企业实施北京OA信息化的原因

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一、前言

       在电脑、网络和全球化竞争的时代，流动的信息为那些中小型企业和新兴企业提供了与大型企业和百年老店竞争的机会。因为，企业在市场上最终成败的关键是决策的速度、新产品或服务推出的时间。所以，如今商场上已不再是“大鱼吃小鱼”，而是“快鱼吃慢鱼”的比喻就是这个道理的形象表述。
那么企业怎样才能成为“快鱼”，至少不被“快鱼”吃掉呢？国内外很多成功企业的实践证明：实施知识管理使企业健康成长至关重要。

二、通过知识管理，提高企业智商

        企业要成为“快鱼”，只有高智商的老板是不够的，必须提高整体智商，才有可能。因为，无论企业大小，它都是一个有机的整体，如果公司各个层面的领导和员工不明确企业战略目标，不知道各自在实现公司整体目标战略中的地位和作用，他们就会迷失方向，就会对企业失去信心，就不能有效地完成公司分配给他们的任务，那么老总们满怀信心的发展计划就会落空，再聪明的总裁也不能踌躇满志。

       实施知识管理对提高企业整体智商确实是有效的，但并非立竿见影。特别是对那些正在实施策略生存的企业，很难产生速效。而在实施战略生存的企业则会发挥重要作用。因为，企业知识管理有一个积累和发酵的过程。

       任何企业都有一个成长的过程。如果在这个过程中，企业把实施知识管理作为提高整体智商的办法，将会收到事半功倍的效果。试想想，一支在知识封闭式环境里成长的员工队伍和一支在具有知识开放平台，大家互相分享彼此的知识环境中共同成长的员工队伍，其实力和素质上差别可想而知的。那将是一个少数个人能力强的企业与一个整体实力强的企业的较量。

       比尔盖茨在论述知识管理时说：企业智商高的公司将表现在员工团队协力执行创新计划的成就上。由于参与计划的所有成员均能在有效环境下获得充分的资源，以及进行有价值的知识整合活动，然后在士气高昂、高度共识、焦点目标的引导下，将成员的知识能力与企业的创新目标做最佳结合，产生最佳结果。

       实现知识共享，让知识在企业内部流动起来，人人受益，是知识管理活动的核心，也是知识主管感到最难的事。因为很多专业人员都将知识视为个人在企业价值的重要资本，如果改变这种观念，公司必须采取相应的激励政策和人力资源管理措施，营造一个有利于知识交流的学习环境和员工与企业共同成长的企业文化。

三、通过知识管理，提升企业知识资产价值

       现如今，把知识资产视为与资金和劳动力同等重要的企业资产已无需争论。值得关注的是，企业如何通过实施知识管理，有效地提升知识资产存在的价值。特别在技术型高科技企业，如何通过知识管理有效整合企业知识资产，提高技术创新力、增强新产品成熟度、降低开发成本，在研发方面体现知识资产在企业发展中的更大价值。

1. 提高企业技术创新力

        对于企业来说，“时间就是金钱”，一年365天，稍纵即逝。例如，一个电信设备企业推出新产品，从市场调研、技术预研、方案论证、总体设计、硬软件开发、模块调试、整机测试、系统中试、网上实验到市场推广，且不说当期赢利（因为几乎不可能），若能满足运营商开通新业务功能的需要，且抢在建网时限之内，就已经是幸运的了。那么，这个希望从哪儿来？只能从上述各个环节的创新效率中来。而实现产品开发过程中的创新效率正是实施知识管理的作用之一。
       通过实施知识管理，企业可以知己知彼，清楚地认识自己的技术实力、产品开发水平、员工的创新思想、可共享或可购买的知识资源、有利的合作伙伴和市场风险等等。同时通过知识管理过程的知识挖掘和组织协调，可有效地利用和整合公司的知识资产，使其价值的发挥和提升达到最佳。图 1示出企业在新产品创新决策过程中利用和整合知识资产进行整体策划的基本过程。

       在企业新产品开发决策过程中，有效的知识管理将使研发人员能在最短的时间内提出知识资产组合创新方案。尽管这些组合包括各种知识资产系列，有些组合可能包括知识产权；有的还可能包括具有潜在商业利益的文件（比如客户名单、价格表、商业惯例以及内部工作流程）；还有一些组合包括的可能是具有经济利益潜力的创意，研发人员都能有效地利用一切可以利用的知识资源完成其创新策划，使企业领导有足够的依据做出决策。

2. 提高新产品的成熟度

       在残酷的市场竞争中，产品质量就是企业的生命。海尔公司总裁亲自指挥员工销毁次品的典型范例，已经成为国际上MBA的教学案例 。如今，企业都在实施ISO9000的质量管理体系，通过工作流程中的质量控制，提高企业管理效率和保证产品开发及其生产的质量。如果从知识资源共享、知识资产利用的角度出发，强调公司知识资产的成熟、可靠技术利用率，将对提高新产品的成熟度、保证新产品的稳定性和质量水准有极大的帮助。
       特别在通信产品开发中，无论是核心网络系统的节点设备还是网络边缘的接入设备都涉及到大量的技术标准协议及其各种接口的开发和组合。这是一项技术严谨、工程浩大，软硬件开发成熟度要求极高的工作。如果一个新产品从头至尾所有的模块全部由员工采用新技术开发，将很难迅速推出稳定可靠的商品化设备。实践证明，一个系统级通信设备的创新产品的推出至少需要10年的时间，甚至更多的时间。因此，在那些百年老店或技术积累雄厚的公司，开发一个新产品所用的新技术一般只限在30%以内，大部分采用经过市场考验的、具有独有优势的、成熟的技术。这也是品牌魅力之所在。

3. 降低产品开发成本

       资源共享、知识资产组合还包括对社会上公开的知识产权的技术的利用。因为获得授权后的专利技术发明在受保护的同时，也被公开。这些技术信息为类似专业企业的创新提供一个站在巨人肩膀上发展的机会。
据世界知识产权组织介绍，在企业新技术和新产品的研究开发工作中，如能充分利用专利文献信息，不仅能提高研究起点，而且能节约60%的经费，40%的时间。欧洲专利局的一项研究成果显示，十几个条约成员国的研究开发工作如果不检索利用专利文献，每年就要多花350亿马克的经费。其实，很多国内企业对此也深有体会。
       关于充分利用公司内部知识资产，来缩短产品开发周期和提高产品成熟度本身就降低了产品开发成本，这里不再赘述。

4. 提高服务水平

        上述与技术和产品有关的知识资源共享在企业发展中的价值是明显的。同样，客户关系管理，售后服务信息的共享对企业可持续发展的价值也是重要的。在国际型企业中，许多公司建设知识管理系统的重要目的之一就是实现与客户的良好沟通和提高服务质量，以巩固和扩展市场占有率。施乐公司实施的知识管理项目——EUREKA就是很好的实例。该项目的核心内容是利用知识管理技术及时分析问题，使技师们在地点分散、时间各异的具体服务过程中，共享所获得的新知识，尽可能地为客户提供准确而有效的服务。

       在施乐公司的售后支持过程中，技术人员常遇到一些完全靠自己想办法解决的，超出服务手册范围的问题。EUREKA项目就是从这个问题入手，将技师记录下的解决难题的窍门存入知识数据库，并与网络服务器上的相应文档相连，以便及时扩充和更新服务手册的内容，使其他技师能及时利用这些经验。

       施乐公司从1996年开始依次在法国、加拿大和美国的分公司引入EUREKA项目,在全球范围内推广。该项目使施乐的法国分公司用于零部件及雇员的开支缩减了5%。而且,平均每1000例服务中有一条技术窍门被收入知识数据库; 30%的技师向数据库中贡献了自己的技术窍门; 85%的技师经常查询这些技术窍门; 每月平均有5000人次访问知识数据库。

四、通过知识管理，增强企业知识产权的保护能力

       由于知识资产的无形性、可拷贝性、易传播性，为企业对其实施管理带来了很大难度。目前，企业在管理知识资产中唯一可依靠的法律武器就是知识产权。因此，企业制定知识产权战略、选择有效实施办法，尽快地提高知识产权保护能力是当前知识管理的重中之重。

       据有关知识产权专家介绍，目前我国大多数企业的知识产权意识还比较薄弱。做得比较好的也仅仅是在对产品开发过程中产生的技术创新申请专利、对软件产品申请版权、对品牌和企业形象申请商标等，还都是停留在防守型保护层面；有意识地实施知识产权战略，充分利用知识产权实行主动的或进攻性市场扩张的还几乎没有。据说，目前一些专利工作做得比较好的国内大企业，虽然他们在专利数量上去了，但质量并不高。在他们所申请的专利中，实用新型较多，而真正能够主导市场、构成垄断的专有技术专利则太少。

       而发达国家的企业有极强的知识产权意识，有丰富的使用知产权保护和扩张的经验。在国内企业还在启蒙的时候，他们就开始到中国跑马“圈知”了。据信息产业部科技司的相关领导说： “从１９９６年以来，在信息领域，我国受理的发明专利９０％来自国外，这些国外公司的专利主要集中在三星、飞利浦等几个大公司。也就是说，在我们主要的技术领域，通讯、广播电视、计算机与自动化领域，当我们的企业正在开拓国际资源，我们正在希望自己的产品进入国际市场的时候，我们在国内的开发已经遇到了障碍。”

       从已公布的数据来看，1985~1999年间，我国通信技术发明专利中，国外来华的申请数：在无线传输中占93%；在移动通信中占91%；在传输设备中占89%。国外企业在中国的这种“圈知”行为，意在谋求未来20年内的通信市场优势。如果我国通信设备制造业不重视这个严峻的局面，采取有效的知识产权应对举措，未来的路将越走越难。

       近两年，很多国内企业已经开始重视知识产权管理工作，设置了专门的管理部门或岗位，把知识产权管理视为企业管理的一个重要内容。但是，从知识管理的角度，全面制定知识产权战略，与国内外技术标准中的知识产权政策相结合，有效地实施知识产权管理策略，对大多数国内通信设备制造企业来说还是个新课题。特别是，企业如何制定适应于企业发展战略的专利战略，涉及到企业的核心技术专利、外围专利、专利转让、从属专利、专利引进、专利合作等等很多重要的技术发展政策与策略的大问题。因此，此项工作也是公司技术发展战略的重要组成部分，需要公司全面知识管理的各个环节的支持和配合。

        如果企业实施知识管理不把知识产权管理放在首位，不把提高公司知识产权保护能力作为奋斗目标，那么企业将失去可持续发展的基础，实施知识管理的意义就会大打折扣。因为，企业没有依法获得知识产权的技术创新成果，是谈不上对知识和知识资产的占有的。对于一些重要的知识产权，尤其是工业产权的获得，企业必须经过一定的法律程序，不经过申请和批准，就不会有所谓能产生经济效益的“自主”知识产权。

五、通过知识管理，建设企业竞争情报系统

       以上是从技术和产品开发的角度看知识管理在企业发展中的价值。然而在竞争日益激烈的信息时代，光有先进的技术和优质的产品，对于企业来说是远远不够的。竞争情报的获取和敏锐的判断能力对企业的发展也至关重要。为此，现代企业知识管理系统应该是一个企业竞争情报的综合信息跟踪采集系统，以保证企业及时、准确地获得决策信息。

        20世纪90年代后期，世界上经济发达国家的很多国际化企业的管理都相继采用知识管理的理念，改进企业办公自动化系统，建设适应市场剧烈变化的企业知识管理系统和竞争情报信息系统。IBM公司全球企业信息业务部负责人说：各公司之间越来越多地在信息基础建设上展开竞争，它们正在开采与企业或大财团相关的大量数据，并应用这一信息来制定使公司更具竞争力的决策。

       目前，我国企业对竞争情报的认识还很浮浅。许多企业信息化建设的基础比较薄弱，特别是那些尚处在体制和机制转型期的企业，战略还不十分明确，机构也在不断调整，管理流程变化不定，缺乏全面导入知识管理的条件，一时很难形成竞争情报管理系统。为了获取企业决策急需的依据，一些企业领导和决策部门不得不洒下人马搜集信息或向咨询机构购买情报资料。这种头痛医头、脚痛医脚，临时报佛脚的情报管理方式只能解决企业的个别策略问题，无法帮助企业的战略决策。而企业的可持续发展不可无战略，那么正确的战略决策支撑就显得格外重要。特别是在市场竞争日益国际化的形势下，企业不能及时准确地获得竞争情报和决策分析数据，必将被市场所淘汰。

       目前，很多企业已经认识到竞争情报的重要，并将各种情报采集任务分配给各个部门，例如市场部门负责跟踪、采集用户和竞争对手的各种动态信息；战略发展部门负责跟踪、采集国内外经济、行业政策法规信息；技术管理部门负责跟踪、采集新技术发展，对手新产品规划和研发动态等等。看上去这种安排比较全面，但实际中可能会由于管理协调问题，影响各部门的情报信息综合分析及其应用效果。此外，由于缺乏知识共享平台，各部门的信息采集必将产生重复、碰撞和冲突，造成不必要的成本投入。

        企业知识管理系统以确保企业竞争地位和服务战略目标为目的，与企业面向市场经营为主导的机制相一致，具备充分利用企业内外信息资源、帮助企业调整运用这些资源的方式和使信息在公司各个层面流动。该系统应当是企业竞争情报的支持系统，集分散于企业各部门的信息、国内外市场信息为一体，直接为企业决策研究、战略规划制定、新产品开发可行性论证及其方案选择、评价提供有效支撑。

六、结束语

       说到底，企业实施知识管理的核心价值要体现在增强企业的盈利能力和发展潜力上。因此，无论企业目前信息化建设基础如何，认真考虑实施知识管理，建立有效的竞争情报系统势在必行。这里强调的并不只是一个完整的知识库系统，还有管理的观念、机制和流程。因为，从目前我国大部分企业管理的实际情况和信息化水平来看，提高认识、用系统化管理思想，因地制宜地建立一个切实可行的、实用化知识管理系统，有目的地提高竞争情报跟踪、采集、管理能力最为重要。如果追求形式，摊大求洋，将适得其反。