企业北京OA信息化系统的开发与利用研究

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  当前，我国已经进入了一个知识经济的时代，很多企业的管理模式也在发生着转变，知识管理对于企业来说显得越来越重要。企业怎样在海量的信息中提取自己需要的知识，并管理知识的获取、生产及传播等过程，有效提升企业管理知识的能力，是企业发展的关键。所谓公司知识管理系统，就是通过收集知识并在企业员工之间传播的知识管理技术集合，它的核心是网络技术与知识库。如今越来越多的企业开始重视构建自己的知识管理系统，增强企业的市场竞争力。文章从企业知识管理系统的构建以及管理系统的优势和注意的问题进行论述，简要的说明企业知识管理系统的开发和使用研究情况。

　　一．企业知识管理系统的构建

　　1.企业知识管理体系

　　企业的知识管理主要包含以下几方面内容：

　　(l)知识管理的基本组成：如知识库、软件系统、网络等技术手段，以及人们之间的沟通渠道等。

　　(2)知识的获取和检索:通过多种软件应用工具、网络搜索工具等进行知识的检索和获取。

　　(3)知识的传播:通过建立电子文档、刻录光盘以及通过网络进行传输、打印等。

　　(4)知识的共享:营造良好的企业文化氛围，鼓励企业员工进行知识共享、促进知识的交流等。

　　(5)知识的创新与发展:在企业的知识管理中，必须强调知识的创新和发展，只有不断创新不断突破，才能提高企业的管理水平和企业的经济效益。

　　2.企业知识库

　　企业知识库对于一个企业来说具有重要的作用，现在很多企业都有了自己的知识库，主要包括产品数据库、客户数据库等。在实施过程中，知识库都发挥着不可替代的作用。

　　(l)建立企业知识库的必要性

　　新世纪我国已经进入信息化时代，计算机技术发展成熟，知识也呈现爆炸式的增长速度。因此，当前情况下知识己经成为企业发展的最重要因素，在激烈的市场竞争环境中，企业要想生存发展下去，就必须重视对知识的获取、生产和利用，或者利用知识在流动过程中进行价值增值。因此应当建立企业知识库系统。

　　(2)知识库的作用

　　①使知识有序化。在知识库的建立过程中，需要对原有庞大繁杂的知识进行系统性的整理分类，通过一定方式的整理分类，从而使混乱的知识信息清晰条理化，并建立相应的检索手段。一方面使知识变得有序化，另一方面也为以后的方便使用打下了基础。

　　②有利于知识共享与交流。通过把知识和信息变得有序化，人们在检索某个知识的时间就会大大缩短，降低了不必要的时间浪费，自然加快了知识的流动性。此外，由于绝大部分企业都有自己的网站，可以在企业网上面开设一些时事性质的栏目，把企业内外发生的事上传到网络上面，使人们及时获得新信息和新知识。

　　③可以帮助企业实现对客户知识的有效管理。企业销售部门的信息管理较为复杂，由于企业老的销售人员掌握有较多的客户信息，一旦这些销售人员有工作变动，这些宝贵的客户资源就可能丢失。因此，建立企业知识库可以有效的将客户的所有信息进行存储，对新进的销售人员随时利用提供了方便。

　　3.企业管理系统软件

　　企业知识管理系统的构建，其最终的表现形式是知识管理软件，通过知识管理软件进行整合知识和管理技术，实现知识管理系统所具有的功能。下面以德国的H公司为例，来说明企业管理系统软件。H公司是德国的一家专业的知识管理解决方案提供商，在它们的知识管理解决方案中，根据软件的功能，将整个系统分为七大模块，主要包括1．文档管理，即组织文档、检索文档、存储管理以及归档管理等。2．企业信息门户，基于Web的用户界面，是整个系统的统一入口。3．内容管理，主要负责Web文档的发布流程管理、文档之间的超链接管理，以及不同设备的访问显示控制等。4．信息检索，即搜索引擎系统。5．电子学习系统，包括内容定制、线上培训以及技能管理等功能。6．协作系统.7．工作流程管理。

　　二．企业知识管理系统的优势及注意的问题

　　1.企业知识管理系统的优势

　　在当今激烈的市场竞争环境下，市场上充斥着庞杂的信息，既有真实信息同时还有大量的虚假信息，因此，需要对这些庞杂的信息进行分析梳理，找出对企业有用的信息。企业知识管理系统就显示出其优势所在，主要体现在以下几个方面：

　　（1）企业知识管理系统具有智力优势

　　企业知识管理系统要想得到较好的应用，发挥较好的作用，就需要企业员工具有良好的知识，这是与普通管理系统一个很大的不同点。企业通过鼓励员工解放思想，培养员工的创新精神，使企业掌握企业员工的知识，知识管理系统将拥有很大的智力优势。

　　（2）可以提高企业的市场竞争力

　　企业知识管理系统可以有效的提高企业的市场竞争力，主要体现在以下几个方面：提高了企业的生产效率，降低了企业的生产成本，增强了企业的创新能力，同时也提高了客户对企业的满意程度。这些在当今激烈的市场竞争环境下，给企业带来较大的竞争优势，提高了企业的竞争力。

　　（3）可以降低企业成本

　　企业知识库中的资料丰富完整，可以较好的降低企业的成本。丰富的知识库，使客户可以方便的通过网络找到自己需要的资料，相应的也就减少了企业客户服务的付出，因此，也就可以减少企业的客服，减少人工成本。此外，对于客户提出的重复问题，也可以减少回答问题的反应时间，提高为客户服务的水平，也间接提高了生产率。

　　（4）可以增加企业的知识资产

　　企业知识管理系统在使用过程中，由于使用者会对知识库中的资料进行不断完善，使知识库中的资料日趋丰富齐全，也使得问题更趋于完整性。同时也提高了工作效率，知识得到充分的运用，加快流程。因此，企业的知识库就得到了不断的增值，可以有效增加企业的知识资产。

　　2.应用中应注意的问题

　　（1）建立企业知识管理系统，应当从实际出发，不要盲目进行。知识管理系统应当从企业的实际问题出发，并以此来寻找企业的最佳解决方案。企业知识管理系统解决方案与商业目标应紧密联系，两者是不能够脱离的。因此，在构建企业知识管理系统时，应作好系统的需求分析，根据企业本身的特点来建立适合企业自身的知识管理系统。

　　(2)知识管理系统的技术应当与管理相结合，企业知识管理系统要想真正意义上的实现，一方面需要技术的支持，另一方面还需要先进的管理理念的支持。如果只是在技术层面实现知识管理，也并不一定发挥出知识管理系统的优势。因此，既需要技术也需要现代化的管理，使他们完美结合，才能发挥出企业知识管理系统的强大优势。

　　(3)建立和实施企业知识管理系统，需要企业领导的关注和参与。当企业经过调研决定构建自己的知识管理系统时，企业领导应当参与其中，并做好带头作用，比如积极协调好各部门的配合工作，带领员工创建良好的企业文化，充分利用企业的各种资源构建知识管理系统。

　　(4)企业知识管理的建立而是需要不断的完善和发展。企业在进行知识管理的时候，需要制定一套循序渐进的机制，并要长期贯彻坚持下来，以促进企业知识管理系统不断完善和发展。

　　三．结语

　　在当今信息时代的背景下，企业之间的竞争主要体现在知识技术的竞争中，谁更快更准确的掌握知识，就赢得了先机。当前企业知识管理系统技术已经较为成熟，商业化程度也最高，越来越多的企业开始重视自身知识管理系统的构建和应用，并得到广泛发展。在激烈的市场竞争环境下，知识管理系统也是企业提高竞争力的必然选择。