咨询行业OA系统解决方案

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笔者主要内容是关于咨询行业实施OA系统的必要性、目前咨询行业知识管理过程中面临的挑战、泛普咨询行业OA系统解决方案以及泛普咨询行业OA系统的基本功能模块。

    一、咨询行业实施OA系统的必要性

    咨询公司核心竞争力和公司价值。麦肯锡敢用刚刚走出校门毫无经验的人给全球500强的客户作咨询，就是因为它拥有强大的后台知识库支持和一套非常出色成熟的知识，可以很快将人培养出来。近百年的知识和经验积累是今天麦肯锡的最大财富和竞争力所在，这也是那些即使掌握了其咨询方法的资深顾问们在离开麦肯锡以后也很难再打造出第二个麦肯锡的重要原因所在。

    二、目前咨询行业知识管理过程中面临的挑战

    咨询类公司其重要的成长动因是重视知识管理工作，但是在过去几年，鉴于缺少信息化的支撑工具，因此在知识管理能力的创新和提高上，遇到了各种挑战和困惑。

    1、信息不对称成为知识创造价值的约束条件。

    如何让咨询团队实时掌握公司内外的信息、宏观经济政治的发展趋势、政策导向、各行业的相关信息和趋势、各种相关技术走势等，成为发挥专家知识创造能力、创造价值的前提条件。

    2、隐性知识成为难以积累、复制、分享和管理的焦点。

    所有的知识中，人们可以通过口头传授、教科书、参考资料、期刊杂志、专利文献、视听媒体、数据库等方式获取的显性知识在企业中只有50%的数量，而另外50%的知识以难以表达的技能、技巧、经验、诀窍、价值观、文化深藏于个人的内心，是隐性知识。这些隐性知识随着员工的流失而流失，不仅造成了知识的浪费，同时也加大了企业对个人的依赖。隐性知识引发的困局还不止于此。如同你虽然知道烤面包的程序，却不等于能烤出好面包一样，由于没有将隐性知识显性化，大量正确和错误的知识混杂于员工的内心，阻碍了我们采取正确的行为。

    3、不能以项目为中心的知识管理，其价值产出率大打折扣。

    设计的业务模式是一个个的设计项目，而每个项目都是一个知识密集的任务，需要设计团队在复杂需求中，快速进行知识的采集、转化和创造。但是，设计团队的临时性、成员来源的广泛性、知识构成的复杂性，因此，原有的管理体系，很难对以项目为中心，进行有效的关联和知识文档的管理，因此项目管理可控程度低，项目交付周期难以保证。

    4、知识孤岛分散在各个角落，给及时取用带来困扰。

    传统的管理环境下，公司内部的显性知识，大多散落在资料室、个人的电脑里、邮箱里、个人的文件夹、办公室的抽屉里；类似于技能、技巧、经验、诀窍、价值观、文化、感悟、经历等隐形知识则隐藏在每个专业人员的脑袋里；项目过程中、日常工作中也有各种各样的过程知识，没有被有效记录下来，另外互联网中也每天在大量产生与更新很多有价值的知识，如经济政策调整、行业政策调整、经验分享、客户新闻等等；知识散落在不同的角落里，没有做到集中管理和统一入口，给知识的采集和转化和沉淀带来很大困扰

    5、知识的过度分享，造成机密文档泄密的隐患。

    一方面，为了提高员工的专业技能需要尽量大的分享各种已有知识，另一方面由于缺少分享权限控制的手段。传统的手工作业模式，无法量化的统计员工对于团队的知识贡献数量和质量，因此激励也成为无的放矢，效果大打折扣。

    7、知识处于动态变化中，如何有效追溯历史版本和更新最新版本成为难点。

    像许多有形资产一样，知识的价值会随着时间贬值。由于知识很快变得过时，因而资料库里的内容要随时更新、修改和删除。可以说，知识管理方案是没有终点的。像产品发展、市场营销和研究开发一样，知识管理是一个不断进化的商业计划。

    8、群策群力在多数情况下需要集中会议，这种高成本的知识生产办法给成为知识创新的拦路虎。

    三、泛普咨询行业OA系统解决方案——最专业的咨询行业OA系统解决方案！

    泛普针对咨询行业知识管理的面临的挑战进行软件开发，并提出泛普OA系统解决方案在知识管理能力上实现全面创新提高。

    1、知识电子化解决存储成本和分享效率问题

    结束了纸质知识存档，进入电子化时代，IS0文档和设计材料的都存入系统中指定的资料库，在电子化的模式下，在家里、在单位、在旅途、在宾馆、在客户处、在国外…不管人在何地，咨询企业员工随时都可以通过B/S的浏览器模式，查询所需要的材料和知识，分享效率提高了90%以上。

    2、信息多源化给知识创造价值提供了便利条件

    泛普OA系统知识可按照项目为中心查阅，咨询企业员工可以实时的查看与项目相关的所有信息源，包括项目资料，项目进度，项目产生的费用等 ，同时系统支持用户自定义资料库，模糊搜索，可随时按照知识属性不同归档到不同的资料 

    3、通过隐形知识显性化、显性知识项目化，成功的实现了个人知识团队化、过程知识透明化

    通过泛普OA系统所有知识以项目为中心，与项目实现关联，因此方便设计团队，在以项目为中心开展工作同时，以项目为中心查询和应用知识，正是这部分知识的有效沉淀提高了知识的质量和关联度，并且快速复制人才，并形成企业的核心竞争能力。

    4、知识采集的多通路化，在隐性知识显性化的同时，也提高了知识积累的速度

    在日常协同办公的各个流程中，都可能成为有效的知识沉淀，如论坛讨论、流程审批过程意见、协同工作中的回复、制度表单、项目管理、信息中心、资料库的归档和发布、个人文档共享、外部邮件、要等等，确保重要知识无一遗漏的被采集到，从而大大提高了知识积累的速度。

    5、知识有效授权和管控，确保有权限的人看到授权的知识

    泛普OA系统中部署了多维度的权限控制体系，从菜单、项目、模块、资料库、文档等，逐级都进行了权限技术处理；从组织结构、流程表单、协同工作、项目管理、各应用功能也都进行了权限技术的引入，确保对知识的增、删、改、查、阅、等分别授权和控制。

    6、量化评估知识贡献，有效激励员工参与

    构建一个在一个个人知识受到重视并获得报酬的环境里，建立一个能识别隐性知识并鼓励雇员共享的文化，对有效的推行知识管理是至关重要的，通过泛普OA系统中的个人行为记录中，可以有效的看到该员工的对资料贡献数量等，从而有效的评估咨询企业员工为团队创造的隐形价值。

    7、知识版本可追溯化，从而保证知识的归档和学习清晰有序

    泛普OA系统中，所有的知识文档，都有版本控制，通过版本控制，可以实时的更新到最新版本，防止错误的引用了旧版本；同时系统对历史版本进行追溯和查看，以及发布审批过程，方便进行选择。

    四、泛普咨询行业OA系统基础功能模块

    客户信息管理：建立并维护全面的客户信息，包括客户的基本联系方式、客户联系记录、客户级别等，并以一张整合的客户卡片体现。

    客户级别管理：企业可自行定义客户分级的判定条件。客户级别管理包括条件设定、级别设定和审批、级别查询、销售任务管理等等。客户级别管理可帮助咨询企业更有效的甄别客户，并设定对应的销售策略。

    销售管理：销售管理不仅可以对咨询项目的销售过程进行全面的跟踪，还可以设定多种条件进行销售机会和客户状况的分析，帮助企业了解咨询项目的销售成功几率。

    合同管理：合同管理不仅可以设定多种合同模板，创建和审批客户合同，还可以对合同相关的产品和服务、客户信用额度、信用期间、付款方式进行管理，跟踪合同的付款进程并设定相应的自动提醒。

    客户服务管理：通过开放客户门户，让客户参与到整个的项目过程中，并实现对客户服务的有效管理，包括面向客户的知识信息库查阅及检索、服务支持提交和处理、客户信息和合同自助服务等。

    项目工作流管理：通过与工作流程的结合，管理项目进行过程中的所有相关流程，包括咨询项目的立项、审批、调度、采购等。项目任务管理：对项目的逐层分解直到可操作的子任务，并定义各子任务的时间段、人力资源安排、相关资源等。当任务发生变更时，可执行相应的审核及自动提醒。

    项目进度管理：对整个项目的工作时间、人员安排进行全面分析，提供项目进度表并可实现对项目进度的监控，帮助项目组成员找出影响项目进度的因素以及时进行调整。

    项目成本控制：与财务系统的结合可帮助企业核算咨询项目进展过程中的成本，包括人力使用、物料采购、第三方外包等所有与项目相关的投入将可根据需要进行即时的核算，并可设定偏差预警，帮助企业控制项目风险。

    项目知识管理：项目进展过程中产生的所有知识文档，包括整个项目的跟踪和实施过程都将被有序、完善的进行管理，实现企业的有效知识和经验积累。项目协作OA的协同性可保证在项目的进展过程中，咨询企业、客户方和第三方合作伙伴保持即时的、紧密的联系，包括项目任务的分派和协作、知识信息的共享、网络会议和即时通信的利用等。

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