OA办公软件系统的运用对企业的发展意味着什么？

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针对OA办公软件系统的建设、运行（使用）、维护，首先需要我们把它放在一个较高的高度，充分运用管理者的思维来达成某种严谨的规范和可操作的共识。

这些共识包括，搞清楚OA的使用对企业文化建设层面的意义；在此基础上，实事求是的斟酌当前OA在运行和维护过程中凸显出来的问题，商榷解决办法；以及怎样全面的通过科学设定OA主页和模块、规范OA各模块内容上传更新的审批权限、重视日常维护工作的统一和连续性——从而提升OA自身的规范。

以下是我们关于OA系统建设和维护的一些思路，供大家参考！

1、OA系统价值定位和功能定位

OA系统的运用对企业的发展意味着什么？

OA，作为公司的办公管理系统（或软件）的引进和运行及作用的发挥应体现和符合三种需要；第一、是不是符合企业当前发展的需要，第二是不是符合企业文化建设的需要，第三、是不是符合企业内部管理的需要。前者是后两者的目的，后两者是前者的支撑。

当前OA在运转和使用的过程中，作为系统或者平台，所彰显出来的职能和作用是否已经体现出公司企业文化的需要，如企业精神、价值理念、行为准则、企业制度、文化环境、企业产品等是否全面、统一地展现出来了呢，是不是为企业内部管理的高效带来了更快、更高、更强的便捷服务呢？

其实，没有任何两家公司的OA是完全一样的，其本质原因是任何一个公司的文化都是独特的，在这样的背景下，我们公司的OA有没有集中展现、还需要展现出哪些、什麽样的XX文化特色？这些无疑都需要通过OA的建设形成特色的系统、特色的流程、严谨的运作和服务来实现。因此，如若OA的建设定位在这个层面,才能变得更深、更广、更有意义。

关于OA办公自动化为企业管理提供高效服务： OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。通过模块功能的定制可以实现将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联，高管只须点击按钮就可以得到想要的结果，从而极大、极快地方便了公司的管理和决策。

如若OA的运转实现了以上两点，可以肯定基本适应了公司当前发展的需要——沿着这样的思路，我们来具体地实事求是的斟酌当前OA在运行（使用）和维护过程中凸显出来的问题，商榷解决办法。

2、关于当前OA运行凸显出来的问题及对策分析

（1）OA运行现状中存在的问题

经过对市场的沟通了解，关于OA运行不畅，我们搜集了一些凸显出来的问题，现简要列举如下：

1、OA主体主页整体布局不清晰，模块多而混乱，没有反应出企业文化特色；

2、OA很多模块內容更新不及时，没有做到日新月異、起不到倡导和学习的作用；

3、通知公告等的发布没有审批流程，存在较大风险，因此各模块内容的上传、更新和维护流程需要明确；

4、作为个人使用的OA，控制面板的部分内容应予以屏蔽；

5、关于OA，系统管理员有哪些权限，各模块的维护者有什么的样的权限，使用者有哪些权限需要界定；

6、账号的使用有效性没有及时梳理，有的已经离职的人账号还存在；

7、OA的使用没有系统管理员手册，也没有用户系统使用管理规定和简明使用手册，新员工入职培训也没有相关内容；

8、各模块内容的格式不稳定，发出去的内容，对方在阅读时可能会出现一些乱码、格式混乱等影响阅读的视觉效果；

9、OA理应成为一个企业文化宣传的平台，理应成为大家参与公司内部管理的阵地，目前除非必要的工作需求之外，大家没有参与进来问题永远无法穷尽，以上列举的可能是一些微不足道的问题点，从现象到本质，我们大致可以归类为三个方面的问题：①、OA的整体布局谋篇是否有特色、有美观、有序，反应出公司特性；②、OA各模块内容的上传和更新的审批权限是否明确而井然有序；③、OA各模块内容的日常维护和更新是否起到倡导及学习的作用。

（2）问题根源分析及建议对策

第一个问题是有关企业文化导向的根本性问题，第二个问题是技术层面的问题，第三个问题是OA日常运行所衍生的管理要求所在。

第一个问题从企业文化所含的“物质文化、行为文化、制度文化、精神文化”四个层面来讲，OA系统本身应属于物质文化，所承载和反应的应是我们的行为文化、制度文化和精神文化。物质文化的特性在于我们需要统一的底蕴，需要固化、承载和反应一些企业特质。打个比方，像阿里巴巴的工作服，所有人从马云到普通员工，上班必须按规定着工作装，这个工作服是物质文化，穿工作服是行为文化，所反应的就是阿里的制度、所承载的就是阿里人的精神。关于我公司OA的设计、运作和维护同样如此。

那么表现OA物质文化属性的重中之重就是OA主页主体的布局谋篇，建议应兼顾到以下三方面：

①、OA主页主体所呈现的底蕴是否大气、是否和公司沉淀相统一。就我们公司简单点讲，公司高层的宣扬既所谓的企业向导、是否能指导员工学习和提高等完全显现，并在此过程中体现了统一、高效、便捷、有序、美观。具体的讲OA系统的格局和公司整体发展的格局是否相统一、模块是否包含了公司的企业精神、价值理念、行为准则、企业制度、企业产品，后台控制甚至细致到底色是否和我们的文化环境相统一等等这些问题需要和公司领导以及软件供应商作进一步的探讨。

②、OA主页主体所承载的模块是否精益求精、是否固化对大家有吸引力；为什么提出精益求精、固化和有吸引力？模块是不是越多越好，个人OA的控制是不是越自由越好，恰恰相反，从以往经验来讲，适合和必要的引导很有必要。从以往所见过的和使用过的oa办公软件， OA主页的模块都是精益求精而且固化的，通常包含以下模块：“电子邮件、公告通知、待办工作、会议管理、规章制度、新闻（中心）、在线学习、企业论坛”。当然具体模块的确定需要高层领导的最终敲定；固化，就是强势宣传，表明这些东西是第一类信息，或者是最基本，每个员工每天都必须学习的信息，而且“固化” 作为物质文化的必要性是显而易见的，肯德基为什么这么受欢迎，因为不管在地球的任何地方，我们所感受到的她的产品、她的环境、她的氛围、她的风格永远是一样的。因此，让我们形成了一种视觉依赖，所以很多人喜欢她。关于以上这一点，目前我们依靠自己是可以做到的。

③OA主页的内容要及时更新，具有导向和学习的作用，这一点将在后面详述。

OA主页各模块的内容必须及时更新，像管理文摘管理论坛、新闻中心等模块必须由人专门负责维护和更新，通知公告的发布需要一个审批流程，就相当于我们的用车申请一样，这样避免出错，安全性会更高一些。

第二个问题：OA各模块的使用流程和审批权限是否明确而井然有序。要做到这一点，要把握关键的三个方面：

①、从OA的系统安全角度考虑，这里安全包含两个：一个是OA系统里信息的安全性，一个是OA系统本身的责权利分配与管理。统一起来归口由专门的部门专人来管理，在问题响应解决上，在资源分配的公平性上都会比之现在有一个较大的提升空间。

②、从OA系统的规范和推广角度考虑，急需要出台两个指导性的东西：一个是OA办公软件系统管理员手册，一个是OA办公系统使用管理规定及简明使用手册。组织编写后，应组织评审，通过后组织轮流培训，导入使用。

③、从OA系统使用的审批权限考虑，理论上讲，除了内部邮件以外（因为内部邮件，如果发错了，可以在对方未有阅读之前进行修改或者删除），OA任何一个模块内容的导入、更新、发布范围的界定到最后公布于众都需要一个审批流程，OA信息的发布和更新等内容应统一归口，专责固定的部门/人员负责管理，申请流程可以借鉴用车申请的审批流程，做到没有经过审批的文件是发布不出去的，至于具体审批到哪一级，须依据当前OA系统信息类别进行分类处理。

第三个问题：OA各模块内容的日常维护和更新是否起到倡导及学习的作用。

以上强调新闻中心、管理论坛、管理文摘需要由专门的部门和人员来来兼职维护以外，还需要大家的积极参与，所预备上传的内容也应走一个审批流程。只有所有中心都积极参与了，我们的OA才能变成一个自由、活跃和智慧的平台。必要的时候可以由人力资源部出台一个号召大家积极参与的倡议或者此类模块的管理规定，上传到此三个模块并置顶。

如此一来，我们的OA建设、运行、维护应有一个较大的提升空间，我们在此方面的工作应可以更加细致和成熟

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