四步诊断法助企业明确OA建设应用需求

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日新月异的网络和信息时代中，当企业发展到一定阶段的时候，就会考虑实施OA系统以应对业务管理繁杂和工作效率低下等问题。面对市面上琳琅满目的OA产品，用户常常不知该从何处下手？正所谓“OA选型，需求先行”，需求是整个OA实施项目的重心，所有的选型工作应该围绕应用需求展开。然而，很多用户在进行需求规划时，难免需求过于简单，或者过于泛化，甚至贪大求全，最后发现看似完美的OA系统上线之后，这个功能不太实用，那个功能也不太适用，所应用的OA系统根本无法很好的支撑企业运营。

那么企业用户应该如何明确应用需求，正确迈出OA选型第一步呢？

1、根据企业发展阶段明确需求

企业各个阶段的信息化需求是连贯的，中间环节不应该出现任何断层。而公司不同发展阶段其应用需求是不同的，这就要求OA系统的应用选择需要根据公司的不同发展阶段有目的、有计划的进行，在公司用户需求的引导下，不断满足企业不同发展阶段的管理需求。

企业在初期发展阶段，由于自身条件限制，可选择功能实用、性能稳定、价格适中的OA产品;在深化应用阶段，随着用户对OA系统的认识进一步加强，必然会产生一些更为准确、细致的新需求，这个时候，需要一套能够紧密贴合用户需求进行灵活调整的OA系统;在协同管理阶段，公司其信息化管理达到了一定程度，企业内部往往存在多个独立的信息化系统如 ERP、CRM等，需要一个集成性、整合性较强的综合的协同管理平台。

2、根据公司存在的问题明确需求

很多企业在考虑应用OA系统时往往存在盲从的、攀比的心态。“很多企业都在上OA系统，我们也上一套OA系统”、“我们的竞争对手上了一套系统，我们也应该上一套”，基于这种心态产生的OA系统应用需求不仅不能给企业带来价值，而且会浪费企业资源，产生相反的效果。

在企业确定OA应用需求时，需要以企业存在的问题为导向，通过对企业充分的调研找出影响企业低效甚至是无效的问题所在，并以此为根据判断企业到底需要怎样的OA系统？比如所在的企业对流程流转有着较高的要求，在OA选型时可有针对性的选择工作流程管理功能较为出色的OA系统。

企业客户要认清一点，OA办公系统并不能解决我们所有的业务问题，要理性看待OA办公系统所产生的实际效果。要学会瞄准重点需求，把我们必需的功能容纳进来，把非必需的功能暂摆一边，这样既可以节省成本，有可以提升系统性能。

3、根据应用的轻重缓急明确需求

OA系统内部需求一般是从各个业务部门采集而来的，但是，这些部门的需求通常是从自身角度出发的，很多需求隶属于业务范畴，比较专业化，无法上升到协同的层面。同时，世界上也不存在能够满足所有部门所有应用需求的OA系统。另外，可能有一些需求，来自于严厉的上级领导，强势的部门或者是不起眼的部门，倘若无法权衡这些需求，不仅将会在OA系统选择上有所偏颇，而且也会因需求的不断变化导致OA项目实施周期无限延长，无法把握项目主干进度的节奏，最终造成OA系统无法实施。

所以要想从繁多的应用需求中整理出必要的需求，必须衡量这些需求的轻重缓急以及其需求对于全局的影响程度，这就需要先找到一个企业共性的需求——协同，然后再考虑企业最关键部门急需的应用需求，比如业务部、财务部，再是重要角色的需求，最后再是一般部门的一般应用需求。

4、根据公司预算明确需求

一般而言，根据以上几点，企业用户总能找出相对适合自己的满足企业需求的几套OA办公系统，那么，可以先把这些系统划为目标范围内。接下来，是需要根据自己公司的预算情况再次进行剔除，在初次预选的OA办公系统中，有的可能会在预算之内，有的可能略超预算或者超额比例较大。这时，我们可以先剔除OA办公系统预算超额比例太大的那些。

虽然需求是最根本的，但资金预算也是必须面对的问题。总的来说，我们必须以大局为重、高瞻远瞩，面对一定的预算，必须毫不妥协的保留核心关键需求，尽量剔除掉不必要的小需求，在一定的预算范围内将OA系统应用需求合理化。

当然，目前国内信息化程度高低不全，特别是中小微企信息化建设水平偏低。中小微企资金有限，在选择OA系统的时候，往往会选择成本最低的那一套，更多的会将目光放在免费OA上。

无论我们怎么选择OA系统，都要明确企业的基本应用需求，明确引进OA系统是为了提升企业运营效率，解决企业实际管理问题，助推企业发展的。在OA选型中，围绕自身的需求并适当考虑技术因素，只有这样，才不至于在OA系统的选型中迈错脚步。