保险OA系统实施案例

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    本文内容关于保险OA系统实施案例二则，分别为天安人寿和太平保险，希望可以给在实施或者准备实施的保险公司一些意见。

    一、天安人寿保险OA系统实施案例

    天安人寿保险股份有限公司成立于2000年，经营各类人寿保险、健康保险、人身意外伤害保险及养老保险服务等。2009年，经中国保监会批准，改制为股份有限公司，名称变更为天安人寿保险股份有限公司。2011以来，随着新股东的进入和高管团队的确定，天安人寿发展的历史掀开了崭新的一页。2012年上半年，天安人寿将总部由上海迁至北京，并高效筹建上海、河南、山东、河北四家分公司及北京营业本部。由此，天安人寿启动全国性布局，逐步建成全国性的专业寿险公司。到2015年底，公司将完成全国重点地区的分支机构铺设。

    1.信息化现状

    2.引入OA系统目的

    1）天安人寿保险公司组织架构为总公司、三家分公司，年底将完成五到八家分支机构的筹建工作。将来成立集团后，还会增加财产险、健康险、养老金、资产公司等专业子公司。分子公司众多，跨地域，对于集团的整体管理提出很大的挑战。

    2）传统纸张方式，逐一走人审批，流程不规范、时间拉得长，引入OA系统之后，企业各流程经办人可以实时对流程进行处理和查询。

    3）印制表格填写，会议通知安排，浪费大量纸张，查阅和督办不方便，引入OA系统之后便可以解决这些麻烦。

    4）资料纸质存放于各职能部门文件柜或存于个人电脑中，查找纸文件浪费时间，跨部门查找资料更麻烦，同时人员流动造成资料流失，甚至关键文件的丢失。引入OA系统以后天安人寿保险公司可以提高工作效率，实现无纸化办公。

    5）公司希望通过引入OA系统解决电话交互、电子邮件、管理粗放、电话费用高、工作沟通不方便、公司上下没有形成统一的办公平台的问题。

    6）以前由于采用纸张、口头、电话来进行工作交接和确认，造成过一段时间后工作上“扯皮”的现象，通过OA系统可以基本消除这种现象。

    7）之前的信息化已经成功建设了很多业务系统，但是全员性的过程管控还没有实现，如何能够消除信息孤岛，更好的与业务系统衔接，需要一个桥梁和纽带打通各方经脉。

    3.OA系统未来使用范围

    天安人寿从总公司本部，到上海、河南、山东等各区域分公司，从财产险、健康险、养老金、资产公司各专业公司，涉及集团全员人员。

    4.OA系统提供的业务支撑

    1）信息发布：集团的新闻、公告、通知等重要信息可以迅速发布。

    2）公文管理：完整实现集团总部、分公司的电子公文收发文、签报、交换、存档、公文档案分类、授权、共享等解决方案。

    3）集团总部发文：分子公司收发文。

    4）文档管理：通过与档案系统的整合，提供公文文档库管理功能，实现公文分类、入卷、借阅，并记录相应操作过程。

    5）协同办公：通过对业务流程的梳理，整理出符合天安人寿整体管理框架的业务模型，提升过程管控力度。

    6）合同管理

    7）客服管理

    8）档案整合：将公文、单据、电子文档进行专业的归口，符合档案管理规范。

    9）人力资源管理：实现考勤管理、请销假管理。

    11）短信通知：系统重要消息实现短信提醒。

    12）移动办公：方便领导外出时处理相关业务，了解公司动态，也帮助业务员处理保险业务现场。

    13）总裁信箱：通过协同建立总裁信箱，是一种人文管理的进步，在集团内建立起良好的互动平台，集团内的每个人都能对集团及集团各管理部门的工作提出意见、建议和要求。总裁信箱的建立有助于提高集团决策、管理的科学化民主化水平，提高了办事效率。

    14）客服管理：运营问题的解决过程是最耗时的，并且相关的人员经常推卸责任，处理过程不透明，通过协同办公系统梳理运营管理的各方面流程，加强效率提升，有效改善运营管理的服务质量。

    15）合同管理：通过系统的合同审批流程，除了提高审批效率外，最主要的是可以实现版本的管理，合同的初始版本及各个修改版本都会保留下来，便于法律合规部门的合同管理。

    16）投诉管理：对于保险类行业来说，客户才是上帝，投诉处理工作是保险公司日常运营中不可缺少的部分，因此需要有一套好的流程和方法，以确保工作的有效性和高效性。

    二、太平保险OA系统实施案例

    太平保险有限公司创立于1929年，1951年与15家保险公司合并重组为公私合营的太平保险公司，1956年，作为中国人民保险公司的全资海外子公司专营境外业务。2001年12月20日，经中国保险监督管理委员会批准，太平保险在中国境内全面恢复经营财产保险业务，成为由中国保险（控股）有限公司、中保国际控股有限公司及中国工商银行（亚洲）有限公司持股的全国性专业财产保险公司，总部设在深圳。公司现设深圳、广州、上海、北京等十九家分公司，形成全国性的机构布局。

    1.引入OA系统目的及应用功能

    为适应公司一级法人、授权经营的管理模式，促进信息和知识的上传下达，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，太平保险通过协同办公OA系统的实施达到：各级组织内部公文流转的电子化；组织间公文流转的自动连接；提供各级组织的信息发布渠道；促进组织知识的收集、共享和利用；促进企业文化建设；支持员工移动办公。

    2.引入OA系统之前的组织准备

    要实现组织结构由职能部门向网络化转换，必须进行组织的横向和纵向集成，打破企业及其职能部门之间的三维障碍--横向障碍、纵向障碍、外部障碍。

    1)横向的企业集成：指支持业务过程的不同功能领域的部门和应用系统之间的集成，消除职能、部门、产品线或地理位置之间的界限。

    2)纵向的企业集成：指在不同的控制和管理层的系统之间的集成，打破企业上下级之间的交流障碍。

    3)与外部的集成：将外部资源通过门户的方式将外部的资源也纳入到系统中。

    通过企业组织的横向集成、纵向集成和外部集成，企业在组织形态变成了结构扁平化、网络化，决策方面实现分散化、实时化，部门之间和上下级关系紧密化和协调化，与供应商、合作伙伴和商户的关系开放化。这样的组织将是一个有生命的能够自我适应外部市场竞争环境的生态型的组织，同时也是OA系统的价值所在。

    3.OA系统应用成果

    1)太平保险的办公自动化水平和操作规范得到了很大的提升，OA系统得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务审批，都实现了全公司电子化审批统一运作管理，大大提升了公司统一的监管能力和各职能部门及人员办事效率；

    2)公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来帮助，公司的各种知识文档资源在OA系统得到很好的有效管理，非常方便的实现了知识的积累、共享、利用、创新，为太平的发展和打造知识型企业注入新的活力；

    3)OA系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流、信息传达变得随顺畅；

    4)OA系统实现资产管理良好管理，使公司资产透明化，能够让公司资产的使用为企业发挥最大效应。

    以上是关于保险OA系统实施案例二则，想要了解更多关于OA系统解决方案，请联系官网客服。