OA办公自动化系统设计需求

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1.1  综  述
    随着网络经济和知识经济的迅猛发展，信息与知识逐渐成为企业占主导地位的资源。企业间竞争一直围绕着企业内部管理进行，强调企业如何有效的利用自身的资源，提高生产能力、提高工作效率、降低成本。终于，经过近二十年的迅猛发展，世界经济由“生产能力不足”逐渐变成“生产能力过剩”。在这种经济环境下，企业面临着前所未有的竞争压力。原来传统的手工办公方式已经无法满足现代办公的需求，办公自动化系统作为提高工作效率、规范办公制度，方便领导决策的重要工具，越来越受到人们的重视，电子办公将是未来办公的发展方向。

    我国经济建设的稳步发展，进入WTO的实现，政府机关、企事业单位如何提高内部管理水平，降低重复劳动、提升工作效率，提高服务标准、也成为）众多单位领导不断思考和探索的问题。这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段，完善内部组织结构、信息系统和管理运作流程，消除信息孤岛，建立协同工作的信息管理体制。
    综上所述，在全新的知识经济时代，管理者需要一种全新的管理理念和管理手段，对单位内部办公管理流程进行整合。于是，网络办公自动化OA（Office Automation）概念应运而生。济南天澜科技研制开发的TLOA网络办公系统定位于房地产行业信息化建设的基础软件平台——在对单位的办公、管理和信息沟通提供强有力的网络化、电子化支持外，还为其它信息化系统的引入、为这些系统间的信息交流提供帮助，实现单位信息化程度的全面提升。该系统主要是基于InternetIntranet和网络数据库，集流程管理、人员组织管理、系统权限管理、公共信息管理、信息共享为一体的信息管理系统。以其特有的技术、结合各单位办公管理业务流程的特点，提供一套完整的计算机应用解决方案，最终使贵单位真正提高管理的质量和效率。

1.2  系统设计总体目标

    对于高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学
模型，结合内部／外部的信息为条件，为领导提供决策参考和依据； 
    对于中层干部而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节
提供 的基础"数据"，提炼出有用的管理"信息"，把握业务进程，提高办公效率； 
    对于普通公务员而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员
提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。
因此，我们认为一个完善、成熟的计算机自动化办公系统应具有：

沟通（Communication）： 沟通是员工之间协同工作的基础，良好的交流环境和灵活的交流手段可以使员工之间方便的进行交流和问题讨论。
协调（Coordination）： 协调是保证工作顺利进展的前提，当一项工作由多人完成时，相互之间的协调变得至关重要，良好的协调手段可以保证多人之间的协同工作能够步调一致，顺利进行。
控制（Control）： 控制是工作圆满完成的指导和保证，完善的监督控制手段可以使领导能够全面了解各项工作的进展情况，控制各项工作的进度和质量，保证工作圆满完成。 
同时，针对房地产行业，办公自动化系统应用须实现以下目标：
l 、项目管理： 项目文档，项目邮箱，项目文件审批。

2 、文档自动化： 主要包括公文管理、公文查询、公文流转等功能模块，应用先进行数据、网络、加密、权限设定等技术，实现文书档案工作从收文、发文、审批、打印、加密、电子传递、归档、检索统计等工作整个过程的自动化。 
3、日常办公： 主要包括日常工作、会议管理、论坛、考勤管理等功能模块，实现公司内部办公自动化的要求。
4、信息服务：主要包括电子公告栏、信息导航、个人信息、即时提醒、站内即时短消息等功能模块，可以随时查阅企业内部公告信息，法规制度、列车时刻表、天气预报、邮政编码等常用信息，以及客户档案管理和对个人信息如名片等进行管理。
5、电子邮件： 电子邮件系统可以为每一个用户建立自己的电子邮箱，此系统内容应涵盖了企事业的日常办公业务。其目的是通过用科学化的手段处理大量流动的公文、信息等，并通过电子邮件与其他有关部门进行联系，在保证信息的保密性、一致性、    及时性的基础上，最终达到以计算机网络为平台，以信息共享与传递、智能化决策为目的，用计算机取代大量重复性手工劳动，使办公逐步走向无纸化、规范化的阶段。新型的邮件系统应该具有：群发、多附件添加、站内短消息提醒收到新邮件、邮件关联到项目自动归档的高级功能。我们的邮件系统不但具备了126,163信箱的功能，并且根据房地产行业的特色，挂钩到项目中，这是其他的邮件系统所不能比拟的。

1.3   使用OA系统的好处

    首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。
其次是节省运营成本：包括时间和纸张。

    第一是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、会议召开等工作流程审批都可在网上进行。
    第二是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企业内部的凝聚力将大大增强。
    第三是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

1.4   系统现状和需求分析

    针对政府、企事业单位对办公、管理信息化的需求，众多的软件厂商均推出自己的网络办公（OA）、企业管理软件等，但还未没有专门针对房地产行业的网络办公系统，天澜科技在原有产品的基础上，根据房地产行业的特色，首次在办公系统中加入了项目的概念，并实现了多项目管理、项目子类别无限级划分的功能，灵活的适应了不同房地产公司的项目特点，赢得了市场的认同。
同时我们也必须看到，目前的OA软件，普遍存在着一些难以解决的问题，制约了其市场空间的拓展。主要体现在以下几个方面。

（1） 价格昂贵

目前的OA软件，平均价格如下：
不包括公文流转功能：5—10万
包括公文流转功能：10—20万
可以看到，这样的价格对于大多数中小型企业是难以接受的，势必制约其向市场推广。

（2）技术复杂，安装/维护困难
    常见的OA软件，大多采用Lotus Notes开发，安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，很难由用户自行解决。目前采用微软的IIS服务器，其安装配置同样需要一定的专业知识，另外其系统脆弱的安全性也难以令人信服。同时，大多数OA软件对硬件的要求也比较高。软件安装、维护的难易程度直接决定了用户投入费用的多少。因此，难于自行维护的软件也增加了用户对开发商的依赖性。

（3）片面追求大而全

    有些软件厂商，为了提高软件的价格，采取了以“大”充好的策略，不管用户实际需求怎样，奉行模块多就要收高价的策略。而实际用户在应用中，常用的模块只有几个。厂商在推销产品时让用户错误的认为“有些功能暂时用不到，以后早晚会用到”，并以“买的模块越多优惠越多”来误导用户，殊不知软件产品是有生存周期的，一个软件购买当时是先进的，三五年后不可能还具有显著的先进性。
另外，许多厂商限于自身知识体系的局限或市场定位的需要，在OA软件中，用户迫切需要的许多功能却反而不能满足。例如即时短信、考勤等常用管理项目很少包含在OA软件中。对于中小型用户而言，为了达到企业信息化，就必须购买许多类别的专业软件才能解决问题，而这些专业软件对于中小型用户都过于庞杂了，这也造成了投资的浪费，更何况许多用户用于信息化建设的投入是很有限的。

（4）必要性

    正如上面所述，目前市场上还没有一种价格合理、性能稳定、安装维护简单，扩展性强、切实针对房地产企业需求而设计的办公软件。建设了局域网的单位仍面临着网络应用软件的匮乏。
TLOA网络办公系统正是济南天澜科技填补这一市场空白而设计的。TLOA网络办公系统将致力于提升中国房地产企业的信息化程度，切实提高其工作效率，降低成本。