协同办公系统到底有什么用

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协同办公系统到底有什么用？行业内外存在两种认识上的极端。

力挺派认为：协同办公系统能量巨大，可深度参与企业的流程再造、组织创新、知识管理、文化建设、执行力提升等工作，甚至会起到主导作用。

轻视派认为：协同办公系统的主要作用就是流程审批、信息发布、文档共享，以及其他行政管理工作，可以提升一些工作效率，降低办公成本。

显然，这两种认识都是很片面主观的，前者过分高估了协同办公系统的作用，后者又过分低估了协同办公系统的作用。

通常，协同办公系统厂商会大力宣传协同办公系统的管理理念和作用，结果就很容易夸大事实。而一些不了解协同办公系统的人，对它的认识还停留在多年前“办公自动化”的阶段，不知道它的理念、功能、应用都已经实现了跨越式的发展。

协同办公系统的作用很简单，那就是帮助企业做好该做的事：沟通、协作和管理。

看起来很简单吧，这三件事是每一个企业最基本、最常规的事情。但试问：有几个企业能把这三件事做好？

我们看到的，是大部分企业都存在沟通不畅、协作低效、管理混乱的问题。

哈佛大学教授拉姆·查兰在《CEO说》中说过一段话，“就算你在合适的岗位上找到了合适的员工，除非你能够使他们的工作协同一致，把他们的优先业务联系起来，否则，你就没有执行的优势。”这段话完美诠释协同办公系统的价值。

协同办公系统吸收先进的管理理念和办公方式，实现了表单化、工具化和可视化。它以事务为中心，以结果为导向，帮助组织建立通畅的信息交流体系，有效的协作执行体系，精准的决策支撑体系，提升组织内部沟通、协作和管理的能力。

在协同办公系统中，组织结构、岗位层级、责任权限更加清晰明了，却并不僵化。因为系统的网状结构可以完全打破层级、部门、岗位的壁垒，使得沟通、协作与管理不再完全依赖于个人的能力、意愿与习惯，而是依赖于系统的运作。

这个系统是整体的、精确的、高效的、可控的，它使得各项工作的质量和效率有了保障，而每个人的工作因为有了这个系统，也变得更加轻松，可以将更多的精力用于核心事务，而非内耗上。

其实，协同办公系统的作用到底有多大，一方面取决于系统的性能，但更关键的，还要看企业怎么用，能否用好。

同样一个系统，有的企业真的能够实现“力挺派”所描述的作用，而有的企业却只能达到“轻视派”所认为的水平。这就像是同样一把宝剑，有的人用来征服天下，有的人却用来切西瓜。