企业实施Email系统 给CIO的六个建议

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前几天，我跟几个在企业中做IT负责人的朋友一起聚会。在谈话过程中，不少人跟我说，他们在来年有实施企业级的邮箱项目的计划。他们想从我这个过来人这边取点经，争取在项目实施过程中少点挫折。

确实，企业邮箱这个项目虽然比较小，但是，从这个小项目中，却可以反映出IT 负责人是否具备CIO 应具有的能力。如是否有能力作好需求调研、风险管理、项目规划等等。为此，我对这些未来的CIO，提了六个建议。

一、部署好客户端

邮箱项目跟其他的ERP 项目不同。邮箱服务器跟客户端往往是独立的。邮箱服务器我们可以采用微软的Exchange产品，但是，客户端我们不一定要采用微软的产品，我们可以采用免费的Foxmail等客户端。而像ERP 这种软件，往往没有选择的余地。CIO选择好服务器之后，也就选定了采用什么样的客户端。

在企业中该采用什么样的邮箱客户端呢？笔者的意见是，最好客户端能够统一。也就是公司内部所有员工都采用统一的客户端。不过，往往这方面很难达成统一的认识。这主要是因为邮箱已经日益成为互连网应用中一个必备的软件。企业用户在以前都有自己喜欢的客户端软件。所以在项目推广的过程中，就有用户提出要用自己所熟悉的客户端。

此时，作为CIO来说，虽然可以通过强制措施统一客户端，但这显然会增加来自员工的阻力。这个阻力往往是不必要的。而且，员工通过比较，会对现有的客户端软件挑三拣四，反而起到相反的效果。所以，若客户端无法统一的话，CIO 就需要考虑客户端与邮箱服务器的兼容问题。有些客户端虽然可以从服务器那边接收邮件，但是，可能会出现一些小问题。如需要进行人为的字体转换或者附件不能够正常显示等问题。

所以，CIO 在部署Email系统的时候，要考虑采用什么类型的客户端软件。

二、邮箱备份策略

任何应用服务器，出于安全的考虑，都必须要对应用服务器中的内容进行备份。邮箱服务器也不例外。作为邮箱系统管理员，要根据企业的实际情况确定一个合理的备份策略。

通常情况下，企业邮件来往都比较频繁，所以从性能的角度考虑，最好采用差异备份与完全备份结合的策略。如在星期六，进行一次完全备份；在其他时间进行一次差异备份。当邮箱容积比较大时，这可以减少邮箱服务器备份的时间与空间；同时，也可以把因邮箱备份给数据库造成的不良影响将到最低。

除了合理的备份策略之外，数据库管理员还需要考虑是否要进行异地备份。笔者是建议在条件允许的情况下，对邮箱服务器进行异地备份。如此的话，在邮箱服务器出现硬件故障的时候，如硬盘损坏时，可以把数据损失降低到最少。同时，也可以及时的恢复邮箱服务器的运行。

三、帐户命名规则与书写规则

当在企业中部署邮箱系统的时候，CIO首先应该确定一个帐户的命名方案。笔者认为，邮箱帐户的命名应该统一。因为员工除了在内部发送邮件之外，还需要把邮件发给外部的合作伙伴，如供应商与客户等等。所以一个友好的帐户名字，也能够体现一个公司的管理水平。若让用户自己无规则的取邮箱帐户名，很显然看起来会非常的混乱。

所以，笔者建议统一邮箱的命名策略。笔者企业每个员工都有一个英文名字。所以笔者采取的命名规则就是“英文名字.姓”这个方式来对用户的邮箱帐户进行命名。采取这个方式，要注意一点，就是要跟人事部门配合，当他们输入人事资料的时候，最好能够保证员工的英文名字没有相同的。若英文名字相同，则其中一个人必须更改。否则的话，称呼上容易搞错；邮箱地址中也容易出现问题。

有些企业也有通过名字的简写来对邮箱帐户命名。这也是可以的。重要的是对邮箱帐户的命名策略进行统一。不要有很多的版本。

除了对邮箱的命名进行统一外，笔者认为，在部署Email系统的时候，需要制定一套书写的规范。这主要是因为企业员工在书写邮件的时候，往往会有一些不好的习惯。这会给企业的形象带来负面的影响。如有些用户在书写邮件的时候，不喜欢写邮件的标题；又或者，不喜欢书写称呼等等。这些元素虽然不会对邮件造成致命的影响，但是，给其他人看到这么不规范的邮件，就可以联系到员工的素质可能不怎么高。

为此，笔者的意见是，在采用邮箱系统之前，要对员工进行全面的培训。然后在服务器上，进行相关的技术限制。如没有标题的邮件或者没有称呼的邮件不能够发送。要能够提示错误信息。