企业信息化OA系统关键技术研究

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一、引言

全球性的网络化、信息化正改变着每个人的思想观念,也正影响着每个国家的发展。作为国民经济的基本单元,企业的信息化程度是国家信息化建设的基础和关键。

国外发达国家的企业信息化程度以及网络应用水平都比较高。我们只有提高自身网络应用水平,才能真正和国内同行、国外企业对话和竞争。在这个全球化的竞争过程中,企业对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确,已越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。

二、办公自动化概述

企业信息化就是以现代的信息处理技术和信息设备、网络技术、网络设备以及自动技术和现代化的通讯系统和手段为企业进行全方位、多角度、高效率的改造,以实现通过信息系统来控制物质和能源流,通过利用计算机、通信和网络为核心的现代信息技术对企业各个层面进行系统事例提高企业效率和资源利用的能力,特别是对信息资源的深度开发和广泛应用,进而提高企业核心竞争力。

办公自动化(Office Automation,简称OA)是信息化建设的一个重要环节,它是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。它是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程。它以人、计算机和信息三者结合为一个办公体系,采用先进的科学技术,达到提高效率、提高管理水平、使办公系统自动化、智能化。

用先进的、现代化的工具代替手工作业,企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。办公自动化为用户提供的正是自我服务的支持,这正说明了OA已成为一种潮流,一种趋势、一种更好的企业办公方式。一个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节,以及事务型、管理型和决策型三个层次。

三、企业信息化OA系统关键技术

(一)B/S的系统架构

网络办公自动化系统是基于先进的Windows平台办公自动化软件系统。系统具有丰富实用的功能、友好的操作界面以及灵活的可扩展性,可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息,并且安全可靠。随着计算机技术的不断发展和办公系统在各行各业的广泛推广使用,传统C/S方式的办公系统已越来越不能满足现代化的办公管理需求,相继出现了以ASP、PHP、JSP为代表的B/S方式的网络办公自动化平台。所谓“B/S”结构就是指“浏览器+Web服务器”的架构。  

办公自动化系统另外一个较有代表性的技术方向就是采用“B/S”结构的OAS。开发B/S架构的OAS涉及到许多基础技术,如电子公章,灵活可定制的可视化的工作流程实现,完善的编辑系统。基于组件的开发,如VB的Dcom技术,Active控件的开发,基于J2EE架构下的Servlet, Ejb, JSP, Corba, Jdbc等等的技术。

采用JAVA语言构建跨操作平台的C/S结构的OA系统更有前途,一方面,C/S结构是解决业务系统中结构化数据库的最理想开发模式,并可实现复杂的工作流控制与安全性控制,而B/S结构则解决了客户端的维护难度大的问题;另一方面,JAVA语言具备的跨操作系统平台能力使得所有开发的OA系统具有更广的使用范围。

(二)全文检索技术

文档管理作为办公自动化系统的重要模块,其主要功能为组织管理单位及部门的文书档案并提供完善的查询功能以实现无纸化办公的目标。文档查询模块除提供按标题、关键字等信息的基本查询功能外,还应提供全文检索的功能以便用户可快速、便捷地从电子文档库中找到目标文件。常用的实现全文检索的方法主要有以下两种:

第一种方法是不对数据库建立索引而直接对文章进行匹配的方法。这种方法由于没有建立索引库,因此所占空间较少,但同时正是因为它没有索引库,所以在进行全文匹配时要花费大量的时间。

第二种方法则是一种为全文建立倒排索引库的方法。这种方法可以大大节省检索的时间。但同时,这种方法需要占用一定的存储空间来建立索引库。

许多研究机构和商业组织都在进行这方面的研究。传统的信息单位如图书馆等也开始建立全文数据库,引进各种全文检索技术。一些软件公司,也纷纷推出全文检索软件。国内比较有代表性的如TRS等,而国外比较著名的有Microsoft公司开发的SQL Server 2000,它的全文检索功能配置简单、使用方便,为索引和查询数据库中存储的非结构化文本数据提供了可靠、快速而灵活的方法。

(三)Ajax技术

Ajax(Asynchronous JavaScript Technology and XML)是基于JavaScript脚本和XML封装数据的服务器和客户端的异步交互技术。Ajax的工作原理是将客户端的页面表现和应用逻辑进行“拆分”,使应用逻辑部件按照需求,独立地与服务器实现信息交互,实现对页面控制的解耦,从而建立更加面向服务的Web应用程序结构。它在客户端加入一个沟通用户界面与服务器的中间层,实现页面呈现与应用的分离以及用户操作与服务器响应的异步化。这样,一方面可以利用客户端闲置的处理能力承担一部分服务器的工作,减轻带宽和服务器的负担;另一方面降低了页面重载的频率,给予Web用户更好的使用体验。

在OA系统中存在着大量的数据浏览、添加、修改和删除,比如对公文的管理就是其最基本的功能之一。以公文管理为例来说明如何设计和开发基于Ajax模式的OA系统。公文管理包括公文记录的添加、删除和动态地显示当前的公文记录。在传统的公文管理页面中,每次单独提交的增加或删除请求都需要刷新页面,等待页面重载,才能显示公文信息,显然难以满足“动态显示”的用户需求。在基于Ajax模式的OA系统中,将浏览器前端变为无需刷新的单页界面,通过XMLHttpRequest 对象获取数据更新,并即时地呈现在页面上,给予了用户流畅的视觉效果和更好的浏览体验。

利用Ajax技术设计的B/S模式的OA系统,不仅减少了页面重载次数,而且充分利用了客户端的计算机资源,减轻了服务器端的负担。对用户而言,无刷新的更新页面减少了等待时间,操作更加快捷、方便,更加符合人性化设计要求。

(四)数据抽取技术

数据抽取程序应提供数据抽取过程描述、任务管理、数据预处理与加载以及元数据导入/导出等功能。

1.包管理

所谓包就是包含了一个完整的数据抽取过程所有必要参数的数据结构。它的数据包括:数据来源、目的数据仓库、来源表(或视图)与目的表的对照关系、来源表(或视图)与目的表字段的对照关系,以及转换、清洁、优化等的定义。包管理包括:新建包,即定义1个抽取过程,包括数据的集成、清洁和优化及汇总;编辑包,即修改包的内容;删除包,即取消1个抽取过程;执行包,即运行1个抽取过程。

2.任务管理:这里的任务是指将多个相关的抽取包组合在一起,构成一个更大的可执行单元,目的在于使零散无序的包变得紧凑有序,以方便用户的管理。同时,任务可以实现一次定义,重复使用。任务管理包括任务的建立、修改、删除和调度等。

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