CIO应该如何为企业搭建统一通讯架构？

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

CIO应该如何为企业搭建统一通讯架构？1

Accenture的CIO Frank Modruson在芝加哥与12位员工一起进行视频会议，而其中一半的员工在马德里，他们进行了一场丰富的头脑风暴。同时，他也在他的笔记本计算机上与位在Minneapolis的员工Paul进行私人的视频对谈。Modruson决定让Paul加入视频会议，这样Paul能够直接在讨论中贡献他的想法。他将VGA讯号线插到笔记本计算机上，然后按下一个按钮。就这样，Paul就可以立即与芝加哥和马德里进行对话。另外将笔记本计算机的小型摄像机对向视频会议画面，Paul也可以看到其它与会者，而与会人员也能看到Paul。他们能够轻松地加入一个复杂的讨论主题─基础架构外包─并且很快地达成决议。

Accenture公司是一家跨越49个国家，拥有180,000以上员工的大型公司，Accenture公司以能够快速响应客户而自豪：技术顾问能够在很快的时间就决定是否跳上飞机飞往客户。Paul和他同事之间得以直接进行意见交换，可能要归功于统一的通讯平台，提供了优异的视频会议以及交谈机制，以整合Accenture公司员工所使用的许多通讯技术。

统一通讯（Unified Communication, UC）主要是一种软件，这个软件负责协助统一不同的技术。在Accenture公司，统一的通讯平台包括了：能够在前端显示的位置指示功能，能够让员工告诉对方他们的位置在哪里（例如，在某个会议中或是在电话上）；而在后端，这个平台则能统一不同的技术装置，建立能够接收不同的影像邮件、影像、实时讯息（IM）以及电子邮件等的单一信箱，这样大家就可以随时的进行通讯，而不用理会身在何方。Accenture公司的员工可以从视频会议切换到在线团队的工作讨论会上，而不会有中断的情况，或是只要很简单的按下某个按钮，就可以从实时讯息谈话切换到电话的对话，或甚至是转换成传真─这些转换所依赖的都是这套共享平台。

对Modruson而言，最重要的是费用上的效益。他说，Accenture公司藉由视频会议已经在洽公支出的成本上节省了数百万。光是在2008年6月这个月份，藉由使用视频会议，至少有425位员工省下了国际旅行的费用。Modruson说：“我们的管理团队对全世界的贡献良多，所以我们想要藉由远程的团队合作做出更好的服务。”

统一通讯应用程序可建置出“固定行动整合机制（fixed mobile convergence, FMC）”。FMC的重点是要将固定及移动的通讯组件整合在一起，统一通讯牵涉到必须提供工具让使用者能够在有线，以及无线等多种不同的通讯频道中进行不中断的切换。Gartner的管理副总Bob Hafner认为这已经是一种趋势，因为有太多种讯息传递方式，“就好像身在厨房的厨师一样。”Hafner说：“统一通讯可以提供给员工真正需要的工具，让员工能进行更有效率的沟通。”

但是你可不要把UC项目丢给你的电信主管就解决了；需要有CIO的支持，才能够成功地建制统一通讯架构。统一通讯需要IT部门的不同团队一起合作，像是网络工程师、服务器管理员以及电信工程师等，另外还有公司的相关使用者部门以及许多服务提供厂商，例如VoIP、网络和视频通讯等。

根据早期的一些采用UC的使用者经验，包括Modrusong自己和来自Groupe Danone（在美国拥有Dannon品牌）、United Natural Goods、Gamestop和CNL Financial的一些CIO都认为，如果想要建置UC就要彻底的进行。UC会对公司的许多原则以及习惯造成影响，包括员工所使用的行动装置、通讯习惯以及管理标准等问题。而且跟一些大的改变一样，UC也会产生要求员工适应新科技的挑战。因此要有个完整的计划，并且能以坚定的决心执行是很重要的。你也需要考虑，这可能会给公司的基础架构所带来的改变，考虑想要采用的建置方式，以及相关的技术会对企业所造成的影响，等等。

影像游戏经销商Gamestop的CIO Jeff Donaldson说：“我们不想在整个公司采用渐进开发方式的架构─我想要让大家直接就能使用功能完整的工具。”

1. 确认效益

UC可能引发使用者很大的回馈。Forrester发现，使用了他们的Total Economic Impact Model进行分析，当公司使用UC之后，生产力获得明显的成长，成本也有所节省。相关技术的投资包含了“雨伞”系统，可以结合像是IM和视频会议的组件（例如Microsoft的 Office Communications Server 2007）。UC在一开始使用时，还需要其它的因素配合，像是增加带宽和储存空间（为了搭配视频会议和语音邮件）。你可能也需要聘用了解整个UC架构的顾问，以便协助你整合整个系统。

Forrester的副总裁Elizabeth Herrell说：“企业实务主要是建立在企业流程的改善上。”这些行为包括了减少做出决策所需要的时间、快速的问题解决以及加速销售循环。 Herrell另外补充提到，UC可提升工作团队的团队合作，协助公司增加投入市场的时间，然后减少出差以及训练的费用。

E. Jeffrey Hutchinson是North America of Groupe Danone的 CIO，他描述统一通讯是一种“Brady Bunch”的过程（Brady Bunch 是一个美国的经典戏剧，主要的剧情是一个大家庭的故事），就是必须整合文字、声音、影像、VoIP和讯息等。其中的一些组件，例如来自Cisco的电话和网络交换器、IBM的一些工具，可能都已经是既存的设备。现在Groupe Danone则是在处理如何升级笔记本计算机；Hutchinson的团队则是在评估使用内建的小型摄像机，以了解目前的版本是否能够支持他们所寻找的影响解决方案。

与Modruson一样的是，Hutchinson以降低出差费用作为主要的效益诉求。他必须接受7个不同位置的员工向他进行直接报告，并且要能够透过 VoIP使用高分辨率主持定期会议。一开始的投资可能看不太出来回馈在什么地方。“但是我们从两个方向观察：这个架构如何增加我们的业绩并且提升效益？以及如何提升我们的生产力？”UC甚至可以协助Groupe Danone 永续经营目标，像是减少二氧化碳的排放，成为绿色企业。

油价的高涨让减少出差成为最重要的效益之一。“当我们开始进行UC建置计划的时候，石油危机还不明显。”Hutchinson 表示，“但是，现在我们都面对这个危机了，所以我们调整发展的重心，并且在会议室加快office-based HD影像设备的建置。”

公司的目标是要减少（或避免）出差的成本，以及节省一天内部会议的时间。Hutchinson 说：“根据使用者的要求，我们需重新安排外部联机‘通道’的优先性”。