，哪些人没有办理均能一目了然。并可以分析每个办理步骤的工作效率，协助领导对员工的工作积极性做到很好的把控。将工作流程进行了规范和优化，达到工作量化，流程可控，流转高效，办事透明，降低成本的效果，帮助企业实现了高效管理。

　　下面我们将以【固定流程】举例，先来学习如何建立收文登记：

　　首先进入到【公文管理】-【收文-登记】页面，点击【表单名称】如图：

　　进入到工作表单填写页面以后，可以在表单里面填写各输入项内容。若其中某项不允许填写，那么表示在此步骤中此输入项您不具备可写权限。我们可以在发起工作的时候携带附件，以及工作的紧急程度，工作的名称，如图：

　　点击【保存并转交】进入到“转交页面”以后，需要选择转交人，如有多步骤，还需要选择转交的步骤，如图：

　　点击【确定转交】流程就自动转交到对应接收人员的【收文-待办】中。

　　2.2如何办理公文

　　这一节，我们学习如何在【收文-待办】中对单位收发文等工作表单的进行办理转交。

　　首先进入到【公文管理】-【收文-待办】页面。【收文-待办】中显示的是未转交到下一步骤的所有工作。

　　【全部工作】：显示全部未转交到下一步的工作。

　　【未接收】：需要您办理，但是您又未接收的工作。

　　【办理中】：需要您办理，您正在办理的工作。

　　【已办结】：已经办结，但是您未转交到下一步的工作;或者是多人会签，您已经办结，但是其他人还没有办结转交。

　　【已委托】：已委托给其他人办理的工作。

　　如图：

　　点击【办理】进入办理页面以后，可对表单文件进行查看，附件进行下载，并可以填写办理意见。如图：

　　【办理完毕并转交】办理完毕并进入到转交页面。

　　【办理完毕等待转交】办理完毕但未转交到下一步骤，工作表单将会出现在【已办结】列表中，如果需要重新办理，可以在【已办结】中点击【收回】重新办理，但是办理耗时也将会根据实际情况重新计时。

　　【保存并返回】保存表单内容，办理意见并关闭当前窗口

　　【回退】回退给以前的步骤重新办理。

　　【关闭】不做任何处理，关闭当前表单。

　　特别提醒：如果在多个经办人会签的时候，此步骤“经办人转交”属性设置为“所有经办人办理完毕才能转交”的时候，那么在所有经办人未办理完成的时候，【办理完毕并转交】将隐藏，必须在所有经办人办理完成以后才可以转交到下一步骤。

　　点击【办理完毕并转交】进入到“转交页面”以后，需要选择转交人，如有多步骤，还需要选择转交的步骤，如图：

　　点击【确定转交】流程就自动转交到对应接收人员的【待办工作】中。

　　2.3如何委托工作

　　在我们日常办公的时候，会因为外出，或者不方便操作表单的时候，会将工作委托给其他人进行办理，这个时候我们就可以采取委托的方式。

　　全部委托

　　您可以在【个人事务】—【个性设置】—【工作委托】中设置委托人，如图：

　　针对每项工作委托

　　您可以在【工作流程】—【待办工作】中设置每项工作的委托人，如图：

　　进入委托页面以后，选择“委托人”然后点击【提交】，工作将自动委托给对应的人办理。

　　2.4如何在表单上使用电子印章

　　在我们日常办公中，会需要直接在表单上面使用电子印章，下一节将学习如何在表单上使用电子印章。

　　点击【点击选择印章或签名】，您可以在此使用将会弹出“电子印章”的使用页面，如图：

　　选择印章并输入对应密码以后，点击【确定】，您的的印章将出现在表单中。如图：

　　2.5如何办理时额外增加经办人

　　在我们日常办公中，有可能在表单中会临时需要增加经办人，我们可以在表单办理页面的右上角点击【】，进入到经办人增加的页面，如图：

　　点击【增加经办人】进入到经办人的增加页面，如图：

　　2.6如何打印工作明细

　　在办公的时候，如果想将表单明细以及办理的过程，日志等内容打印保存，我们可以在表单办理页面的右上角点击【】，进入到打印页面，如图：

　　点击【打印】进入到打印页面，如图：

　　设置好需要打印的分项，点击【打印】按钮，页面将发送到对应的打印机进行打印。

　　2.7如何查看工作流转日志

　　如果想查看此表单的什么时候建立的，谁做过说明样的操作，都可以通过【流转日志】，我们可以在表单办理页面的右上角点击【】，进入到流转日志页面，如图：

　　点击【流转日志】进入到操作日志页面：

　　2.8如何查看办理意见

　　如果想查看此表单其他人的办理意见，我们可以在表单办理页面的右上角点击【】或者点击【】，进行查看，如图：

　　点击【办理意见】进入到办理意见查看页面：

　　2.9如何查看印章使用记录

　　如果想检测此表单印章使用的记录，我们可以在表单办理页面的右上角点击【】进行查看，如图：

　　点击【印章记录】进入到印章记录查看页面：

　　2.10如何查看办理状态以及流转情况

　　如果想看一下此表单都有谁办理过?谁正在办理?谁还未接收办理?我们可以在表单办理页面的右上角点击【】进行查看，如图：

　　点击【流程图】进入到查看页面，在查看页面，您能看见此表单都有谁办理过，谁正在办理，谁还未接收办理，办理工作耗费了多长时间。以及点击【查看流程设计图】您可以查看当前表单在整个流转过程中所处的位置，如图：

　　2.11查询我发起的公文

　　如果您想查询一下您发起或者您经办过的流程。可以进入【公文管理】—【收文-已登记】。如图：

　　2.12查询我经办过的公文

　　如果您想查询一下您发起或者您经办过的流程。可以进入【公文管理】—【收文-已办】。如图：

　　查看时，只能显示您办理的内容，如果步骤存在保密字段或下一步骤处理的情况，是看不见的哦。

　　2.13如何统计表单明细

　　如果您想统计一下您表单中某个字段的数量，例如请假天数等。可以进入【查询统计】—【收文查询】，然后点击点击某一个表单，进入此表单的统计页面。如图：

　　点击【统计报表】进入到统计结果页面，如图：

　　2.14如何监控工作

　　如果想监控一下允许监控的工作流程的处理情况，都有谁处理了。可以进入【公文管理】—【收文-监控】，如图：

　　2.15如何分析工作效率

　　如果您想统一的分析仪下每个员工在某段时间每个流程中的办理效率。可以进入【查询统计】—【效率值分析】，如图：

　　条件设置完成以后，点击【查询结果】即可进入到分析结果的页面，如图：

　　点击每个单元格中的数字，可查看具体的明细，即在什么步骤耗时多长时间，效率怎么样，如图：

　　2.16如何删除某项工作流转

　　如果想删除某项工作，则必须在【收文-监控】中进行删除，删除以后可以在【收文-销毁】中恢复或者彻底删除，如图：

　　2.17如何强行结束某项工作流转

　　如果想强行结束某项工作的流转，则必须在【收文-监控】中进行结束，结束以后是不允许再恢复的，如图：

　　已删除的工作将全部集中在【收文-销毁】模块中，我们可以在【收文-销毁】中对工作进行恢复和彻底的删除，如图：

　　2.19如何管理归档工作

　　工作流转结束以后将自动分类到【档案库】中，有归档目录对应权限的用户可以在【档案库】—【档案库】中进行查看，如图：

　　2.20如何查询归档表单中的附件

　　工作流转结束以后将自动分类到【档案库】中，有归档目录对应权限的用户可以在【档案库】—【文件查询】中进行查看，如图：

　　2.21如何将每个步骤的处理情况传阅给其他人浏览

　　进入【基础设置】-【流程设计】-【步骤基本属性】设置每个步骤的传阅人以及传阅项。如图：

　　设置好以后，流程在流转过程中，就会将办理的内容，通过内部邮件的方式发送给指定的接收人，如图;

　　2.22表单设计

　　在我们日常办公中有许多的工作表单，这些工作表单是需要走审批流程的，例如我们的请假单，发文单等。表单设计提供这些表单的可视化的设计，方便管理员更快捷的设计出适合企业的任何表单。

　　表单和流程设计成功以后，有相关使用权限的用户可以在【收文管理】—【收文-登记】中发起审批流程。

　　如何设计表单

　　首先进入到【系统设置】—【表单设计】—【表单】页面，如图：

　　进入【表单新增】页面以后，首先，将网页设计工具或Word编辑好的表格框架粘贴到表单设计区或者通过表单设计器设计或从中导入，然后，创建表单控件。

　　第一步：进入表单设计界面以后，首先在表单设计区域中导入表格框架。如图：

　　第二步：表单设计区域中字段维护。如图：

　　如何修改表单

　　首先点击左边的表单类别进行显示，然后点击每行数据点击其后的【设计】按钮，进入到设计页面，如图：

　　进入设计页面，可对表单内容和字段进行编辑。如图：

　　如何删除表单

　　首先点击左边的表单类别进行显示，然后点击每行数据点击其后的【删除】按钮，即可删除对应的表单，如图：

　　2.23工作流管理

　　在这里可以把对实际中的审批工作模拟出来，这样我们所有的审批工作都可以通过计算机网络在本地计算机上进行了，申请人是谁，审批人是谁，审批意见是什么，还有审批时间都会在系统中记录下来。

　　什么是工作流程

　　是通过自定义的业务流程和自定义的业务表单，实现企业收发文、内部人事、请假、费用请示等等内部业务流程。支持对流程的管理，可查询当前业务流程的办理状态，可通过催办功能实现对相关人员进行催办，进行系统短信提醒和手机短信提醒，达到了协同办公的目的。在功能上支持多种流程设置方法，支持流程跟踪和办理意见显示。支持每个办理人员耗时管理。支持流程判断，根据不同类型可设置不同分支。支持流程自动通知相关自定义人群，如部门领导，预设人员等保证事务的精确处理;支持工作名称自定义。将工作流程进行了规范和优化，达到工作量化，流程可控，流转高效，办事透明，降低成本的效果，帮助企业实现了高效管理。

　　如何进行流程设置

　　这一节，我们学习如何进行流程设置。前面的章节，我们都先介绍如何使用一个模块再来讲解如何设置这个模块。但在工作流程中，相对复杂的是系统后台的流程设置，对于系统管理员来说，了解系统后台的流程设置后，会更加清楚地理解工作流程流转的全部含义，工作流程进行规范化设置后，普通用户使用工作流程时，操作将更加简单。对于普通用户来说，可以不需要阅读本章内容。下面我们先来学习如何建立流程步骤。

　　首先进入到【系统设置】-【工作流管理】-【工作流设置】页面，点击【流程名称】列表中需要设置的流程名称。如图：

　　第一步，点击【新建流程】进入到流程属性页面，填写完流程各项属性以后，可以进入流程步骤设置或复制以前的流程步骤，如图:

　　第二步，在流程设计器的空白处点击【新建步骤】或者点击左上角的【新增步骤】进入流程步骤新建页面。在流程的开始步骤，可以设置步骤的以下属性，如图：

　　点击【新建步骤】进入到步骤新建页面，如图：

　　步骤各项参数说明表

　　步骤序号步骤序号，系统自动生成。

　　步骤名称步骤的名称

　　步骤位置步骤所在位置。分为：

　　【开始】：表示此步骤是开始的第一步，在第一步只能设置“序号”、“名称”、“选择过滤规则”、“自动选择规则”、“文号修改”属性。

　　【中间段】：在中间段可设置步骤的所有属性。

　　【结束】：可设置步骤的所有属性。并表示当前流程结束，结束后如果在流程属性中设置归档目录，表单将自动归类的归档目录中。

　　提醒：流程必须存在一个【开始】步骤和【结束】步骤。

　　下一步骤设置此步骤的下一步骤，若在【待选步骤】中没有下一步骤，此处可以暂时不设置。

　　如果下一步有多个分支，可以从【待选步骤】中选择多个下一步骤到【已选步骤】中。

　　【待选步骤】：表示不是此步骤的下一步骤。

　　【已选步骤】：表示是此步骤的下一步骤。

　　选人过滤规则【允许自由选择全部人员】：用户在转交到此步骤办理的时候可以从全部人员中选择办理人。

　　【允许自由选择本部门人员】：用户在转交到此步骤办理的时候只能从当前登陆用户所在部门中选择人员转交。

　　【允许自由选择本角色人员】：用户在转交到此步骤办理的时候只能从当前登陆用户所在角色分组中选择人员转交。

　　【允许自由选择本职位人员】：用户在转交到此步骤办理的时候只能从当前登陆用户所在职位分组中选择人员转交。

　　【只允许从默认人员中选择人员】：用户在转交到此步骤办理的时候只能从预设置的所有人员中选择人员转交。

　　【不允许自由选择人员】：用户在转交到此步骤办理的时候不能自由选择人员转交，只能使用预设置的人员进行转交。

　　自动选择规则【不启动自动选择】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，由用户选择，系统不自动填入此步骤的办理。

　　【自动选择当前登录人】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入当前登录人。

　　【自动选择流程发起人】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入此工作流程的发起人。

　　【自动选择本部门主管】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入此当前登陆用户所在部门的主管。提示：部门主管在【系统设置】-【部门管理】中设置。

　　【自动选择上级部门主管】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入此当前登陆用户所在部门的上级部门主管。提示：部门主管在【系统设置】-【部门管理】中设置。

　　【自动选择一级部门主管】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入此当前登陆用户所在单位的第一级部门主管。提示：部门主管在【系统设置】-【部门管理】中设置。

　　【自动关联指定角色中的人员】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入设置好的角色对应的人员。

　　【自动关联指定职位中的人员】：用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入设置好的职位对应的人员。

　　【指定自动选入默认人员】：系统预设置当前步骤的办理人，用户在转交给此步骤办理，填入办理人时，系统自动填入预设置的办理人。

　　限办时间设置当前步骤的限办时间，若在限制时间内未办理，则该步骤表示为超时，则此办理流程在用户的【待办工作】中会有“”图标提醒。

　　经办人转交工作转交的时候会选择“主办人”和“经办人”。“主办人”只能是单人。“经办人”可设置为多人。

　　【不允许经办人转交】：表示“经办人”不能转交。

　　【任何时候都可以转交】：表示“经办人”在任何时候都可以转交。

　　【所有经办人办理完毕才能转交】：表示在多个“经办人”的情况下，必须多个“经办人”办理完成以后才可以转交。

　　主办强制转交表示是否允许经办人未办理完毕时由主办人强制转交。

　　回退选项表示“主办人”和“经办人”的回退权限。

　　【不允许】：表示不允许回退。

　　【允许回退上一步】：表示只允许回退到上一步骤。

　　【允许回退之前步骤】：表示可以允许回退到以前所有办理过的步骤。

　　办理意见表示“主办人”和“经办人”对办理意见的查看权限。

　　【允许查看全部办理意见】：可以查看工作在此次流转过程中的全部办理意见。

　　【只允许查看当前步骤办理意见】：只允许查看当前步骤办理人填写的办理意见，适用于当前步骤为多人会签的情况，即多个办理人的情况。

　　【只允许查看用户个人办理意见】：只允许查看当前登陆用户自己填写过的办理意见。

　　【不允许】：不允许查看办理意见。

　　主办人权限在此步骤办理的时候，“主办人”的权限。

　　【是否允许新增公共附件】：是否允许额外增加表单中的公共附件。

　　【是否允许下载公共附件】：是否允许下载表单中的公共附件。

　　【是否允许编辑公共附件】：是否允许编辑表单中的公共附件。

　　【是否允许删除公共附件】：是否允许删除表单中的公共附件。

　　【是否允许转存公共附件】：是否允许转存表单中的公共附件。

　　【是否允许查看流转日志】：是否允许查看此次流转过程中的所有操作日志。

　　【是否允许编辑表单】：是否允许编辑表单的明细。若设置为不允许，那么在设置此步骤的可写字段是没有效果的。

　　【办理中是否允许额外增加经办人】：是否允许在增加此步骤的经办人。

　　【是否允许打印】：是否允许打印，打印将会查看到所有的流转日志，办理意见，印章记录。

　　经办人权限在此步骤办理的时候，“经办人”的权限。

　　【是否允许新增公共附件】：是否允许额外增加表单中的公共附件。

　　【是否允许下载公共附件】：是否允许下载表单中的公共附件。

　　【是否允许编辑公共附件】：是否允许编辑表单中的公共附件。

　　【是否允许删除公共附件】：是否允许删除表单中的公共附件。

　　【是否允许转存公共附件】：是否允许转存表单中的公共附件。

　　【是否允许查看流转日志】：是否允许查看此次流转过程中的所有操作日志。

　　【是否允许编辑表单】：是否允许编辑表单的明细。若设置为不允许，那么在设置此步骤的可写字段是没有效果的。

　　【办理中是否允许额外增加经办人】：是否允许在增加此步骤的经办人。

　　【是否允许打印】：是否允许打印，打印将会查看到所有的流转日志，办理意见，印章记录。

　　文号修改新建工作时，"工作名称/文号"将根据工作流的属性设置自动生成。

　　此项设置工作名称/文号是否允许修改。

　　可监控控件【是否允许查看可监控控件操作日志】：如果选择为“不允许”则隐藏监控操作日志，“允许”则可以查看。

　　邮件传阅设置【是否允许邮件传阅】：如果选择为“不允许”则此步骤办理的内容不通过内部邮件的方式发送，“允许”则可以发送。

　　【邮件接收人】：设置邮件的接收人，接收人将会接收到办理内容的邮件。

　　【邮件传阅项目】：设置传阅的项目，可以选择只传阅表单内容，也可以传阅办理过程图。

　　【传阅设置状态】：在流程转交过程中，是否允许修改邮件的接收人和传阅项目。

　　设置好步骤以后，我们还需要进行步骤中的“可写字段”设置、“追加下一步骤”等操作。首先我们用鼠标左键点击一下要设置的步骤，点击以后步骤颜色变为紫色，然后再鼠标上面点击右键出现各项右键菜单。如图：

　　【步骤基本属性】：点击修改步骤的各项参数。

　　【在此步骤下追加】：新建此步骤的下一步骤。

　　【可写字段】：设置表单在当前步骤的可写字段。字段是在表单设计中添加的各项控件。步骤的可写字段表示在当前步骤办理的时候，操作人员可编辑哪些输入框。

　　功能扩展：如果在同一个步骤有多人会签，并且在会签的时候操作的可写字段不一样，那么我们在步骤中统一可写字段就有可能不能满足需求了，这个时候我们就需要把那些字段设置为不可写，然后在每个步骤【字段过滤设置】中设置用户对字段可写、保密的过滤。

　　【保密字段】设置表单在当前步骤的保密字段。字段是在表单设计中添加的各项控件。步骤的保密字段表示在当前步骤办理的时候，操作人员不允许查看哪些输入框。

　　功能扩展：如果在同一个步骤有多人会签，并且在会签的时候保密字段不一样，那么我们在步骤中统一设置保密字段就有可能不能满足需求了，这个时候我们就需要把那些字段全部设置为保密，然后在【表单设计】—【字段过滤】中设置用户对字段保密的过滤。

　　【可转换宏控件】设置表单在当前步骤的可以转换的宏控件字段。字段是在表单设计中添加的各项控件。步骤的可转换宏控件字段表示在当前步骤办理的时候，宏控件自动转换对相应的数据。

　　【必填字段】设置表单在当前步骤的必填字段。字段是在表单设计中添加的各项控件。步骤的必填字段表示在当前步骤办理的时候，必须填写的字段。

　　【条件设置】：设置当前步骤转交到下一步骤的条件判断，例如申请金额大于100转交到步骤A，金额小于100转交到步骤B，则可以在此处设置。

　　【过滤设置】：过滤设置的作用主要应用与在多人会签一个步骤时，不同的用户对不同的字段权限的设置。如：“用户A”和“用户B”在同一个步骤进行会签，“用户A”只能可写操作“字段1”，“用户B”只能可写操作“字段2”。那么首先把“字段1”和“字段2”同时设置为不可写，然后在过滤设置里面，“字段1”针对“用户A”可写过滤，“字段2”针对“用户B” 可写过滤。保密的设置也是一样。

　　【删除该步骤】;在流程中删除此步骤。

　　如何修改流程

　　首先进入到【系统设置】-【工作流管理】-【工作流设置】页面，点击【流程名称】列表中需要设置的流程名称。如图：

　　如何删除流程

　　首先进入到【系统设置】-【工作流管理】-【工作流设置】页面，点击【流程名称】列表中需要设置的流程名称。如图：